Das passende Softwareprodukt zu finden, stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. Softwarelösungen stellen mittlerweile jedoch ein essenzielles Tool für die tägliche Arbeit dar. Moderne Programme ermöglichen es Unternehmen, schneller und produktiver zu arbeiten, um damit die allgemeine Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.

Das Angebot an Softwarelösungen hat sich in den letzten Jahren stetig erweitert. Am Softwaremarkt gibt es eine ganz Palette an unterschiedlichen Softwarelösungen. Das Angebot reicht hierbei von spezialisierten Softwareanwendungen für bestimmte Unternehmensprozesse bis hin zu Softwarelösungen, die alle relevante Unternehmensbereiche abdecken.

Aufgrund der hohen Bedeutung einer Software und des großen unübersichtlichen Angebots, ist eine sorgfältige und durchdachte Softwareauswahl entscheidend.

Um Sie bei der Suche zu unterstützen, haben wir einen kleinen Leitfaden erstellt. Dieser stellt die wichtigsten Schritte der Softwaresuche zusammenfassend dar.

Die wichtigsten Schritte zur neuen Software

1.Aktuelle Situation

Als Basis des gesamten Suchprozesses sollten Sie zunächst die aktuelle Unternehmenssituation analysieren. Damit Sie das richtige Softwareprodukt finden können, ist es von Bedeutung, dass Sie zunächst ein Verständnis für die aktuelle Situation der Firma erhalten.

Hierbei ist es entscheidend, dass Sie sich einen Überblick über die Unternehmensprozesse verschaffen. Wenn Sie die Abläufe im Unternehmen kennen, wird Ihnen die Auswahl der richtigen Software deutlich einfacher fallen.

Empfehlenswert ist es, die eigene Unternehmensstruktur zu visualisieren. Hierbei kann man beispielsweise auf Flowcharts zurückgreifen, mit denen man die verschiedenen Unternehmensprozesse visuell aufbereiten kann. Hierdurch wird auch ersichtlich, an welcher Stelle im Unternehmen, welche Softwareprodukte zur Anwendung kommen.

2. Problemanalyse

Wenn Sie sich einen Überblick über die aktuelle Situation im Unternehmen verschafft haben, können Sie eine Problemanalyse durchführen. Hierbei geht es insbesondere darum, dass Sie feststellen, welche Probleme die neue Software lösen soll. Die Investition in eine neue Software ist im Grunde nichts anderes als eine Investition in beispielsweise eine neue Anlage. Hier erfolgt die Investition z.B. zur Effektivitätssteigerung der Produktion.

Eine neue Software kann viele unterschiedliche Probleme lösen. Wenn es in einem Unternehmen beispielsweise zu Störungen in den Bereichen Kundenservice, Auftragsabwicklung oder interner Zusammenarbeit kommt, kann die Einführung einer neuen Software die Probleme lösen.

Im Folgenden sind beispielhaft typische Probleme aufgeführt:

• Wir benötigen eine Softwarelösung für die Arbeitszeiterfassung
• Wir benötigen ein Softwareprodukt, um unsere Lagerhaltung zu systematisieren
• Wir benötigen eine umfassende Software, die all unsere Unternehmensbereiche abdeckt
• Wir brauchen ein Softwareprodukt, um unsere Personalabteilung zu professionalisieren

3. Anforderungen definieren

Wenn Sie die zu lösenden Probleme im Unternehmen identifiziert haben, können Sie darauf aufbauend die Anforderungen an die Software identifizieren. Hierbei bietet es sich an, dass Sie die Definition der Anforderungen in enger Absprache mit den zukünftigen Benutzern der Software durchführen.

Um nicht den Überblick zu verlieren, sollten Sie eine Liste mit den Anforderungen erstellen. Einer der wichtigsten Faktoren bei der Software Auswahl ist der Funktionsumfang der Anwendungen. Bei jedem Unternehmen gibt es ein paar Funktionen, die besonders wichtig sind und andere sind eher optional. Die besonders wichtigen Funktionen können als „Dealbreaker“ bezeichnet werden und sind in der Liste ganz oben zu notieren. Wenn diese Features nicht in der Software enthalten sind, wird diese nicht weiter betrachtet.

