Um einen langfristigen Unternehmenserfolg sicherzustellen, ist ein optimales Management der Mitarbeiter entscheidend. Diese stellen das Rückgrat eines jeden Unternehmens dar und halten den Laden am laufen. Viele Firmen setzen deshalb bereits eine Workforce Management Software ein, die bei der gesamten Personalplanung und -logistik unterstützt.
Unabhängig davon wie gut eine WFM Software ist, um das gesamte Potenzial eines professionellen Workforce Managements zu heben, ist eine übergeordnete Workforce Management Strategie entscheidend.
Wo früher viele Entscheidungen aus dem Bauch getroffen wurden, rücken nun bei der Entscheidungsfindung Daten immer mehr in den Vordergrund. Insbesondere die technischen Weiterentwicklungen der WFM Softwarelösungen ermöglichen die Nutzung interner sowie externer Datenquellen.
Auf Basis einer WFM Software lassen sich beispielsweise datengetriebene Analysen der aktuellen Personalsituation durchführen. Hierbei kann der aktuelle Mitarbeiterbestand unter Berücksichtigung der zukünftigen Ansprüche analysiert werden. Darauf aufbauend lassen sich ggf. zukünftige Personallücken frühzeitig identifizieren. Ein Unternehmen hat hierdurch die Möglichkeit, einen Personalplan zu entwickeln, um den zukünftigen Personalmangel zu verhindern. Hierfür kommen Rekrutierungsmaßnahmen in Betracht.
Auch eine Analyse der Qualifikationen und Fähigkeiten des Personalstamms kann für eine optimale Personalplanung entscheidend sein. Hierfür können die zukünftigen Anforderungen an die Mitarbeiter mit den derzeitigen Fähigkeiten verglichen werden. Liegt eine negative Differenz vor, kann ein Unternehmen frühzeitig mit Schulungen oder anderen Weiterbildungsmaßnahmen reagieren. Das Personal kann hierdurch frühzeitig auf die zukünftigen Anforderungen vorbereitet werden.
Strategien eines professionellen Workforce Managements
Da sich Unternehmen je nach Branche, Größe und weiteren Faktoren unterscheiden, gibt es auch keine einheitliche Workforce Management Strategie, die für alle Unternehmen gleichermaßen in Betracht kommt. Aufgrund der unterschiedlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen ist für jedes Unternehmen eine unterschiedliche WFM Strategie richtig. Im Folgenden sind drei unterschiedliche Ansätze für ein professionelles Workforce Management aufgeführt.
a. Regionaler Ansatz
Eine regionale Workforce Management Strategie kommt insbesondere für größere Unternehmen in Betracht, die über mehrere Standorte verfügen. Eine zentral gesteuerte Personalplanung über alle Niederlassungen hinweg, ist aufgrund mehrerer Gründe nur schwer umsetzbar. Insbesondere aufgrund von regionalen Besonderheiten, fehlender Flexibilität, regionaler Richtlinien und Gesetzen ist eine zentrale Planungsarbeit nur schwer umsetzbar. Folglich macht bei einem großen Unternehmen mit mehreren Standorten eine regional orientiere Workforce Management Strategie mehr Sinn.
b. Mehrstufige Strategie
Bei einer mehrstufigen Workforce Management Strategie stehen insbesondere die unterschiedlichen Unternehmensebenen im Vordergrund. Bei diesem Ansatz wird bei der Personallogistik berücksichtigt, dass im Unternehmen unterschiedliche Positionen vorliegen, die jeweils einen individuellen Umgang erforderlich machen.
So können die Schwerpunkte des Workforce Managements auf Ebene der verschiedenen Positionen stark voneinander abweichen. So kann auf der Management Ebene der Schwerpunkt auf der strategischen Nachfolgeplanung liegen, so dass frühzeitig neues qualifiziertes Führungspotenzial rekrutiert wird. Bei einem Industrieunternehmen kann beispielsweise auf Ebene der Fabrikarbeiter der Fokus auf der operativen Einsatzplanung liegen, so dass es zu keinen Fehlzeiten kommt und die Produktion sauber läuft. Hierfür ist es entscheidend, dass die Einsatzzeiten beispielsweise mithilfe von Schicht- und Dienstplänen sauber geplant werden.
c. Wachstumsstrategie
Eine junge aufstrebende Firma setzt bei der Personalplanung einen ganz anderen Fokus als ein etabliertes Unternehmen. In der Wachstumsphase liegt der Schwerpunkt auf der schnellen Personalbeschaffung, damit ein schnelles Unternehmenswachstum möglich wird. Hat ein Unternehmen jedoch eine gewisse Unternehmensgröße erreicht, sollte auch die Workforce Management Strategie angepasst und wie das gesamte Unternehmen „erwachsen“ werden. In einem solchen Fall rückt der Fokus weg von der reinen Personalbeschaffung. Der Schwerpunkt liegt nun mehr auf der operativen Personalplanung, um den Mitarbeitereinsatz zu optimieren. Auch der Weiterbildung des eigenen Personals kommt eine höhere Bedeutung zu.
Die Umsetzung einer professionellen Workforce Managements Strategie bringt für jedes Unternehmen Vorteile mit sich. Durch die Analyse der eigenen Anforderungen und Unternehmenseigenschaften kann festgelegt werden, welche Schwerpunkte bei den Planungsarbeiten zu legen sind.