Wenn Sie sich dafür entschieden haben, eine neue Projektmanagement Software in Ihrem Unternehmen einzuführen, sollten Sie sich die Zeit zum Vergleichen der verfügbaren Programme nehmen. Bei der Softwareauswahl spielt selbstverständlich der Preis eine ganz wesentliche Rolle. Leider liegt häufig die Annahme vor, dass eine teure Software auch eine gute Software sein muss.
Dies ist jedoch definitiv nicht der Fall. Vielmehr ist es so, dass sich Softwarelösungen für das Projektmanagement hinsichtlich der Features stark unterscheiden können. Auch zwischen den Anforderungen an eine Projektmanagement Software liegen je nach Unternehmen starke Unterschiede vor.
Schnell kann es daher dazu kommen, dass eine Firma sich für eine teure Softwarelösung entscheidet, diese jedoch überhaupt nicht zur Firma passt. Die Folge ist, dass das Programm nicht für das Projektmanagement eingesetzt wird und die Anschaffung eine kostspielige Fehlinvestition für das Unternehmen darstellt.
Um diesem Problem vorzubeugen, sollten Sie die Projektmanagement Softwareprogramme vergleichen. Hierbei gibt es zahlreiche unterschiedliche Faktoren, die berücksichtigt werden können. Hierzu zählen beispielsweise die Funktionen, Preise und Supportleistungen des Softwareherstellers. Das Durchführen eines detaillierten Software Vergleiches ist zwar mit viel Aufwand verbunden, zahlt sich jedoch langfristig aus. Um Sie beim Kauf eines neuen Projektmanagement Systems zu unterstützen, haben wir im Folgenden ein paar Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, bei der Anschaffung möglichst viel Kosten einzusparen.
Funktionsvergleich
Einer der wichtigsten Kriterien bei einer Softwareauswahl ist der Funktionsumfang. Hierbei ist es nicht entscheidend, dass die Projektmanagement Software möglichst viele Funktionen hat, sondern über die Funktionen verfügt, die für Ihre Firma relevant sind.
Es macht also keinen Sinn, sich für eine möglichst große Software zu entscheiden, die auch noch besonders teuer ist. Vielmehr kann es sein, dass eine deutlich kleinere und preisgünstigere Projektmanagement Software viel besser für die Firma geeignet ist.
Um nun das richtige Softwareprodukt zu finden, sollten Sie einen Abgleich zwischen den Funktionen der verfügbaren Softwareprogramme mit Ihren eigenen Anforderungen durchführen. So können Sie am ehesten feststellen, welche Programme für Sie in Frage kommen.
Als erstes sollten Sie daher Ihre Anforderungen definieren. Sprechen Sie hierfür mit möglichst vielen Mitarbeitern, die als Benutzer der neuen Projektmanagement Software in Frage kommen. Notieren Sie sich alle Funktionen. Hierbei können Sie die folgende Kategorisierung vornehmen:
- Besonders wichtig: Diese Features müssen unbedingt in der Projektmanagement Software enthalten sein. Wenn dies nicht der Fall ist, wird das Programm beim weiteren Softwarevergleich nicht berücksichtigt.
- Optional: Dies sind Funktionen, die bei der Projektarbeit zwar hilfreich sein können, jedoch nicht entscheidend sind. Es handelt sich hierbei also um keine Ausschlusskriterien.
Alternative Projektmanagement Programme analysieren
Das Gute am Softwaremarkt für Projektmanagement Lösungen ist, dass das Angebot enorm groß ist. Es gibt eine sehr große Anzahl an Softwarelösungen, die jeweils unterschiedliche Zielgruppen ansprechen. Damit Sie die richtige Software finden, ist es daher wichtig, dass Sie sich nicht zu früh auf ein Produkt festlegen, sondern die Vorteile des großen Angebots an Softwareprodukten ausnutzen.
Hierfür können Sie auf Berichte auf den Profilseiten der Softwareprodukte zurückgreifen. Diese listen alternative Programme auf, die der gleichen Softwarekategorie zugeordnet sind.
Ein Beispiel für einen Alternativen-Vergleich kann anhand der Software Wrike dargestellt werden.
Beschreibung: Wrike ist eine flexibel einsetzbare Softwareanwendung für das Projektmanagement und für die allgemeine Organisation der Zusammenarbeit von Teams. Das Programm wird als Software-as-a-Service angeboten und steht Nutzern damit online zur Verfügung. Benutzer haben entweder per Webbrowser oder App Zugriff auf die Software.
Beliebte Alternativen zu Wrike:
Ähnliche Softwarekategorien prüfen
Wenn Sie eine Software für das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten, denken Sie selbstverständlich sofort an Projektmanagement Software und informieren sich über Produkte aus dieser Kategorie. Insbesondere für kleinere Unternehmen kommen jedoch auch Softwareprodukte aus ähnlichen Softwarekategorien in Betracht. Hierbei handelt es sich um Programme mit einem geringeren Funktionsumfang, der zu Teilen bereits ausreichend sein kann.
Eine mögliche Alternative stellen Produkte aus der Softwarekategorie Aufgabenverwaltung Software dar. Hinsichtlich des Funktionsumfangs gibt es zwischen einer Projektmanagement Software und einer Aufgabenverwaltung Software viele Überschneidungen. Der Funktionsumfang eines Programms zur Aufgabenverwaltung ist jedoch geringer und die Produkte sind in der Regel preiswerter. Wenn Sie auf der Suche nach einer Software sind, die ein kleineres Team bei der Zusammenarbeit unterstützt, dann könnte eine Aufgabenverwaltung Software bereits ausreichend sein. Mithilfe der Produkte können sich Teams und Einzelpersonen u.a. mit eigenen To-Do Listen organisieren. Auch Funktionen zur Zeiterfassung und für das Verwalten von Dokumenten sind häufig in die Anwendungen integriert.
Wenn Sie und Ihr Team eine Software benötigen, die Sie insbesondere im Bereich der Dokumentenverwaltung unterstützt, könnte ein Dokumentenmanagementsystem eine interessante Option darstellen. Dieses ermöglicht es Ihnen, Dokumente mit Ihren Teammitgliedern zu teilen und diese zu verwalten. Wenn Sie gemeinsam an Dateien und Dokumenten arbeiten möchten, könnten auch Programme aus der Kategorie Content Collaboration Software in Frage kommen. In diesen Fällen ist die Anschaffung einer Projektmanagement Software ggf. gar nicht notwendig, sondern es kann beispielsweise auf ein bestehendes DMS zurückgegriffen werden.