Daten sind der neue Rohstoff des 21. Jahrhunderts. Auf Basis der neuen technologischen Möglichkeiten, lassen sich riesige Datenmengen erfassen und analysieren. In der Geschäftswelt wird hierdurch eine objektive und datengesteuerte Unternehmenssteuerung möglich.

Auch in der Personalabteilung bietet das Erfassen und Analysieren von Datensätzen ganz neue Möglichkeiten in der Personalverwaltung. Eine Human Resources Software stellt hierbei das Werkzeug zur Umsetzung dar. Durch den Einsatz einer Software lassen sich Daten aus verschiedensten Quellen zusammenführen und analysieren. Schnell kann es jedoch passieren, dass die Datenmengen zu groß und damit unübersichtlich werden. Bei einer solchen Datenflut sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung eher überfordert und das Potenzial aus der Datenanalyse bleibt ungenutzt.

Um dieses Problem zu umgehen, bietet es sich an, dass die Verantwortlichen sich in der HR Software ein übersichtliches Dashboard erstellen. Auf dem Dashboard können die wichtigsten Kennzahlen gespeichert und dargestellt werden. Für den Benutzer der Software ergibt sich der Vorteil, dass dieser auf einen Blick die wichtigsten KPIs einsehen kann und sich damit in kürzester Zeit einen Überblick über die Belegschaft verschaffen kann. Wenn ein Nutzer sich dann im Detail über die Zusammensetzung einzelner Kennzahlen informieren möchte, kann er sich über das Dashboard in die entsprechenden Bereiche weiterklicken.

Welche Kennzahlen sind für die Personalabteilung wichtig?

Je nach Mitarbeiteranzahl, Branche und Mitarbeiterstruktur können unterschiedliche Kennzahlen von Relevanz sein. Für jede Firma ist deshalb separat festzulegen, welche KPIs am wichtigsten sind. Hierbei ist es jedoch wichtig, dass die Anzahl der Kennzahlen beschränkt wird. Für die Benutzer bietet es keinen Mehrwert, ein Dashboard mit mehr als 15 Kennzahlen einzusehen. Der Nutzer wird durch die große Anzahl an Zahlen schnell überfordert. Es bietet sich vielmehr an, den Fokus auf die wichtigsten HR-Kennzahlen zu lenken. Wir haben im folgenden Kennziffern herausgesucht, die für die Personalabteilung eines Unternehmens interessant sein könnten.

1. Überstunden

Wenn viel Arbeit anfällt ist dies grundsätzlich positiv, da dies eine positive Auftragslage impliziert. Wenn jedoch nicht genug Personal für den Betriebsalltag vorhanden ist, kann aus einem zunächst wirtschaftlich positiven Auftrag ein negativer Auftrag werden. Um die geringe Personaldecke auszugleichen, müssen die Arbeitnehmer Überstunden leisten. Diese sind für ein Unternehmen jedoch besonders teuer und bringen die Auftragskalkulationen durcheinander.

Die Personalverantwortlichen sollten deshalb die Anzahl der geleisteten Überstunden immer im Blick behalten, um potenzielle Extrakosten zu verhindern. Hierfür sollte im HR-Dashboard deshalb eine Kennzahl zur Überwachung der Überstunden hinterlegt werden.

Um die Anzahl der Überstunden zu minimieren, sollte ein Unternehmen die Einsatzzeiten der Mitarbeiter optimieren. Hierfür bietet sich der Einsatz einer Personaleinsatzplanung Software an.

2. Mitarbeiterfluktuationsrate

Für den langfristigen Unternehmenserfolg ist gutes Personal entscheidend. Deshalb ist es enorm wichtig, dass gut ausgebildete Mitarbeiter möglichst lange in der Firma gehalten werden können. Hierfür ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter sich wohl fühlen und gerne für die Firma arbeiten. Dafür spielen verschiedene Faktoren, wie beispielsweise Gehalt und Arbeitsklima, eine Rolle.

