Vor einigen Jahren kamen Projektmanagement Softwarelösungen häufig ausschließlich bei größeren Firmen zum Einsatz. Mittlerweile haben jedoch auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) die Vorteile, die sich aus dem Einsatz einer PM Software ergeben, erkannt.

Der Funktionsumfang der Softwareprodukte hat in den letzten Jahren rasant zugenommen. Früher konnten die Programme lediglich für eine reine Projektarbeit genutzt werden. Moderne Anwendungen sind heutzutage deutlich flexibler und lassen sich zur allgemeinen Organisation des Büroalltags einsetzen.

Kleine und mittelgroße Firmen tun sich mit einem Softwarevergleich häufig allgemein schwer, da diese über keine große IT-Abteilungen und Erfahrungswerte verfügen. Insbesondere durch die aktuelle Corona Krise im Jahr 2020 stehen die Firmen jedoch im Hinblick auf eine schnelle Digitalisierung unter Druck. Eine PM Software stellt hierbei das ideale Werkzeug dar, um auch in Zeiten des Homeoffice eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen. Wenn Sie für ein KMU arbeiten und sich aktuell im Prozess der Softwaresuche befinden, ist dieser Beitrag genau richtig für Sie. Um Ihnen den Vergleich von Projektmanagement Softwareprodukten zu vereinfachen, haben wir im Folgenden eine Liste mit den Funktionen erstellt, die besonders für kleine und mittelgroße Betriebe entscheidend sind.

Hierbei haben wir eine grundsätzliche Kategorisierung der Features vorgenommen:

• Essenzielle Funktionen: Dies sind Funktionen, die aus Sicht von KMU unbedingt im PM Tool enthalten sein sollten.
• Optionale Funktionen: Hierbei handelt es sich um Features, die nicht zwingend notwendig, jedoch äußerst nützlich sein können.

Essenzielle Funktionen für kleine und mittelgroße Firmen

Projektplanung – Eine Basisfunktion einer PM Software ist die Projektplanung. Diese ermöglicht es den Mitarbeitern, ein Projekt im Detail zu organisieren. Hierbei kann ein Projekt in mehrere kleine Aufgaben unterteilt werden und diese den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden. Bei kleinen und mittleren Betrieben kann die Software darüber hinaus als allgemeines Steuerungsinstrument für den Unternehmensalltag genutzt werden. Aufgaben lassen sich den jeweils Verantwortlichen zuordnen und der Bearbeitungsstatus ist für alle einsehbar, so dass die allgemeine Transparenz gesteigert werden kann.

Visualisierungen – Damit die Software bei der Projektdurchführung auch tatsächlich eingesetzt wird, sollte eine ansprechende Visualisierung mithilfe des Programms möglich sein. Insbesondere Gantt Diagramme eignen sich hierfür. Diese ermöglichen es, den Projektverlauf visuell aufzubereiten und hierbei Fristen und Aufgabenabhängigkeiten zu berücksichtigen.

Aufgabenverwaltung – Das Projektmanagement System soll nicht nur auf Teamebene, sondern auch auf individueller Ebene zur Organisation genutzt werden. Hierfür sollte es den Nutzern in der Software möglich sein, eigene To-Do Listen zu erstellen und diese zu verwalten. Die Produktivität der Mitarbeiter eines KMU lässt sich hierdurch verbessern.

Teamkalender – Ein weiteres unerlässliches Feature ist ein Teamkalender. In diesem können sich die Mitarbeiter koordinieren. Termine, Friste usw. lassen sich zentral verwalten und sind für alle jederzeit einsehbar.

Optionale Features für KMU

Zeiterfassung – Aktuell gibt es in Deutschland zwar noch keine offizielle Zeiterfassungspflicht , dies kann sich jedoch aufgrund eines EuGH Urteils in Zukunft ändern. Unternehmen müssen dann dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter die eigenen Arbeitszeiten strukturiert erfassen können. Hierfür kann beispielsweise auf eine separate Zeiterfassungssoftware zurückgegriffen werden. Alternativ ist es natürlich sehr nützlich, wenn die Funktion zur Zeiterfassung bereits direkt im PM Tool integriert ist.

Zusammenarbeit – Bei kleineren Firmen kommen häufig keine umfassenden Content Collaboration Tools oder DMS zum Einsatz, weshalb beispielsweise die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten sich als äußerst aufwendig gestaltet. Eine PM Software kann daher für KMUs insbesondere im Hinblick auf die Zusammenarbeit nützlich sein. In der Software können die Benutzer direkt Dokumente und Dateien teilen und verwalten. Dies kann die Zusammenarbeit stark erleichtern. Auch ein integriertes Chat Feature kann sehr hilfreich sein. Hiermit können die Mitarbeiter sich direkt im Programm miteinander austauschen.

Controlling – Damit ein Projekt wirtschaftlich erfolgreich wird, ist es entscheidend, dass das gesetzte Projektbudget eingehalten wird. Durch eine integrierte Controlling Funktion können die Verantwortlichen alle angefallenen Kosten verfolgen und analysieren, ob das Budget eingehalten wird oder nicht.

Tipps zur Softwareauswahl

Nun wissen Sie bereits, über welche Funktionen eine PM Software verfügen sollte. Wenn Sie nun das Angebot an Softwareprodukten analysieren möchten, sollten Sie zunächst prüfen, welche Programme über die oben aufgeführten essenziellen Funktionen verfügen. Erstellen Sie eine Liste mit maximal 5 Produkten, die Sie dann detailliert überprüfen können.

Viele Softwarehersteller bieten für die eigenen Produkte eine kostenlose Testphase an. In diesem Zeitraum haben Sie die Möglichkeit, die Softwareanwendungen kostenfrei zu testen. Dieses Angebot sollten Sie wahrnehmen, weil sich der Softwarevergleich hierdurch deutlich einfacher gestaltet. Eine Liste mit PM Lösungen, für die eine kostenlose Testphase angeboten wird, erhalten Sie hier.

Damit das Testen der Softwarelösungen möglichst effizient abläuft, sollten Sie sehr strukturiert vorgehen. Beispielsweise können Sie eine Tabelle mit den oben genannten Funktionen erstellen und die einzelnen Softwareprodukte hinsichtlich der einzelnen Features bewerten. Wenn Sie die Werte für alle Funktionen aufaddieren, können Sie feststellen, welche Software Ihren Anforderungen am ehesten gerecht wird.