Wie finde ich die richtige WFM Software und wie führe ich diese am besten im eigenen Unternehmen ein? Viele Unternehmen, die sich im Zuge der eigenen Digitalisierungsstrategie mit der Anschaffung einer neuen Workforce Management Software beschäftigen, stehen vor dieser Frage. Da die Anschaffung einer neuen Software nicht häufig vorkommt, kennen sich die Unternehmen meist nicht mit den notwendigen Abläufen aus. Im Folgenden sind deshalb ein paar Vorschläge aufgeführt, die den Weg einer optimalen Softwareauswahl und -einführung skizzieren.

1.Wer ist verantwortlich und wer soll Teil des Projektteams sein?

Um den Prozess der Softwareauswahl voranzutreiben, ist es entscheidend, dass klare Verantwortlichkeiten definiert werden. Nur so wird deutlich, wer für den Prozess der Einführung einer neuen WFM Software die Verantwortung trägt.

Darüber hinaus stellt der Prozess keine Einzelleistung dar. Damit die Implementierung der neuen Softwareanwendung ein Erfolg wird, braucht es das richtige Team. Nur so kann sichergestellt werden, dass die passende Software ausgewählt und richtig im Unternehmen eingeführt wird.

Doch wer sollte im Team sein? Um das Projektteam bestmöglich zusammenzustellen, sollte zunächst die Frage gestellt werden, wer im Unternehmen mit der Workforce Management Software in Berührung kommt. Auf den ersten Blick sollten insbesondere IT-Fachleute sich um die Anschaffung der neuen Software kümmern, jedoch nutzen insbesondere die Mitarbeiter im Außendienst und die Planenden das Softwareprogramm. Deshalb sollten beim Prozess der Softwareauswahl auch unbedingt Mitarbeiter aus diesen Unternehmensbereichen beteiligt werden.

Das Projektteam sollte folglich möglichst divers aufgestellt sein. Nur so lässt sich sicherstellen, dass bei der Auswahl einer Workforce Management Software die Charakteristika berücksichtigt werden, die tatsächlich im Praxisalltag benötigt werden.

2. Welche Features werden benötigt?

Die Basis für den Prozess der Softwareauswahl stellt die Definition der wichtigsten Anforderungen an eine WFM Software dar. Um die entscheidenden Anforderungen zu definieren, muss zunächst eine Analyse der bestehenden Prozesse des Workforce Managements im eigenen Unternehmen erfolgen. Überprüfen Sie möglichst objektiv, wie die aktuelle Disposition der Mitarbeiterressourcen abläuft und welche Faktoren und Daten hierbei zu berücksichtigen sind. Sind beispielsweise Funktionen für die Personaleinsatzplanung besonders wichtig? Müssen die Mitarbeiter auch mobil auf die Workforce Management Software Zugriff haben können? Soll eine Funktion zur Arbeitszeiterfassung integriert sein?

Wenn Sie eine Liste mit den wichtigsten Anforderungen erstellt haben, können Sie diese als Basis für die weiteren Prozesse der Softwareauswahl verwenden. Sie können die verschiedenen Anforderungen priorisieren und bestimmte Funktionen als „Dealbreaker“ festlegen. Damit ist gemeint, dass wenn diese Funktionen nicht in einer WFM Software enthalten sind, die entsprechende Software überhaupt nicht bei der weiteren Softwareauswahl berücksichtigt wird.

3. Software-Vergleich

Nun kommt der spannendste Schritt auf dem Weg zur neuen WFM Software: der Software-Vergleich. Das Angebot an Workforce Management Softwareprodukten ist sehr groß und kann zu Teilen sehr unübersichtlich sein. Um den Prozess der Softwareauswahl möglichst strukturiert zu gestalten, sollten Sie sich zunächst ca. 5-7 Softwareprodukte heraussuchen, die für Sie allgemein in Frage kommen. Anhand der von Ihnen unter Punkt 2 ermittelten Anforderungen können Sie die einzelnen Produkte bewerten. Hierfür können Sie beispielsweise eine Excel-Tabelle erstellen und den Softwareanwendungen für jede Funktion einen Score zuordnen. So können Sie sich schnell einen Überblick darüber verschaffen, inwieweit die Softwareprodukte Ihren Anforderungen gerecht werden.

Bei der Beurteilung der Workforce Management Lösungen können Sie auf die offiziellen Informationen der Hersteller oder auch Bewertungen anderer Benutzer zurückgreifen. Zusätzlich bietet es sich außerdem an, die Softwareprodukte selbst zu testen. Ein Großteil der Hersteller bietet für die eigenen Produkte auch eine Testversion an. Eine Liste mit Workforce Management Softwareprogrammen, die kostenlos getestet werden können, erhalten Sie hier.

4. Einführung

Nachdem Sie sich für die passende Workforce Management Software entschieden haben, folgt die Implementierung der Softwareanwendung. Damit die Anschaffung der neuen Software langfristig ein Erfolg wird, ist dieser Step enorm wichtig. Nur wenn das System von den Mitarbeitern angenommen und richtig eingesetzt wird, kommen die Vorteile des Programms zur Geltung.

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Implementierung ist die Kommunikation. Viele Mitarbeiter stehen neuen Softwarelösungen kritisch gegenüber. Um die Mitarbeiter „mitzunehmen“ ist es wichtig, dass die Gründe für die Anschaffung der neuen Software offen kommuniziert werden. Auch die Auswirkungen auf den Arbeitsalltag der einzelnen Mitarbeiter sollten dargestellt werden. Zudem sollten die Arbeitnehmer auch die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen.

Am besten sollten Sie sich selbst in die Lage der Mitarbeiter versetzen. Darauf aufbauend können Sie schnell feststellen, welche Aspekte aus Sicht der Mitarbeiter wichtig sind. Diese können dann bei der Einführung explizit adressiert werden.

5. Weiterbildung

Nach Einführung der neuen Softwarelösung ist der gesamte Prozess jedoch noch nicht abgeschlossen. Damit die WFM Software bestmöglich im Unternehmen eingesetzt werden kann, sollten die Mitarbeiter im Umgang mit dem Programm stetig fortgebildet werden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass das gesamte Potenzial der Software gehoben wird. Für ein Unternehmen sind Schulungen zwar mit einem finanziellem Aufwand verbunden, jedoch können die Kosten hierfür langfristig durch die steigende Produktivität der Mitarbeiter schnell wieder hereingeholt werden.

Wichtig ist auch, dass regelmäßig Feedback der Anwender eingeholt wird. Hierbei können die Mitarbeiter beispielsweise hinsichtlich der bisherigen Nutzungserfahrungen befragt werden. So können frühzeitig potenzielle Probleme identifiziert werden. In diesen Fällen kann ein Unternehmen sich dann ggf. auch an den Softwarehersteller wenden, um gemeinsam die aufgetretenen Schwierigkeiten zu analysieren und zu beheben.

Die Auswahl und die anschließende Einführung einer neuen Workforce Management Software sind mit viel Aufwand verbunden. Langfristig macht sich der betriebene Aufwand jedoch bezahlt. Durch eine Workforce Management Software kann der Personaleinsatz optimiert werden und die Produktivität eines Unternehmens gesteigert werden. Wenn eine Firma sich beim Prozess der Softwareauswahl und -implementierung an den oben aufgeführten Schritten orientiert, lässt sich der Aufwand minimieren und die neue Software möglichst schnell und produktiv im Unternehmen einführen.