Jeder hat den Begriff schon einmal in seinem Leben gehört – Doch was genau ist wirklich ein Buchhaltungsprogramm und welchen Mehrwert bietet es einem Unternehmen? Der Funktionsumfang moderner Softwarelösungen für Firmen ist auf den ersten Blick nicht immer klar nachvollziehbar und wird von Softwareunternehmen unterschiedlich interpretiert. In diesem Beitrag wollen wir Ihnen daher einen Überblick über Buchhaltungsprogramme verschaffen.

Auf den Punkt gebracht ist ein Buchhaltungsprogramm eine Softwarelösung, die es einem Betrieb ermöglicht, alle Geschäftsvorfälle während eines Geschäftsjahres zu erfassen und zu dokumentieren. Am Ende eines Geschäftsjahres lässt sich aus den erfassten Daten dann ein Jahresabschluss ableiten, welcher sich u.a. aus Bilanz und GuV zusammensetzt. Bei kleineren Firmen oder Selbstständigen reicht zumeist auch eine EÜR aus. Hierbei handelt es sich um eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Wie funktioniert ein Buchhaltungsprogramm?

Ein Buchhaltungsprogramm kann hinsichtlich der Funktionen grundlegend in zwei separate Bereiche unterteilt werden.

Der erste Bereich umfasst die klassische Buchung von Geschäftsvorfällen. Benutzern wird hierfür eine Eingabemaske zur Verfügung gestellt. In dieser kann ein Geschäftsvorfall in Form eines Buchungssatzes eingegeben werden. Hierbei kann es sich beispielsweise um den Rechnungseingang für eingekaufte Ware handeln. Um den jeweiligen Geschäftsvorfall im Nachgang auch zuordnen zu können, kann der Benutzer der Buchung einen Beleg zuordnen. Hier gilt der Buchhaltungsgrundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Dieser wird dann in der Software abgespeichert, so dass dieser ggf. im Nachgang wieder abgerufen werden kann.

Der zweite Teil umfasst die automatisierte Erfassung von Geschäftsvorfällen. Hierbei geht es zusammenfassend darum, dass Buchungen automatisiert vom Softwareprogramm durchgeführt werden. Als Beispiel können hierfür Zahlungsströme herangezogen werden. Um das Potenzial einer Buchhaltungssoftware bestmöglich ausnutzen zu können, sollten Sie die Software mit ihrem Geschäftskonto verbinden. Über eine Schnittstelle können dann Daten ausgetauscht werden. Wenn nun ein Zahlungsausgang oder -eingang erfolgt, wird dieser automatisch vom Programm erfasst und der entsprechende Buchungssatz gebildet. Hierdurch lässt sich viel Zeit sparen.

Wenn Sie wissen wollen, welche Funktionen ein Buchhaltungsprogramm hat, können Sie sich hier über den Funktionsumfang von Buchhaltungslösungen informieren.

Wie finde ich die richtige Software für meine Firma?

Die Auswahl eines Buchhaltungsprogramms stellt Unternehmen vor eine große Herausforderung. Aufgrund des großen Angebots ist es nicht leicht, die Software zu finden, die den eigenen Ansprüchen am besten genügt.

Die Buchhaltungssoftwarelösungen können sich heutzutage hinsichtlich diverser Merkmale unterscheiden. Bei manchen Programmen handelt es sich um schlichte Softwarelösungen, die ausschließlich für die wesentlichen Aspekte der Buchhaltung geeignet sind, andere Softwarelösungen verfügen über diverse weitere Funktionen wie z.B. Dokumentenverwaltung und Reportingfunktionen.

Der Beginn des Prozesses der Softwareauswahl sollte sein, dass Sie sich eine Liste mit den Funktionen erstellen, die das Programm unbedingt beinhalten sollte. Anhand dieser „Key-Features“ können Sie bereits eine Vorabauswahl treffen. Ein weiteres wichtiges Unterscheidungsmerkmal ist, ob es sich bei dem Programm um eine On-Premises Lösung oder Software-as-a-Service Lösung handelt. Ein Buchhaltungsprogramm, dass als On-Premises Lösung angeboten wird, kann lokal auf dem eigenen Rechner oder Server installiert werden. Eine SaaS Lösung wird hingegen vom Softwarehersteller gehostet und Nutzer haben online per Webbrowser Zugriff auf das Programm.

Am Ende sollten Sie eine Liste mit 5-6 Softwareprodukten haben, die für Ihr Unternehmen in Frage kommen. Weitere Informationen zu den einzelnen Produkten können Sie mit unserem Buchhaltungssoftware Vergleich erhalten.