Wenn sich Ihr Unternehmen aktuell mit der Frage beschäftigt, ob eine Workforce Management Software im Unternehmen eingeführt werden soll oder nicht, könnte dieser Beitrag für Sie nützlich sein.
Workforce Management Systeme erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Insbesondere bei Dienstleistungsunternehmen kommen die Anwendungen immer häufiger zum Einsatz. Viele IT-Berater und Experten empfehlen die Anwendungen, doch was genau ist eine WFM Software überhaupt? Welche Funktionen hat die Software und wer nutzt die Anwendungen?
Um Sachverhalte strukturiert zu analysieren, bietet es sich oftmals an, die allgemeinen W-Fragen abzuarbeiten. Um Ihnen den Begriff der Workforce Management Software möglichst kompakt zu erläutern, werden die folgenden W-Fragen beantwortet:
- Was ist eine Workforce Management Software?
- Wer nutzt eine WFM Software?
- Warum sollte ein Unternehmen eine Workforce Management Software nutzen?
- Wie kann man eine WFM Software nutzen?
1.Was ist eine Workforce Management Software?
Workforce Management beinhaltet allgemein alle Prozesse, die in einem Unternehmen zur Mitarbeitereinsatzplanung, Arbeitszeiterfassung, Personalbedarfsermittlung und sonstigen Personalplanungsprozessen notwendig sind. Eine WFM Software integriert all diese Prozesse in einer einheitlichen Softwareanwendung. Insgesamt dient die Software damit als zentrale Schaltstelle der Personallogistik und soll dafür sorgen, dass die Personalressourcen in einer Firma optimal eingesetzt werden.
2. Wer nutzt eine WFM Software?
Grundsätzlich kommt der Einsatz eines Workforce Management Systems für Unternehmen jeder Größe in Frage. In der Praxis kommen die Anwendungen jedoch zumeist in sehr personalintensiven Branchen zum Einsatz. Hierzu gehören u.a.: Produktion, Einzelhandel, Call-Center, Gesundheitswesen sowie Hotel- und Gastgewerbe.
Der Einsatz ist zudem auch in Unternehmen sinnvoll, die besonders viele Mitarbeiter auf Stundenbasis oder als Teilzeitkräfte beschäftigen. Dort sind die Fluktuationsraten sehr hoch und die gesamte Personalplanung ist sehr kompliziert. Auch dort kommen die WFM Anwendungen zum Einsatz.
3. Warum sollte ein Unternehmen eine Workforce Management Software nutzen?
Ein zentraler Vorteil einer modernen WFM Lösung ist, dass sich durch den Einsatz großes Kosteneinsparpotenzial heben lässt. Durch eine zentralisierte und strukturierte Planung können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter optimal im Sinne der Unternehmensziele genutzt werden. Hierdurch kann die gesamte Produktivität des Unternehmens gesteigert werden.
Eine manuelle Planung ist insbesondere bei größeren Firmen kaum möglich. Eine Workforce Management Software ermöglicht es, große Datenmengen zu analysieren und bei den Planungsarbeiten zu berücksichtigen. Hierdurch lassen sich beispielsweise auch Prognosen für den zukünftigen Personalbedarf erstellen, auf die dann ggf. frühzeitig reagiert werden kann.
Insgesamt führt der Einsatz einer solchen Software dazu, dass weniger administrativer Aufwand für die Personalplanung anfällt. Viele Verwaltungsprozesse lassen sich mithilfe einer WFM Anwendung automatisieren.
Eine WFM Software erleichtert nicht nur den Planenden die Arbeit, sondern unterstützt auch alle anderen Mitarbeiter. Moderne Anwendungen verfügen zumeist über Self-Service Funktionen, dies es den Mitarbeitern erlauben, eigenständig Zugriff auf die Software zu nehmen. Hierdurch können diese beispielsweise die eigenen Arbeitspläne einsehen.
4. Wie kann man eine WFM Software nutzen?
Bei dieser Frage kann grundsätzlich zwischen den Bereitstellungsmodellen On-Premises und Software-as-a-Service unterschieden werden. Die On-Premises Option stellt das klassische Bereitstellungsmodell einer Software dar. Ein Unternehmen kauft die Software in diesem Fall und kann diese anschließend auf dem eigenen Server installieren. Bei einer Cloud bzw. Software-as-a-Service (SaaS) WFM Software wird die Software nicht gekauft, sondern gemietet. Das Hosting übernimmt in diesem Fall der Softwarehersteller. Welches der beiden Modelle für ein Unternehmen vorteilhafter ist, muss individuell abgeklärt werden. Wenn Sie mehr über die Vor- und Nachteile der beiden Bereitstellungsmodelle erfahren möchten, erhalten Sie hier weitere Informationen.
Fazit
Workforce Management Lösungen sind interessante Softwareprodukte für Unternehmen, die über einen großen Personalstamm verfügen und diesen verwalten müssen. Moderne Anwendungen lassen sich mittlerweile problemlos in die IT-Infrastruktur eines Unternehmens integrieren. Über Schnittstellen lassen sich beispielsweise die Personaldaten mit einer HR Software austauschen. Wenn ein Unternehmen Probleme bei der Personalplanung hat, sollte es dringend über die Anschaffung einer WFM Software nachdenken. Wenn Sie sich über Softwareprodukte informieren möchten, können Sie hierfür unser Verzeichnis für WFM Software nutzen.