Ihr Unternehmen haben Sie gegründet, weil Sie eine Marktchance entdeckt oder Ihr Hobby zum Beruf machen konnten. Nicht jedoch haben Sie Ihr Unternehmen gegründet, um sich abends den Kopf über die eigene Buchhaltung zu zerbrechen.
Insbesondere wenn Ihr Unternehmen noch kleiner ist und Sie es sich nicht leisten können, extra jemanden für das Rechnungswesen einzustellen, werden Sie jedoch an der Buchhaltung nicht vorbeikommen. Diese muss erledigt werden.
Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, die Ihnen die Buchhaltung deutlich vereinfachen können. Wir haben diese für Sie herausgesucht und im Folgenden aufgeführt.
1.Verwenden Sie ein passendes Buchhaltungsprogramm
Selbstverständlich können Sie versuchen Ihre Buchhaltung manuell per Hand zu erledigen, wir können Ihnen hiervon jedoch nur abraten. Sie machen sich selbst sehr viel Arbeit und die Chance ist groß, dass sich Fehler einschleichen.
Mit einer passenden Buchhaltungssoftware haben Sie die Möglichkeit, schnell und zu großen Teilen auch automatisiert die eigene Buchhaltung zu erledigen. Die Investition zahlt sich schon nach kurzer Zeit aus. Teilweise gibt es sogar Buchhaltungsprogramme, die kostenfrei zur Verfügung stehen.
Mit einer professionellen Softwareanwendung können Sie Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen und entsprechende Buchungen teilweise automatisiert vornehmen. Die meisten Programme bieten beispielsweise auch Funktionen für das Mahnwesen und viele weitere Unternehmensbereiche an.
2. Überwachen Sie Ihre Unternehmenszahlen
Damit Sie über die finanzielle Situation nicht den Überblick verlieren, sollten Sie Ihre Unternehmenszahlen stetig überwachen. Hierfür gibt es verschiedene Instrumente auf die Sie zurückgreifen können.
Am naheliegendsten ist es, mithilfe von Excel umfassende Reports zu erstellen. Hier kommt man jedoch sehr schnell durcheinander. Viel einfacher ist es, auf vordefinierte Berichte aus einer Buchhaltungssoftware zurückzugreifen.
Die gängigsten Instrumente sind hierbei Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Liquiditätsrechnung. Das Gute ist, dass Sie diese Berichte per Klick mit Ihrer Buchhaltungssoftware erstellen können. Sie müssen lediglich die Geschäftsvorfälle zeitnah erfassen und die Berechnungen werden anschließend automatisiert von dem Buchhaltungsprogramm ausgeführt.
3. Trennen Sie private und berufliche Ausgaben
Viele machen den Fehler, die privaten Finanzen mit den Unternehmensfinanzen zu vermischen. Die Versuchung ist auch groß, dass man beispielsweise eine Kreditkarte für beide Ausgabearten verwendet. Dies birgt jedoch ein sehr großes Fehlerpotenzial.
Für Sie bedeutet es außerdem einen enormen Mehraufwand. Spätestens bei der finalen Erstellung des Jahresabschlusses müssen Sie alle Ausgaben wieder auseinanderrechnen und entsprechende Buchungen vornehmen. Dies im Nachgang durchzuführen ist sehr komplex und zeitaufwendig. Viel einfacher ist es, wenn die Ausgaben direkt getrennt erfasst werden, indem Sie eine private Kreditkarte für Privatausgaben und eine Firmenkreditkarte für Unternehmensausgaben verwenden.
4. Buchen Sie zeitnah
Sie können sich viel Zeit sparen, wenn Sie Geschäftsvorfälle immer zeitnah erfassen. Je weiter dieser zurückliegt, desto schwieriger wird es, diesen korrekt zu erfassen.
Tipp: Setzen Sie sich nach jeden Monat eine Frist, bis wann Sie alle Geschäftsvorfälle für den entsprechenden Monat erfasst haben wollen.
Moderne Buchhaltungsprogramme bieten außerdem die Möglichkeit an, das eigene Geschäftskonto mit der Software zu verknüpfen. Die empfangenen oder ausgehenden Ausgaben können dann automatisiert in entsprechende Buchungen umgesetzt werden. Hierdurch verringert sich Ihr Aufwand noch weiter.
Immer mehr Buchhaltungssoftwareanwendungen haben mittlerweile auch Funktionen zur automatischen Belegerfassung integriert. Hiermit können Sie beispielsweise einfach einen Beleg per Handy einscannen und erhalten dann anschließend einen Buchungsvorschlag vor der Software. Diesen müssen Sie dann nur noch annehmen und der Geschäftsvorfall ist erfasst. Ganz einfach.