In der Gründungsphase des Unternehmens setzen die meisten kleinen Betriebe auf gängige Office-Programme für die Verwaltung. Tabellenkalkulationsprogramme etc. können für den Start ausreichend sein, schnell stoßen diese Anwendungen jedoch an ihre Grenzen.
Schnell kann es passieren, dass Sie viel zu viel Zeit mit Verwaltungsarbeiten und der Buchhaltung verbringen und nicht mehr den Fokus auf das operative Geschäft legen können. In diesem Artikel zeigen wir ihnen auf, wann ihre Firma eine Software für die Buchhaltung nutzen sollte.
Was genau ist ein Buchhaltungsprogramm?
Zunächst wollen wir aber kurz klarstellen, was genau unter einer Buchhaltungssoftware zu verstehen ist. Buchhaltungsprogramme haben sich in den letzten Jahren stetig weiterentwickelt und der Funktionsumfang hat stark zugenommen.
Wesentlicher Zweck eines Buchhaltungsprogramms ist es, einen Betrieb bei allen buchhalterischen Aufgaben zu unterstützen und hierbei einen Großteil der Arbeiten zu automatisieren. Die Anwendungen beinhalten Funktionen für das Einbuchen von Geschäftsvorfällen, Rechnungs- und Angebotserstellung, Zahlungsabwicklung und Reporting. Von Firmen werden die Programme täglich eingesetzt. Über Schnittstellen können die Buchhaltungsdaten optional an einen Steuerberater übermittelt werden, der sich dann um die Erstellung des Jahresabschlusses auf Basis der bereitgestellten Daten kümmert.
Welche Anzeichen dafür gibt es, dass sich die Anschaffung einer Buchhaltungsanwendung für meine Firma lohnt?
1.Sie verschwenden zu viel Zeit mit administrativen Tätigkeiten
Bei einem Großteil der Büroarbeiten handelt es sich um repetitive Arbeiten, die einfach, aber leider auch zeitintensiv sind. Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, haben Sie im Alltag diverse Dinge zu erledigen und damit eigentlich keine Zeit für Verwaltungsaufgaben. Ein Buchhaltungsprogramm stellt hierbei nun ein Instrument dar, um die Buchhaltungstätigkeit weitestgehend zu automatisieren. Hierdurch sparen Sie viel Zeit ein und können sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren.
2. Es liegen keine Fachkenntnisse vor
Firmeninhaber kennen sich mit ihrem Geschäftszweig bestens aus, verfügen jedoch nicht immer über Fachwissen im Bereich Rechnungswesen. Viele Bestandteile der Buchhaltung kann man sich schnell beibringen und sind logisch herleitbar. Für manche Bereiche braucht es aber spezielle Kenntnisse. Wenn Sie nun bestimmte Sachverhalte in der Buchhaltung erfassen wollen, sich jedoch nicht sicher sind, wie dies zu erfolgen hat, müssen Sie eine zeitintensive Recherche betreiben. Buchhaltungssoftwarelösungen können Sie jedoch mithilfe von Buchungsvorschlägen, FAQ Bereiche und Datenbanken unterstützen.
3. Sie nutzen diverse unterschiedliche Programme
An dem Einsatz einer Software kommt mittlerweile kein Unternehmen mehr vorbei. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Softwareprogrammen für Unternehmen, die sich jeweils auf verschiedene Unternehmensbereiche fokussiert haben. Wenn Sie in ihrem Betrieb unterschiedliche Programme einsetzen, kann es schnell passieren, dass Sie durcheinander kommen. Ein Buchhaltungsprogramm können Sie als stabile Basis für ihr Unternehmen nutzen. Dieses dient dann als zentrales Werkzeug für die Verwaltungsarbeiten und führt diese in einer Software zusammen.
4. Laufen Sie ihren Rechnungen hinterher und verlieren manchmal den Überblick?
Je größer ihre Firma wird und je mehr Kunden diese hat, desto schwieriger wird es, den Überblick über die verschiedenen Aufgaben zu behalten. Um sicherzustellen, dass tatsächlich auch alle Rechnungen bezahlt werden, ist ein stetiger Abgleich zwischen den ausstehenden Rechnungen und Zahlungseingängen notwendig. Moderne Buchhaltungssoftwarelösungen können Sie mit ihrem Geschäftskonto verbinden. Hierdurch wird ein automatisierter Abgleich möglich. Auch integrierte Funktionen für das Mahnwesen ermöglichen es, automatisiert Zahlungserinnerungen an Kunden zu verschicken.
Zusammenfassend festzuhalten ist, dass Buchhaltungsprogramme die Büroarbeit enorm erleichtern und Firmen hierdurch viel Zeit einsparen. Insbesondere vor dem Hintergrund der geringen Preise von Buchhaltungsprogrammen, lohnt sich die Anschaffung einer Software bereits bei sehr kleinen Gesellschaften.