Vor ein paar Jahren sah der Softwaremarkt für Human Resources Produkte noch ganz anders aus. Wenn ein Unternehmen eine HR Software einführen wollte, musste es das Produkt vom Softwarehersteller kaufen und anschließend auf den eigenen Servern im Unternehmen betreiben.

Mittlerweile hat sich der Markt stark verändert. Die Anzahl cloudbasierter Softwareprodukte ist in den letzten Jahren stark angewachsen. Ein Großteil der Softwarehersteller bietet die eigenen HR Produkte mittlerweile als Cloud Lösung an. Manche Softwareanbieter haben sich ausschließlich auf HR Software aus der Cloud fokussiert und bieten die Anwendungen überhaupt nicht mehr als klassische On-Premises Option an.

Es gibt mehrere Gründe dafür, dass Cloud HR Lösungen sich einer immer größer werdenden Beliebtheit erfreuen. Ein paar dieser Gründe sind im Folgenden aufgeführt.

Vorteile cloudbasierter Human Resources Softwareanwendungen

1. Kein administrativer Aufwand

Eines der wichtigsten Unterscheidungsmerkmale zwischen einer Cloud und On-Premises Lösung ist, dass bei der Cloud bzw. Software-as-a-Service Lösung der Hersteller sich um das Hosting der Software kümmert. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass es keine eigene IT-Infrastruktur für die Nutzung erstellen und verwalten muss. Die IT-Abteilung der Firma wird damit entlastet.

2. Orts- und geräteunabhängiger Zugriff

Bei einer cloudbasierten Human Resources Software haben die Mitarbeiter online Zugriff auf das Softwareprogramm. Hierfür können die Benutzer in der Regel einen einfachen Webbrowser verwenden. Bezüglich der Nutzung bedeutet dies, dass die Mitarbeiter lediglich ein internetfähiges Endgerät sowie einen Internetanschluss zur Nutzung der HR Software benötigen. Damit sind die Mitarbeiter nicht mehr an einen Arbeitsplatz gebunden, sondern können beispielsweise auch von zuhause arbeiten und hierbei die Software nutzen.

3. Weniger Papierkram

In einer Human Resources Abteilung fällt viel Papierkram an. Früher mussten die Daten noch in physischer Form gesichert werden und wurden in großen Aktenschränken abgelegt. Mittlerweile dient die HR Software als digitaler Speicherplatz für alle Unterlagen und Informationen der Personalabteilung. Die Daten und Dokumente können in der Cloud abgespeichert werden und stehen den Benutzern damit jederzeit via Internet zur Verfügung.

4. Schnelle Inbetriebnahme

Anders als bei einer On-Premises HR Software erfolgt bei einer cloudbasierten HR Anwendung keine lokale Installation. Die Verantwortung für die Bereitstellung der Software liegt bei diesem Modell beim Softwareanbieter. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass nach Vertragsabschluss keine langwierige Installation mehr nötig ist, sondern direkt mit der Nutzung der HR Software begonnen werden kann.

5. Geringere finanzielle Belastung

Hinsichtlich der Kosten einer HR Software hat das Cloud Modell gegenüber dem On-Premises Ansatz den Vorteil, dass die Software nicht für einen einmaligen Preis gekauft, sondern nur gemietet wird. Die finanzielle Belastung verteilt sich damit über den gesamten Nutzungszeitraum. Insgesamt sind die cloudbasierten HR Lösungen sehr flexibel und orientieren sich häufig an der Anzahl der zu verwaltenden Mitarbeiter. Dadurch haben auch kleinere Firmen die Möglichkeit, professionelle und umfangreiche Produkte zu nutzen, da diese früher nur für einen hohen einmaligen Kaufpreis erworben werden konnten.

6. Updates

Ein weiterer Vorteil einer cloudbasierten bzw. SaaS HR Lösung ist, dass diese immer auf dem aktuellsten Stand ist. Wenn ein Unternehmen eine Software wie beim On-Premises Modell kauft, fallen für zukünftige Softwareupdates ggf. zusätzliche Kosten an. Wird die Cloud HR Software hingegen nur gemietet, stellt der Hersteller den Nutzern immer die aktuellste Programmversion zur Verfügung. Um Updates muss sich der Kunde folglich bei diesem Modell nicht weiter kümmern.

7. Datensicherheit

Viele Firmen sorgen sich bei einer Human Resources Software aus der Cloud um die Sicherheit der eigenen Daten. Der Grund hierfür ist, dass die Daten nicht mehr selbst, sondern vom Softwareanbieter gehostet werden. Deshalb besteht bei manchen Unternehmen die Sorge vor einem Kontrollverlust über die Daten. In der Regel ist diese Furcht jedoch unbegründet. Professionelle Softwarehersteller verfügen über enorm hohe Sicherheitsstandards und hosten die Anwendungen in speziellen Rechenzentren. Es kann deshalb davon ausgegangen werden, dass die Daten beim Hersteller der HR Software sicherer als auf den unternehmenseigenen Servern aufgehoben sind.

8. IT-Integration

In einer Firma kommen in der Regel eine ganze Menge an Softwareprodukten parallel zum Einsatz. Damit die Anwendungen alle optimal genutzt werden können, ist es entscheidend, dass zwischen den Anwendungen ein effizienter Datenaustausch möglich ist. Cloudbasierte Softwareprodukte für die Personalabteilung verfügen über Schnittstellen, die einen automatisierten Datenaustausch mit anderen Softwarelösungen der IT-Landschaft ermöglichen.

9. Skalierbarkeit

Wenn eine Firma eine HR Software selbst hostet und die Zugriffszahlen schnell ansteigen, kann es zu technischen Schwierigkeiten kommen und die Mitarbeiter haben keinen Zugang mehr zur Software. Cloudbasierte HR Lösungen sind hinsichtlich der Zugriffszahlen deutlich skalierbarer, da der Anbieter sich um die Bereitstellung kümmert. Spitzen in der Auslastung stellen bei einer Cloud HR Software kein Problem dar.

10. Flexibilität

Cloudbasierte HR Lösungen sind im Gegensatz zu On-Premises Programmen sehr flexibel aufgestellt. Die Softwareprodukte werden häufig in unterschiedlichen Programmversionen mit einem sich unterscheidenden Funktionsumfang angeboten. Wächst ein Unternehmen schnell, kann es bei Bedarf problemlos ein Upgrade vornehmen. Auch das Hinzubuchen neuer Benutzer ist bei einer Cloud Human Resources Software kein Problem.

Fazit

Insgesamt weisen cloudbasierte HR Softwareprodukte eine Vielzahl unterschiedlicher Vorteile auf. Die Anwendungen sind flexibel nutzbar und für Unternehmen jeder Größe geeignet. Es ist davon auszugehen, dass der Anteil der Cloud HR Lösungen in der Zukunft weiter zunehmen wird und immer weniger Softwareprodukte als On-Premises Version angeboten werden.