Neue HR Softwarelösungen haben die Arbeit der Personalabteilungen in Unternehmen revolutioniert. Mittlerweile sind die Softwareprodukte nicht mehr wegzudenken und entlasten die HR-Mitarbeiter enorm.
Das Angebot an HR Softwarelösungen hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Immer neue Softwarehersteller sind mit modernen Produkten auf den Markt gedrungen. Für Unternehmen ist dies dahingehend positiv, dass die Auswahlmöglichkeiten sich vergrößert haben. Da das Angebot mittlerweile so groß geworden ist, wird es jedoch auch immer schwieriger die passende Software zu finden.
Ein genauer Softwarevergleich ist deshalb entscheidend, um die richtige HR Software zu finden. Bei der Softwareauswahl spielt der Preis eine ganz wesentliche Rolle und stellt eines der wichtigsten Auswahlkriterien dar.
Allgemein ist ein Preisvergleich von Human Resources Softwareprodukten nicht immer ganz einfach. Dies liegt u.a. daran, dass manche Softwarehersteller die Preise für die eigenen Produkte überhaupt nicht veröffentlichen und diese nur auf Anfrage mitteilen. Zusätzlich wird ein HR Software Preisvergleich dadurch erschwert, dass es für die Produkte unterschiedliche Preismodelle gibt. Wenn die Preise der HR Lösungen sich an unterschiedlichen Variablen orientieren, erschwert dies einem Interessenten die Preise miteinander zu vergleichen.
Um Sie beim Kostenvergleich der verschiedenen Human Resources Anwendungen zu unterstützen, haben wir im Folgenden einen kleinen Leitfaden mit den wichtigsten Informationen zusammengestellt.
Welche Preismodelle für HR Softwareprodukte gibt es?
Bei der Preisgestaltung von Human Resources Lösungen hat sich in den letzten Jahren viel getan. In der Vergangenheit hat ein Unternehmen von einer Softwarefirma für einen einmaligen Preis eine HR Software gekauft. Mittlerweile hat sich jedoch das Prinzip des Software-as-a-Service zusätzlich zum klassischen Softwarekauf am Markt etabliert. Hierbei wird die Software nicht vom Softwareanbieter gekauft, sondern gemietet. Bei der allgemeinen Preisgestaltung ist deshalb grundsätzlich zwischen der Kauf- und Mietoption zu unterscheiden.
Geht man nun noch einen Schritt weiter, ist eine weitere Unterteilung der Preisgestaltung möglich. Die verschiedenen Modelle werden im Folgenden zusammenfassend dargestellt.
1.Pro Benutzer
Hierbei handelt es sich um ein klassisches Modell der Preisgestaltung im Softwaremarkt. Der Gesamtpreis der Software orientiert sich bei diesem Ansatz an der Anzahl der Benutzer der Human Resources Software. Hierbei legt der Hersteller einen Preis pro Benutzer fest. Der Gesamtpreis für ein Unternehmen ergibt sich durch die Multiplikation des angegebenen Preises mit der geplanten Benutzeranzahl. Bei der Gesamtpreisberechnung ist zu berücksichtigen, dass bei manchen Herstellern eine Mindestnutzeranzahl vorausgesetzt wird. Insbesondere kleine Unternehmen sollten auf diesen Punkt achten.
Aktuell liegen die Preise am HR Softwaremarkt bei dieser Preisstruktur zwischen 0,00 und 6,00 Euro pro Benutzer.
Aktuelle Beispiele für HR Softwareprodukte mit diesem Preismodell:
2. Pro Mitarbeiter
Bei vielen Herstellern basiert der Gesamtpreis der HR Software auf der Anzahl der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Die Anzahl der tatsächlichen Benutzer der Software steht bei diesem Prinzip folglich nicht im Vordergrund, sondern die Anzahl der in der Human Resources Software zu verwaltenden Mitarbeiter ist die entscheidende Einflussgröße. Auch hier ist es möglich, dass vom Hersteller eine Mindestanzahl an Mitarbeitern vorgegeben bzw. eine Mindestgebühr verlangt wird. Bei manchen Hersteller verändert sich der Preis pro Mitarbeiter mit der Größe des Unternehmens. Dies bedeutet, dass der Preis pro Mitarbeiter mit steigender Mitarbeitergesamtanzahl sinkt.
Die Preise starten bereits bei ca. 2,00 Euro pro Mitarbeiter.