4. Marktüberblick

Nachdem Sie die wichtigsten Anforderungen an die neue Software definiert haben, wird es Zeit dafür, sich einen ersten Marktüberblick zu verschaffen. Aufgrund des riesigen Angebots an Softwareprodukten, sollten Sie zunächst die Softwarekategorie bestimmen, die Ihren zuvor definierten Anforderungen am ehesten entspricht. Wenn Sie sich auf eine Kategorie festgelegt haben, können Sie einen ersten Blick auf die zugehörigen Softwareprodukte werfen. Hierdurch erhalten Sie ein erstes Gefühl für die potenziellen Softwareanwendungen.

Beispiel: Wenn Sie beispielsweise auf der Suche nach einer Software sind, die ausschließlich zur Arbeitszeiterfassung genutzt werden soll, bietet sich eine Zeiterfassungssoftware an.

5. Shortlist

Sie werden schnell feststellen, dass es auch für die einzelnen Softwarekategorien eine große Anzahl an Softwareprodukten gibt. Es ist deshalb nicht darstellbar, alle Softwareprodukte im Detail zu analysieren.

Daher ist es ratsam, eine Shortlist mit maximal 5 Softwareprodukten zu erstellen, die im Anschluss detailliert verglichen werden. Zur Erstellung der Shortlist sollten Sie sich an den groben Anforderungen orientieren. Hierzu gehören u.a. die folgenden Aspekte:

• Beinhaltet die Software die wichtigsten Funktionen?
• Liegt die Software im festgelegten Budget?
• Ist die Software für die eigene Unternehmensgröße geeignet?
• Wird das präferierte Bereitstellungsmodell (Cloud vs. On-Premises) unterstützt?

Auf Basis dieser Fragen lässt sich bereits ein Großteil der Softwareprodukte ausschließen. Zusätzlich kann beispielsweise auch auf die Bewertungen anderer Benutzer zurückgegriffen werden. Nutzen Sie hier ein Software Vergleichsportal.

6. Software Vergleich

Wenn Sie eine Shortlist mit potenziell passenden Softwareprodukten erstellt haben, folgt nun der detaillierte Vergleich der Softwarelösungen. Damit der Vergleich der Softwareanwendungen möglichst effektiv und strukturiert abläuft, sollten Sie zunächst eine Tabelle erstellen, in der die wichtigsten Anforderungen bzw. Auswahlkriterien sowie die Softwareprodukte aufgeführt sind.

Um einen Gesamtüberblick zu bekommen, bietet es sich an, die einzelnen Anforderungen mithilfe einer Bewertungsskala zu analysieren. Hierbei bewerten Sie jedes Softwareprodukt hinsichtlich der verschiedenen Anforderungen mithilfe von Punkten. 10 Punkte können für „sehr gut“ und 1 Punkt für „sehr schlecht“ stehen.

Der wesentliche Vorteil dieses Vorgehens ist, dass Sie für jede Software einen Gesamtscore durch die Addition der Punkte erhalten. Dadurch wird ein objektiver Software Vergleich möglich.

Um die Softwareanwendungen möglichst praxisnah zu vergleichen, sollten Sie das Angebot einer kostenlosen Testphase in Anspruch nehmen. Ein Großteil der Hersteller ermöglicht es den Interessenten, die Software für einen begrenzten Zeitraum kostenlos und unverbindlich auszuprobieren. Die Bewertung der Softwareprodukte gestaltet sich deutlich effizienter, wenn Sie die Produkte auch wirklich im alltäglichen Gebrauch ausprobieren, anstatt diese nur in der Theorie zu bewerten.

7. Software Auswahl

Nachdem Sie die oben aufgeführten Schritte durchlaufen haben, folgt nun die Auswahl der Software. Auf Basis des Gesamtscores können Sie mit gutem Gewissen die Software auswählen, die am ehesten zu Ihrem Unternehmen passt. Langfristig wird sich die Anschaffung der neuen Software im Unternehmen auszahlen und bei der Lösung der ermittelten Probleme unterstützen.

In der folgenden Grafik ist der Ablauf der Softwaresuche nochmal zusammengefasst: