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Wie Sie beim Kauf einer Human Resources Software Geld sparen können


vom 30/06/2020

Wenn Sie im Unternehmen über die Anschaffung einer neuen HR Software nachdenken, stellt der Preis ein wesentliches Auswahlkriterium dar. Wie bei jeder normalen Geschäftsinvestition sollten die Kosten der Anschaffung dem potenziellen Nutzen gegenübergestellt werden, um die Wirtschaftlichkeit bewerten zu können. Überwiegt der Nutzen, sollte eine neue HR Anwendung im Unternehmen eingeführt werden.

Moderne HR Lösungen stellen heutzutage für Unternehmen ein ideales Werkzeug für das Personalmanagement dar. Der Funktionsumfang der Anwendungen ist in den letzten Jahren stetig gewachsen, so dass die Funktionen einer durchschnittlichen HR Software bereits bei fast allen Prozessen in einer Personalabteilung unterstützen. Insbesondere für die Personalabteilung ist der Nutzen einer HR Software besonders groß.

Damit die Einführung der neuen Software für Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll ist, möchte ein Unternehmen selbstverständlich eine möglichst kostengünstige HR Software finden. Insbesondere für kleine und mittelgroße Unternehmen gestaltet sich die Auswahl einer Human Resources Software besonders schwierig, da diese nicht über die notwendigen Ressourcen für eine professionell durchgeführte Softwareauswahl verfügen. Das große Angebot an HR Softwareprodukten ist für viele Firmen überwältigend. Deshalb haben wir ein paar Ratschläge herausgesucht, die Sie dabei unterstützen sollen, beim Kauf einer neuen HR Lösung Geld zu sparen.

Legen Sie den Fokus auf die wichtigsten HR-Funktionen

Wenn man sich die heutigen HR Anwendungen im Detail anschaut, merkt man schnell, wie groß der Funktionsumfang der Produkte mittlerweile ist. Doch braucht ein Unternehmen wirklich alle Funktionen? In der Regel ist dies nicht der Fall. Vielmehr ist es häufig so, dass sich Benutzer schnell überfordert fühlen, wenn der Funktionsumfang der Anwendungen zu groß wird.

Wenn ein Unternehmen sich darüber im Klaren wird, dass nicht alle Funktionen einer HR Software benötigt werden, ergibt sich hieraus ein großes Sparpotenzial. Dieses beruht insbesondere auf den folgenden Punkten:

  • Wenn Ihr Unternehmen nur die wesentlichen HR-Features benötigt, reicht in der Regel eine HR Software für kleine Unternehmen vollständig aus. Diese verfügen zwar über einen geringeren Funktionsumfang, sind jedoch auch deutlich günstiger als umfangreiche Anwendungen für große Unternehmen.
  • Manche Hersteller bieten die eigenen Softwareprodukte auch als modulare Lösung an. Dies bedeutet, dass die Software sich aus verschiedenen Modulen bzw. Funktionen zusammensetzt. Diese können vom Kunden individuell kombiniert werden. Wenn ein Unternehmen genau weiß, welche Funktionen es für den Betriebsalltag benötigt, kann es auch nur die entsprechenden Module auswählen und Kosten für unnötige Funktionen vermeiden.

Damit Sie die wichtigsten Funktionen in Ihrem Unternehmen identifizieren, bietet es sich an, dass Sie eine kleine Tabelle erstellen.

Dort sollten Sie sich zunächst auf die wichtigsten Funktionen konzentrieren. Hierfür können Sie eine Spalte erstellen, in der Sie die wichtigsten Funktionen aufführen. In der Spalte daneben können Sie jeweils eine kurze Beschreibung der Funktion notieren. Hierbei sollte es sich wirklich um die Features handeln, die für Sie unabdingbar sind. Man kann also auch von „Dealbreakern“ reden. Wenn diese Funktionen nicht in einer HR Software enthalten sind, wird das Programm bei der weiteren Softwareauswahl nicht mehr berücksichtigt.

In einem nächsten Schritt können Sie das gleiche noch für weitere Funktionen machen, die für Ihr Unternehmen zwar interessant wären, jedoch nicht unbedingt notwendig sind. Hierbei handelt es sich damit um optionale Features.

Vergleichen Sie die Softwareprodukte miteinander

Bei der Softwareauswahl ist entscheidend, dass Sie mehrere HR Softwareprodukte miteinander vergleichen. Sie sollten jedoch nicht den Fehler begehen, alle HR Lösungen berücksichtigen zu wollen. Aufgrund der großen Anzahl ist dies kaum möglich. Es ist deutlich sinnvoller, zunächst eine Vorauswahl von 5-7 Produkten zu treffen und diese dann miteinander zu vergleichen. Die Selektierung können Sie beispielsweise anhand der wichtigsten Funktionen durchführen. Sie können aber auch eine erste grobe Selektierung anhand des Bereitstellungsmodells machen. Wenn Sie beispielsweise nur an cloudbasierten HR Softwareprodukten interessiert sind, sollten Sie auch nur diese bei der detaillierten Softwareauswahl berücksichtigen.

Welche Kriterien Sie beim Vergleichen der Anwendungen berücksichtigen wollen, hängt von Ihren Anforderungen ab. Sie können beispielsweise eine Tabelle erstellen, in der Sie die Produkte hinsichtlich der wichtigsten Features miteinander vergleichen können. Jede HR Software kann dann hinsichtlich der verschiedenen Funktionen bewertet werden. Dafür kann beispielsweise ein Score auf einer Skala von 1 bis 10 in jedes Feld eingetragen werden. Die Software mit den meisten Punkten, erfüllt die Kriterien am besten.

Wenn Sie eine Gegenüberstellung der verschiedenen Softwareprodukte nicht selbst durchführen wollen, können Sie u.a. auch auf die Vergleiche auf unserem Portal zurückgreifen. Dort werden die einzelnen Human Resources Softwareprodukte hinsichtlich verschiedener Charakteristika miteinander verglichen. Im Folgenden sind ein paar Vergleiche aufgelistet:

Über weitere Vergleiche können Sie sich jeweils auf der Profilseite der einzelnen Softwareprodukte informieren.

Prüfen Sie alternative Lösungsmöglichkeiten

Benutzen Sie aktuell bereits eine HR Software, die jedoch zu wenige Funktionen aufweist und suchen deshalb nach einer neuen Softwareanwendung für die Personalabteilung?

Selbstverständlich ist es in diesem Fall sinnvoll, eine komplett neue HR Software anzuschaffen. Jedoch kann es auch manchmal sein, dass aktuell am Softwaremarkt einfach nicht die richtige Human Resources Software für den richtigen Preis verfügbar ist.

In diesem Fall sollte ein Unternehmen sich darüber Gedanken machen, wie dieses Problem kreativ gelöst werden kann. Ein Weg stellt hierbei die Option dar, die bestehende HR Software um weitere flexible Spezial-Softwarelösungen zu ergänzen.

Spezialisierte Softwarelösungen sind kleinere Anwendungen, die speziell für bestimmte Aufgaben in einer Personalabteilung entwickelt werden.

Wenn Sie beispielsweise mit Ihrer aktuellen HR Software hinsichtlich der Funktionen für das Recruiting unzufrieden sind, bietet es sich an, dass Sie eine neue Bewerbermanagement Software in der Firma einführen. Das Gleiche gilt z.B. auch für die Lohnabrechnung. Wenn Ihre aktuelle Softwarelösung über keine Funktionen für die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen verfügt, brauchen Sie nicht sofort eine komplett neue HR Software anzuschaffen, sondern können stattdessen die bestehende Software um eine Lohnabrechnung Software ergänzen.

Moderne Softwarelösungen verfügen heutzutage auch über viele Schnittstellen, die einen automatisierten Datenaustausch zwischen verschiedenen Softwareanwendungen ermöglichen. Sie müssen sich also keine Sorgen darum machen, dass Sie bei der Anschaffung einer zusätzlichen Software, die neuen Daten komplett manuell einpflegen müssen.

Weitere Tipps für die Softwareauswahl

Behalten Sie die Gesamtkosten im Blick: In den letzten Jahren hat sich die Art, wie Unternehmenssoftware erworben wird stark verändert. Früher wurde eine Software noch gekauft und anschließend selbst gehostet. Man spricht hierbei vom On-Premises Ansatz. Mittlerweile werden immer mehr Human Resources Softwareprodukte als Software-as-a-Service angeboten. Hierbei wird die Software nicht gekauft, sondern gemietet und online genutzt. Der Softwarehersteller übernimmt in diesem Fall das Hosting der Software. Wenn Sie einen Preisvergleich für HR Softwareprodukte durchführen, sollten Sie zunächst die Gesamtkosten ermitteln. Beim SaaS Ansatz fallen keine zusätzlichen Kosten an, beim On-Premises Modell sind weitere indirekte Kosten wie z.B. für das Hosting zu berücksichtigen.

Nutzen Sie die Testmöglichkeiten: Entscheidend für die Softwareauswahl ist nicht, ob die HR Software in der Theorie zum Unternehmen passt, sondern im Praxisalltag besteht. Um dies am besten zu prüfen, sollten Sie die Möglichkeit wahrnehmen, die Softwareprodukte zu testen. Die meisten Hersteller bieten eine kostenlose Testversion für die eigenen Softwarelösungen an. Eine Liste mit HR Produkten, die kostenfrei getestet werden können, erhalten Sie hier.