Aktuelle Beispiele für HR Softwareprodukte mit diesem Preismodell:
3. All-in-One
Ein weiteres klassisches Preismodell ist, dass ein Kunde einen Festpreis für die Software bezahlt. Dieser beinhaltet dann bereits eine unbegrenzte Benutzeranzahl und Mitarbeiteranzahl. Man kann also von einem All-in-One Paket sprechen. Aus Sicht des Kunden hat dies den Vorteil, dass genau klar ist, wie hoch die Gesamtkosten für die HR Software sind. Im Softwaremarkt für HR Produkte ist dieses Modell jedoch eher seltener und wird auch eher bei Anwendungen angeboten, die als klassische On-Premises Lösung gekauft werden können.
Weitere Faktoren bei der Bestimmung der Gesamtkosten
Bisher lag der Fokus dieses Beitrages auf der reinen Preisbestimmung der HR Softwarelizenzen. Um eine Software jedoch tatsächlich nutzen zu können, gibt es jedoch noch weitere Kostenpunkte, die sich auf die Gesamtkosten auswirken.
Analysiert man die zusätzlichen Kostenfaktoren ist es wichtig, dass zwischen den Bereitstellungsmodellen On-Premises (Kaufoption) und Software-as-a-Service (Mietoption) unterschieden wird.
Im Hinblick auf die Bestimmung der Gesamtkosten ist das entscheidende Unterscheidungsmerkmal der beiden Modelle, dass beim On-Premises Modell der Käufer die Software lediglich erwirbt und sich anschließend selbst um die Bereitstellung, Wartung usw. kümmert, wohingegen diese Aufgaben beim SaaS Prinzip vom Softwareanbieter übernommen werden.
Bei der Auflistung der zusätzlichen Kosteneinflüsse gibt es deshalb Kosten, die ausschließlich beim On-Premises Ansatz zusätzlich anfallen und es gibt Kostenpunkte, die bei beiden Bereitstellungsmodellen anfallen.
Ausschließlich beim On-Premises Modell:
- Hosting: Zusätzlich zum Softwarekauf muss der Kunde die HR Software den eigenen Benutzern zur Verfügung stellen, damit diese Zugriff haben. Hierfür wird die Software auf den unternehmenseigenen Servern installiert. In diesem Zusammenhang entstehen dem Unternehmen Kosten für die benötigten Server.
- IT-Fachpersonal: Für das Hosting benötigt ein Unternehmen nicht nur die Hardwarekomponenten, sondern es braucht auch geschultes Personal, dass sich um die Installation, Wartungsarbeiten etc. kümmert.
- Upgrades: Hersteller von Human Resources Systemen entwickeln die eigenen Produkte stetig weiter. Damit die Software in Ihrer Firma immer auf dem neuesten Stand ist, müssen Sie ggf. kostenpflichtige Upgrades kaufen, die den Gesamtpreis der Nutzung erhöhen.
Gemeinsame Kosten:
- Beratungskosten: Viele Unternehmen tun sich mit der Auswahl und Implementierung einer neuen HR Software schwer, weshalb diese auf externe Hilfe zurückgreifen müssen. IT-Berater sind nicht wirklich preiswert, weshalb sich die gesamten Anschaffungskosten durch die Beratungsleistung nochmal stark erhöhen können.
- Datenbereinigung: Wenn Sie eine neue Human Resources Software im Unternehmen einführen, müssen die Daten aus der alten Software in das neue System übertragen werden. Je nach Datenstruktur kann dies viel Zeit in Anspruch nehmen.
- Training: Damit die Software auch ihr ganzes Potenzial entfalten kann, ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter in der Personalabteilung auch richtig mit der Software umgehen können. Hierfür muss das Unternehmen Schulungen für den Umgang mit der neuen HR Lösung anbieten.
Gibt es auch kostenfreie HR Softwareprodukte?
Insbesondere kleine Firmen stellt die Anschaffung einer neuen HR Lösung vor eine große finanzielle Herausforderung. Kostenlose Softwarelösungen stellen in diesem Fall eine ideale Möglichkeit dar, trotz geringen Budgets die Vorteile einer HR Software nutzen zu können. Bei kostenlosen Produkten kann grundsätzlich zwischen den folgenden Modellen unterschieden werden.
Open Source: Eine Open Source Software kann kostenlos verwendet werden. Das entscheidende Merkmal dieser Option ist, dass der Quellcode öffentlich zugänglich ist und ggf. vom Benutzer verändert werden kann.
Freeware: Eine HR Freeware steht den Benutzern auch kostenlos zur Verfügung. Im Gegensatz zum Open Source Modell ist der Quellcode jedoch nicht öffentlich.
Freemium: Eine Human Resources Software, die als Freemium Option angeboten wird, zeichnet sich dadurch aus, dass es eine kostenlose Basisversion der Software gibt. Bei Bedarf kann ein kostenpflichtiges Upgrade vorgenommen werden.
Eine Liste mit HR Softwareprodukten, die einer der drei oben aufgeführten Kategorien zugeordnet werden können, ist hier verfügbar.