Der deutsche (und weltweite) Softwaremarkt hat sich in den letzten fünf bis zehn Jahren stark verändert. Die Anzahl an Softwarelösungen hat sich massiv erhöht. Früher war es gängige Praxis, dass Unternehmen nur wenige, aber dafür sehr große und mächtige Softwareprodukte genutzt haben. Hierbei hat sich insbesondere um Softwarelösungen aus den Bereichen ERP, CRM, HR und Buchhaltung gehandelt.
Nun hat jedoch das Prinzip des Software-as-a-Service stark an Fahrt aufgenommen. Die Anschaffung von neuen Softwareprodukten hat sich dadurch deutlich vereinfacht. Installationsarbeiten und Ähnliches waren nicht mehr notwendig, sondern nach der Anschaffung konnte direkt mit der Softwarenutzung gestartet werden.
Dies hatte zur Folge, dass sich Softwarehersteller immer häufiger auf einzelne Unternehmensprozesse spezialisiert haben. Unternehmen bietet dies die Chance, einzelne Softwarelösungen für bestimmte Tätigkeiten zu nutzen. Gleichzeitig führt dies jedoch auch dazu, dass die Anzahl an genutzten Softwareprodukten in Unternehmen deutlich zugenommen hat.
In diesem Zusammenhang spricht man daher auch häufig von einem Software-Portfolio oder Tech-Stack. Dieses Portfolio beinhaltet die Softwareprogramme, die vom Unternehmen eingesetzt werden. Die Frage ist jedoch, wie sollte das Software-Portfolio am besten ausgestaltet werden? Hierfür haben wir im Folgenden ein paar Tipps herausgesucht.
1. Unternehmensprozesse definieren
Um das perfekte Software-Portfolio aufzubauen, sollten Sie sich zunächst einen Überblick über die eigenen Unternehmensprozesse verschaffen. Mit Unternehmensprozessen sind alle Tätigkeiten und Aufgaben in einem Unternehmen gemeint. Hierbei ist auch zu berücksichtigen, welche Bedeutung die einzelnen Prozesse für den Unternehmenserfolg haben und wie komplex diese sind. Unternehmensprozesse in der Produktion sind beispielsweise besonders relevant für ein Unternehmen. Es empfiehlt sich, die Prozesse übersichtlich zu notieren.
2. Überblick über den Softwaremarkt
Anschließend ist zu erörtern, welche Softwarelösungen grundsätzlich für die Abdeckung der Prozesse genutzt werden können. Hierfür sind die einzelnen Softwarekategorien grob zu analysieren, um zu prüfen, ob diese beim Management der Unternehmensprozesse hilfreich sind.
3. Auswahl Softwarekategorien
Wenn Sie wissen, welche Softwareprodukte grundsätzlich im Unternehmen zum Einsatz kommen könnten, kann geprüft werden, ob eine spezialisierte oder allgemeine Software genutzt werden soll. Dabei ist insbesondere zu berücksichtigen, wie hoch die Bedeutung des Unternehmensprozesses ist und wie viel Mehrwert eine spezialisierte Software bieten kann.
Beispiel: Ein Unternehmen hat besondere Anforderungen an die Buchhaltung. Eine größere Softwarelösung (z.B. ERP Software) ist in diesem Fall wahrscheinlich weniger geeignet. In diesem Fall bietet es sich eher an, auf ein spezialisiertes Buchhaltungsprogramm zurückzugreifen.
So lässt sich schnell feststellen, für welche Unternehmensbereiche sich der Einsatz von spezialisierten Softwareprogrammen lohnt.
4. Softwareauswahl
Darauf aufbauend kann nun für die einzelnen Softwarekategorien jeweils die bestmögliche Software herausgesucht werden. Für die Softwaresuche lohnt es sich, auf Softwarevergleichsportale zurückzugreifen. Dort können die Softwareprodukte miteinander im Detail verglichen werden.
Bei der Softwareauswahl ist auch zu berücksichtigen, ob ein Datenaustausch zwischen den Anwendungen notwendig ist. Wenn dies der Fall ist, sollte beim jeweiligen Softwareprodukt darauf geachtet werden, dass entsprechende Schnittstellen verfügbar sind.
Wenn Sie wie oben beschrieben vorgehen, haben Sie gute Chancen, ein produktives Software-Portfolio für Ihr Unternehmen aufzubauen. Grundsätzlich gilt bei der Zusammenstellung der folgende Grundsatz:
Wenn Unternehmensprozesse besonders wichtig sind und hohe Softwareanforderungen vorliegen, kann sich der Einsatz einer spezialisierten Software lohnen. Liegen keine besonderen Anforderungen vor, können auch größere Softwareprodukte mit keinen speziellen Features ausreichend sein.