Die Berichterstellung ist zwar nicht die schönste Projektaufgabe, jedoch ist diese für den Projekterfolg ganz entscheidend. Damit die Verantwortlichen sowie alle Teammitglieder sich einen Eindruck vom derzeitigen Projektstand verschaffen können, braucht es Berichte, welche die wesentlichen Projektinformationen zusammenfassen.
Beim Projektreporting gibt es hinsichtlich der Berichtgestaltung grundsätzlich keine Grenzen. Je nach Unternehmen, Projektarbeit, Teamgröße können unterschiedliche Aspekte wichtig sein. Dennoch gibt es ein paar standardmäßige Berichte, die für jedes Projekt genutzt werden können. Diese sollen im Folgenden zusammenfassend dargestellt werden.
Verfügbarkeiten – Damit ein Projekt erfolgreich wird, ist es entscheidend, dass die vorhandenen Mitarbeiterressourcen optimal eingesetzt werden. Insbesondere bei größeren Projektteams ist es wichtig, dass die Mitarbeiterverfügbarkeiten zentral verwaltet werden. In einem Verfügbarkeitsbericht können alle Mitarbeiter sowie deren Verfügbarkeiten hinterlegt werden. Die Personalressourcen können dadurch optimal eingesetzt werden und potenzielle Engpässe lassen sich frühzeitig umgehen.
In einem detaillierten Verfügbarkeitsbericht können alle Projektteilnehmer sowie deren Zuordnung zu den einzelnen Projektteilnehmern dargestellt werden. Potenzielle Ressourcenkonflikte lassen sich hierdurch vermeiden. Für die Verantwortlichen wird durch den Bericht beispielsweise ersichtlich, ob ein Teammitglied mehreren Projektaufgaben parallel zugeordnet wurde und damit ggf. überfordert ist. Es kann auch festgestellt werden, ob einer Aufgabe beispielsweise zu wenige Mitarbeiter zugeordnet wurden. Insgesamt ist ein Verfügbarkeitsbericht der wohl wichtigste Projektbericht für die verantwortlichen Projektmanager.
Projektzeiten – Ein weiterer nützlicher Bericht kann die erfassten Projektzeiten beinhalten. In einem solchen Bericht können alle für ein Projekt erfassten Arbeitsstunden der Projektmitglieder aufgeführt werden. Insbesondere im Hinblick auf potenzielle Budgetüberschreitungen sind die geleisteten Projektstunden relevant. Die Verantwortlichen können auf Basis des Berichts erkennen, ob ggf. eine Überschreitung des Projektbudgets droht. Eine manuelle Erfassung und Zusammenstellung der geleisteten Arbeitszeit ist kaum möglich. Es lohnt sich hierbei auf spezialisierte Softwareprodukte, wie beispielsweise eine Projektzeiterfassung Software, zurückzugreifen. Häufig sind aber in allgemeinen Softwareprodukten für das Projektmanagement Funktionen zur Zeiterfassung integriert.
Allgemeiner Projektstatus – Es bietet sich insbesondere bei umfassenden Projekten an, einen wöchentlichen allgemeinen Statusbericht zu erstellen. Dieser kann beispielsweise den Projektverantwortlichen oder auch Kunden zur Verfügung gestellt werden. Der Statusbericht sollte die wesentlichen Projektinformationen kompakt zusammenfassen und nicht größer als eine Seite sein. Je nach Projekt ist individuell zu definieren, welche Aspekte im wöchentlichen Bericht enthalten sein sollten. Hierzu kann beispielsweise der aktuelle Projektfortschritt, die erledigten und noch offenen Projektaufgaben sowie das aufgebrauchte Projektbudget gehören. Für die Verantwortlichen stellt der allgemeine Statusbericht eine gute Basis für die Projektsteuerung dar.
Projektrisiken – Bei jedem Projekt gibt es Risiken, die den Projekterfolg gefährden können. Für die Verantwortlichen ist es entscheidend, diese Risiken jederzeit im Blick zu behalten. In einem regelmäßigen Risikobericht können die aktuellen Projektrisiken zusammengefasst werden. Auch eine Kategorisierung der Risiken kann im Bericht vorgenommen werden. Hierbei können die Projektrisiken beispielsweise nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Bedeutung geordnet werden.
Projektkosten – Damit ein Projekt ein finanzieller Erfolg wird, ist es entscheidend, dass alle während eines Projekts angefallenen Kosten erfasst und in Relation zum aktuellen Projektfortschritt gesetzt werden. Wenn beispielsweise nach der halben Projektdauer bereits 60% des Projektbudgets aufgebraucht wurde, bedeutet dies, dass während der weiteren Projektarbeit die Ausgaben strenger kontrolliert werden müssen. Mit einer modernen Projektmanagement Software können in der Regel alle Projektteilnehmer die eigenen Ausgaben erfassen. Darüber hinaus kann zur Gesamtkostenberechnung auf die erfassten Arbeitszeiten zurückgegriffen werden.
Abweichungsanalyse – Mithilfe einer Abweichungsanalyse können Sie den geplanten mit dem tatsächlichen Projektverlauf vergleichen. Hierdurch können Sie messen, ob Sie bei Ihrer Projektarbeit auf Kurs sind oder nicht. Im Abweichungsbericht können verschiedene Themenfelder abgedeckt werden. Insbesondere die zeitlichen Aspekte spielen eine wichtige Rolle. Wahrscheinlich haben Sie im Vorfeld den Projektverlauf mithilfe eines Gantt Diagramms skizziert. Bei der Berichtserstellung können Sie auf den ursprünglichen Projektplan zurückgreifen und die geplanten mit den tatsächlichen Projektzeiten gegenüberstellen.
Projektportfolio Bericht – Ein Bericht über das gesamte Projektportfolio ist besonders dann wichtig, wenn in einem Unternehmen mehrere Projekte parallel bearbeitet werden. In einem Projektportfolio Bericht werden nicht die einzelnen Projekte betrachtet, sondern alle Projekte werden parallel analysiert. Im Bericht werden alle Projekte und deren relevantesten Projektkennzahlen aufgeführt. Hierzu gehören beispielsweise Fristen, Fortschritt und so weiter. Durch die Aggregation des gesamten Projektportfolios können die Verantwortlichen sich einen Überblick über alle Unternehmensprojekte parallel verschaffen. Dies ermöglicht es außerdem, Unternehmensressourcen ggf. umzuschichten, um die Projekte insgesamt im Sinne der Unternehmensziele optimal zu bearbeiten. Ein Projektportfolio Bericht kann in der Regel mit einer Projektportfoliomanagement Software erstellt werden.
Fazit
Die Berichterstellung ist zwar mit viel Aufwand verbunden, jedoch ist der Nutzen enorm. Durch ein strukturiertes Berichtswesen können Projekte professioneller bearbeitet und verwaltet werden. Insgesamt wird es durch die Berichte möglich, den verantwortlichen Projektmanagern in verkürzter Form die wesentlichen Projektinformationen gebündelt darzustellen. Die Verantwortlichen können die Berichte als Ausgangspunkt für eine objektive Entscheidungsfindung nutzen.