Die Beliebtheit von Projektmanagement (PM) Softwareanwendungen hat in den letzten Jahren stark zugenommen. In die Softwarelösungen sind viele nützliche Features integriert, die bei der Projektarbeit unterstützen.

Doch ist der Einsatz einer PM Software wirklich für jede Firma sinnvoll? Für die Einführung einer neuen Projektmanagement Software sprechen eine Reihe unterschiedlicher Gründe. Wir haben im Folgenden drei der häufigsten Anzeichen herausgesucht, die dafür sprechen, dass Ihr Unternehmen sich eine neue Projektmanagement Software zulegen sollte.

1. Projektplanung mit Tabellen

Keine Frage, Tabellenkalkulationsprogramme sind ein nützliches Werkzeug im Büroalltag. Auch für einfache Planungsarbeiten lassen sich die Anwendungen nutzen. Wenn es jedoch um ein professionelles Projektmanagement geht, stoßen die Programme schnell an ihre Grenzen.

Bei der Projektarbeit gibt es zahlreiche unterschiedliche Aspekte die zu beachten sind. Insbesondere die Planung ist entscheidend für den späteren Projekterfolg. Hierbei sind im Vorfeld alle wichtigen Projektschritte zu definieren. Den einzelnen Projektaufgaben sind jeweils die Verantwortlichen zuzuordnen, die an der Umsetzung mitarbeiten sollen.

Schon bei kleineren Projekten ist eine Detailplanung mit einem klassischen Büroprogramm kaum möglich. So müssen beispielsweise die Kapazitäten, Mitarbeiterqualifikationen, Fristen usw. parallel bei der Planung berücksichtigt werden.

Da ein Projekt niemals zu 100% nach Plan laufen wird, ist es außerdem entscheidend, dass die Planungen jederzeit flexibel angepasst werden können. Wenn beispielsweise eine Frist verpasst wird, muss eine schnelle Umdisponierung möglich sein. Wird eine einfache Tabelle verwendet, müssen alle Projektteilnehmer einzeln über die Veränderungen informiert werden. Dies ist mit enormen Aufwand verbunden.

Mit einer flexiblen Projektmanagement Software stellt dies kein Problem dar. In die Softwareprodukte sind Funktionen integriert, die eine professionelle Projektplanung ermöglichen. Auch eine flexible Änderung der Projektpläne ist jederzeit möglich. Die PM Software dient als zentrale Plattform für die Projektplanung. Der Projektplan in der Software ist der zentrale Plan an dem sich alle orientieren und welchen alle Projektteilnehmer jederzeit einsehen können. Der Plan muss folglich nur einmal zentral korrigiert werden und die Änderungen sind anschließend für alle einsehbar.

Mit einer PM Lösung lassen sich die Projektpläne außerdem visuell aufbereiten und damit deutlich verständlicher machen. Auch die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Projektschritten wird dadurch schnell deutlich. Dies kann beispielsweise mithilfe von Gantt-Diagrammen umgesetzt werden.

Wenn Ihre Firma also immer noch Tabellenkalkulationsprogramme für die Projektplanung einsetzt, wird es dringend Zeit für die Anschaffung einer neuen Projektmanagement Software.

2. Kommunikationsprobleme

Projektarbeit ist Teamarbeit. Damit ein Projekt möglichst schnell und effizient durchgeführt werden kann, ist eine reibungslose Kommunikation zwischen den Projektteilnehmern entscheidend.

Kommt bei einem Projekt keine Software zum Einsatz, muss die Kommunikation zumeist per E-Mail erfolgen. Insbesondere bei einer größeren Anzahl an Projektteilnehmern kann dies mit sehr großen Schwierigkeiten einhergehen. Schnell kann es passieren, dass Dateien verloren gehen, Teilnehmer nicht rechtzeitig über neue Sachverhalte informiert werden oder falsche Dokumente im Umlauf sind. Durch eine schwache interne Kommunikation wird der Projektfortschritt stark ausgebremst.

Wenn Sie merken, dass es in Ihrem Unternehmen bei der Projektarbeit zu Problemen in der Kommunikation kommt, sollten Sie definitiv über die Einführung einer Projektmanagement Software nachdenken.

Eine PM Software stellt ein ideales Werkzeug dar, um die Kommunikationsprobleme zu umgehen. Bei einem Großteil der Softwareprodukte ist eine direkte Kommunikation innerhalb der Software möglich. Dafür beinhalten die Softwareprogramme beispielsweise interne Chat-Funktionen. Die Projektteilnehmer können sich hierdurch direkt innerhalb der Software austauschen und müssen nicht mehr den Umweg über E-Mails gehen. An die Nachrichten können beispielsweise auch relevante Dokumente oder Dateien angehängt werden.

Insgesamt erleichtert der Einsatz einer modernen Projektmanagement Software die Projektkommunikation enorm und wirkt sich damit positiv auf die allgemeine Produktivität der Projektarbeit aus.

3. Fristen werden konstant verfehlt

Bei der Projektarbeit ist die Einhaltung von Fristen ein ganz entscheidender Faktor für den gesamten Projekterfolg. Wenn ein Unternehmen bei einem Projekt eigentlich gute Arbeit leistet, die Projektfristen jedoch versäumt, kann dies zu kostspieligen Strafzahlungen führen, die die Wirtschaftlichkeit der Projekte gefährden.

Sollten die Projektfristen in einer Firma konstant nicht eingehalten werden können, ist dies ein Anzeichen dafür, dass ein grundlegendes Problem bei der Projektarbeit vorliegt. Projektarbeit ist so kompliziert und flexibel, dass ein manuelles Management kaum möglich ist. Der Einsatz einer Projektmanagement Software ist heutzutage kaum noch wegzudenken. Die Software erleichtert nicht nur den Projektplanern das Leben, sondern auch die normalen an der Projektarbeit beteiligten Mitarbeiter profitieren von einer professionellen Softwarelösung. Durch automatisierte Benachrichtigungsfunktionen können die Teilnehmer beispielsweise über Fristen informiert werden.

4. Probleme bei der Dokumentenverwaltung

Bei der Projektarbeit gibt es immer eine Vielzahl an zu verwaltenden Dokumenten und Dateien. Diese müssen so abgelegt werden, dass diese jederzeit auf dem neusten Stand und von allen Projektteilnehmern einsehbar sind. Wenn ein Unternehmen ein einfaches Filehosting System wie beispielsweise Dropbox nutzt, kann es zu Problemen kommen. Schnell kann es passieren, dass im System nicht die aktuellste Dokumentenversion hinterlegt ist. Dies kann zu enormen Mehraufwand führen.

Eine Projektmanagement Software kann diese Probleme verhindern. Die Software kann als zentrale Plattform für die Dokumentenverwaltung genutzt werden. In der PM Software können alle relevanten Projektunterlagen zentral abgespeichert und den Projektteilnehmern zugänglich gemacht werden.

Insgesamt stellen Projektmanagement Softwareanwendungen für Unternehmen jeder Größe ein nützliches Werkzeug für die Projektarbeit dar. Heutzutage gibt es auch eine Vielzahl an Softwareprodukten, die als Software-as-a-Service angeboten werden. Aufgrund der flexiblen Vertragsbedingungen können Unternehmen die Produkte unkompliziert anmieten und ausprobieren.