Hat eine Firma sich dazu entschieden, eine neue Workforce Management Software zu beschaffen, muss es nur noch das richtige Softwareprodukt finden. Das Angebot an WFM Softwarelösungen ist jedoch enorm groß, weshalb besonders kleinen und mittelgroßen Firmen die Softwareauswahl schwer fällt.

Bei der Auswahl einer neuen Software spielen unterschiedliche Faktoren eine Rolle. Hierzu zählt u.a. der benötigte Funktionsumfang, die Unternehmensgröße sowie die Preisgestaltung. Ein weiteres wichtiges Auswahlkriterium ist das Bereitstellungsmodell.

Hier kann grundsätzlich zwischen dem On-Premises und Cloud bzw. Software-as-a-Service Modell unterschieden werden.

Der On-Premises Ansatz entspricht dem klassischen Softwarekauf. Hierbei kauft eine Firma die Workforce Management Software für einen einmaligen Kaufpreis vom Softwarehersteller. Anschließend wird das Softwareprogramm auf den eigenen Servern im Unternehmen installiert. Folglich wird das Hosting vom Softwarehersteller selbst ausgeführt.

Das Cloud Modell hat sich erst in den letzten Jahren am Markt durchgesetzt. Bei diesem Ansatz kauft der Kunde die WFM Software nicht, sondern mietet diese. Der Kunde hat online Zugriff auf die Softwarelösung. Das Hosting der Software wird bei diesem Ansatz folglich vom Softwareanbieter übernommen.

Beim Prozess der Softwareauswahl stellt die Entscheidung, ob eine Cloud oder On-Premises Workforce Management genutzt werden soll, einen der ersten und wichtigsten Schritte dar. Bei beiden Modellen gibt es Aspekte, die für das jeweilige Bereitstellungsmodell sprechen. Um Sie bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen, sind im Folgenden die wesentlichen Vorteile der beiden Ansätze aufgeführt.

On-Premises Workforce Management Software

Datenkontrolle

Unternehmensdaten enthalten oftmals sensible Informationen, die nicht in die falschen Hände geraten dürfen. Beispielsweise sind in der Datenbank einer Workforce Management Software wichtige Kunden- und Mitarbeiterinformationen gespeichert. Wenn diese Informationen publik werden, kann dies zu einem erheblichen Imageschaden führen. Außerdem würden die Informationen dann auch für Konkurrenzunternehmen einsehbar sein, wodurch es möglich wird, dass Kunden abgeworben werden.

Eines der entscheidenden Charakteristika einer WFM On-Premises Lösung ist, dass das Hosting vom Unternehmen selbst übernommen wird. Das Unternehmen weiß also ganz genau, wo und wie die Daten abgespeichert werden und hat selbst unmittelbaren Einfluss. Bei einer cloudbasierten Lösung wird dieser Prozess hingegen vom Softwarehersteller übernommen. Wie genau der Anbieter die Unternehmensdaten abspeichert ist oftmals nicht klar.

Wenn eine Firma sich um die Datenhoheit und -sicherheit fürchtet, macht die Anschaffung einer On-Premises Anwendung für das Unternehmen Sinn, da das Unternehmen bei diesem Modell die volle Kontrolle über die Daten hat. Der Umfang der Sicherheitsmaßnahmen kann vom Unternehmen selbst festgelegt werden.

Individualisierbarkeit

Jedes Unternehmen ist unterschiedlich und hat deshalb auch andere Anforderungen an eine WFM Software. Dies ist auch der Grund dafür, dass es keine Standardsoftware gibt, die allen Ansprüchen einer Firma zu 100% gerecht wird. Für Unternehmen mit speziellen Anforderungen ist es deshalb wichtig, dass es möglich ist, Anpassungen an den Softwareprodukten vornehmen zu können.

Im Gegensatz zu einer SaaS Lösung ist dies bei einer On-Premises Software möglich. Die On-Premises Software wird vom Unternehmen gekauft. Anschließend kann die Software entsprechend den eigenen Anforderungen individualisiert werden. Hierfür fallen in der Regel zwar Extrakosten an, jedoch kann diese Investition schnell wieder eingespielt werden, wenn die Software dafür perfekt im Unternehmen genutzt werden kann.

Wenn für ein Unternehmen insbesondere die Anpassungsfähigkeit einer Software wichtig ist, stellt eine WFM Software, die als On-Premises Lösung angeboten wird, die richtige Alternative dar.

Workforce Management Software aus der Cloud

Geringer administrativer Aufwand

Entscheidet sich ein Betrieb für eine On-Premises Lösung, ist es selbst für die Bereitstellung der Software verantwortlich. Bei einer WFM Software, die als Cloud Lösung bzw. Software-as-a-Service angeboten wird, ist dies nicht der Fall. Hierdurch kann die IT-Abteilung einer Firma stark entlastet werden.

Eine SaaS WFM Lösung kann als ein All-in-One Softwarepaket verstanden werden. Damit ist gemeint, dass in den Mietzahlungen bereits alle administrativen und technischen Aufgaben enthalten sind. Hierzu gehören beispielsweise:

• Bereitstellung einer IT-Infrastruktur
• Updates
• Wartungsarbeiten

Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen macht die Anschaffung einer SaaS Anwendung Sinn, weil diese oftmals nicht über die Ressourcen verfügen, um die administrativen Aufgaben selbst zu erledigen.

Wenn eine Firma sich nicht um technische und administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Nutzung einer Workforce Management Software kümmern möchte, stellt eine Software-as-a-Service Lösung die richtige Option dar.

Keine Investitionskosten

Hinsichtlich der Preisgestaltung unterscheiden sich die beiden Bereitstellungsmodelle dahingehend, dass eine WFM On-Premises Software für einen einmaligen Preis gekauft und eine WFM Software-as-a-Service Lösung für ein monatliches Entgelt gemietet wird.

Finanziell bedeutet dies für ein Unternehmen, dass es bei einer On-Premises Lösung zu Beginn zu einem hohen Liquiditätsabfluss kommt. Bei der Cloud Option ist dies nicht der Fall, da sich die Zahlungen über den gesamten Nutzungszeitraum strecken.

Welche der beiden Optionen hinsichtlich der Gesamtkosten attraktiver ist, muss berechnet werden, indem die Kosten auf die gesamte Nutzungsdauer hochgerechnet werden. Möchte ein Unternehmen die eigene Liquidität schonen, stellt der SaaS Ansatz die bessere Alternative dar. Insbesondere für KMUs ist eine cloudbasierte WFM Software aufgrund des geringen Liquiditätsabflusses zu Beginn der Nutzung interessant.

Insgesamt sind beide Bereitstellungsmodelle für Unternehmen interessant. Welche der beiden Alternativen besser für ein Unternehmen geeignet ist, muss individuell für jede Firma einzeln bestimmt werden.