Ist die Mitarbeiterfluktuation in einem Unternehmen sehr hoch, kann dies sehr teuer werden. Zum einen stört das kurzfristige Abgehen von Arbeitnehmern die Betriebsabläufe, zum anderen entstehen durch die Neueinstellung zusätzliche Kosten. Es müssen beispielsweise kostenpflichtige Stellenanzeigen geschaltet und die neuen Mitarbeiter eingearbeitet werden.

Mithilfe der Kennziffer können Sie die Entwicklung der Mitarbeiterfluktuation überwachen und ggf. frühzeitig eingreifen. Die Kennzahl dient auch als Indikator für die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit. Je geringer die Fluktuation ist, desto zufriedener sind auch die Arbeitnehmer.

3. Altersstruktur

Um die Personalstruktur zu optimieren, muss die Struktur konstant analysiert werden. Eine der wichtigsten Charakteristika des Personalbestandes ist die Altersstruktur. Wenn das durchschnittliche Mitarbeiteralter immer weiter steigt, kann dies schnell zu einer Überalterung führen. Wenn die Mitarbeiter dann zu einem späteren Zeitpunkt alle parallel in Rente gehen, kann es schnell zu einem massiven Personalmangel im Unternehmen kommen, der ggf. auch nur schwer in kurzer Zeit auffangbar ist. Damit ein solches Szenario verhindert werden kann, muss die Altersstruktur durch stetige Neueinstellungen auf einem gesunden Niveau gehalten werden.

4. Annahmequote

Auch für die Personalbeschaffung gibt es nützliche Kennzahlen, die bei den Rekrutierungsbemühungen unterstützen. Eine dieser Kennzahlen ist die durchschnittliche Annahmequote bei Vertragsangeboten für neue Mitarbeiter. Wenn Sie mehreren Bewerbern ein konkretes Vertragsangebot machen, jedoch nur ein geringer Anteil dieses annimmt, kann dies mehrere Gründe haben. Beispielsweise kann es sein, dass das angebotene Gehalt nicht wettbewerbsfähig ist, weshalb sich viele Bewerbende für Konkurrenzunternehmen entscheiden. Auf Basis der durchschnittlichen Annahmequote können Sie den Rekrutierungsprozess langfristig optimieren. Diese Human Resources Kennziffer stellt deshalb eine interessante Option für das HR-Dashboard dar.

Weitere Tipps für ein professionelles HR-Dashboard

In der Zukunft wird die Bedeutung der Datenanalyse im Bereich Human Resources eine immer wichtigere Rolle spielen. Immer häufiger werden Personalentscheidungen nicht mehr aus dem Bauch getroffen, sondern erfolgen datengetrieben. Ein professionelles HR-Dashboard stellt das ideale Tool zur Umsetzung dar. Viele HR Softwareanwendungen kommen bereits mit einem vordefinierten Dashboard. Dort werden bereits viele nützliche Kennzahlen dargestellt. Trotzdem sind jedoch ggf. bei der Zusammenstellung der Kennziffern Anpassungen notwendig. Im Folgenden haben wir noch mal zwei weitere Vorschläge herausgesucht, die bei der Umsetzung eines HR-Dashboards unterstützen können.

• Die reine Darstellung von Kennzahlen erfüllt keinen Mehrwert, wenn nicht klare Schwellenwerte definiert werden. Für jede Kennzahl sollten Sie einen Korridor festlegen, in welcher die Kennzahl sich bewegen darf. Wird der Korridor unter- oder überschritten, sind entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten.
• Kennzahlen lassen sich nur bereitstellen, wenn die relevanten Daten vorliegen. Als Datenbasis sollten Sie jedoch nicht nur auf die Daten in der HR Software zurückgreifen, sondern ggf. auch weitere Datenquellen verwenden. Hierbei kommen beispielsweise die Daten aus einer Lohnabrechnung Software oder Bewerbermanagement Software in Frage. Über Schnittstellen lässt sich ein automatisierter Datenaustausch realisieren.

Allgemein stellen HR-Dashboards für die Personalabteilung eines Unternehmens ein nützliches Werkzeug dar. Mit einer passenden Softwareanwendung ist die Erstellung und Pflege eines professionellen Dashboards auch problemlos möglich.