Im Projektmanagement werden tägliche Arbeitsschritte wie beispielsweise die Planung von Projektschritten häufig in vielen Unternehmen noch manuell durchgeführt. Dieses Vorgehen kann jedoch als veraltet angesehen werden. Mithilfe von Projektmanagement Tools lassen sich viele Aufgaben digitalisieren und automatisieren. Dies führt zu enormen Zeitersparnissen und Effizienzgewinnen.
Der Funktionsumfang moderner Projektmanagement Programme hat in den letzten Jahren stark zugelegt. Mittlerweile sind am Softwaremarkt diverse umfangreiche Softwarelösungen verfügbar. Im Folgenden sind ein paar der wichtigsten Funktionen aufgeführt.
#1 Allgemeine Projektplanung
Die elementare Funktion einer Projektmanagement Software ist die allgemeine Projektplanung. Hier wird der Grundstein für den Projektverlauf gelegt.
Im Zuge der allgemeinen Projektplanung werden Projektziele, Meilensteine und Zielvorgaben definiert. Es lassen sich auch alle zu erledigenden Aufgaben definieren. Diese können dann den Projektmitarbeitern zugeordnet werden und Fristen für die Fertigstellung festgelegt werden.
Eine rein verbale Darstellung der Projektplanung ist häufig nicht übersichtlich, weshalb die meisten Softwaretools auch Funktionen zur Visualisierung beinhalten. Hierdurch lässt sich der gesamte Projektverlauf bereits vorab visualisieren. Dies kann beispielsweise in Form eines Gantt-Diagramms erfolgen.
#2 Aufgabenverwaltung
Eine Projektmanagement Software kann auf Ebene der Vorgesetzten zwecks Planungsarbeiten genutzt werden, aber auch auf Ebene der weiteren Projektmitglieder. Diese können die Software für die Aufgabenverwaltung nutzen. Im Zuge der allgemeinen Projektplanung können die elementaren Aufgaben definiert werden.
Die einzelnen Projektmitglieder können diese dann wiederum in kleinere Arbeitsschritte bzw. Aufgaben unterteilen. Über ein Feature für die Fristenverwaltung kann jederzeit überwacht werden, wann welche Fristen für welche Aufgaben ablaufen.
#3 Dokumentenverwaltung
Während eines Projektes werden zahlreiche Dokumente benötigt und bearbeitet. Schnell kann man da den Überblick verlieren, wo welche Dokumente liegen und wer für diese zuständig ist. Eine Projektmanagement Software erleichtert die Dokumentenverwaltung enorm. In der Software können alle Dokumente und Dateien hinterlegt werden, die für das Projekt benötigt werden. Hierdurch lässt sich viel Zeit einsparen, da keine Zeit mit der Suche nach Dateien verschwendet wird.
#4 Persönliches Dashboard
Der Aufbau von Projektmanagement Tools hat sich in der Vergangenheit stark gewandelt. Früher waren die Anwendungen häufig noch sehr „oldschool“, mittlerweile sind die Programme sehr modern und visuell ansprechend aufbereitet.
Für Nutzer der Programme ist das Dashboard das zentrale Element für die tägliche Arbeit. Dieses können die Nutzer individuell aufbauen und gestalten. Dort lassen sich beispielsweise alle anstehenden Aufgaben, der allgemeine Projektfortschritt, To-Do’s und vieles weiteres übersichtlich darstellen.
#5 Projektreporting
Je größer ein Projekt, desto wichtiger wird das Projektreporting. Bei größeren Projekten sind viele unterschiedliche Mitarbeiter und ggf. auch externe Dritte beteiligt, weshalb es schwer ist, überhaupt festzustellen, wie der aktuelle Projektstand aussieht.
Mithilfe des Projektreportings kann man die Projektfertigstellung, Projektkennzahlen, angefallene Arbeitsstunden, Kosten und weitere Informationen überwachen. Hierdurch wird es möglich, einen umfassenden Überblick über das Projekt zu erhalten und darauf aufbauend ggf. das weitere Projektvorgehen anzupassen.
Es können auch individuelle Projektberichte erstellt werden, in denen die wichtigsten Daten zusammengefasst werden. Die Berichte können dann Tabellen, Graphiken etc. enthalten.