Eine ordnungsgemäße und funktionierende Buchhaltung ist für ein Unternehmen im Hinblick auf den Unternehmenserfolg von ganz entscheidender Bedeutung. Ganz zu schweigen davon, dass diese auch rechtlich notwendig ist. Zusammenfassend beinhaltet diese die Erfassung und Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle während eines Geschäftsjahres. Ohne ein gut geführtes Buchhaltungssystem haben Unternehmen Schwierigkeiten mit der Finanzanalyse, der Planung und der Berichterstattung.

Für ein Unternehmen ist es praktisch unmöglich, die Buchhaltung manuell zu erledigen. Dies gilt vor allem für kleine Firmen und Selbstständige. Diese haben nun die Option, die Buchhaltung an einen Steuerberater auszulagern oder eine Accounting Software einzusetzen.

Die Auslagerung an einen Steuerberater kann sehr kostspielig werden, außerdem verliert das Unternehmen damit die Kontrolle darüber, die Geschäftszahlen schnell und effizient aufzubereiten. Der Einsatz einer Buchhaltungssoftware ist daher in den meisten Fällen die bessere und deutlich preiswertere Alternative.

Buchhaltungsprogramme verfügen über eine Vielzahl unterschiedlicher nützlicher Funktionen. Die wichtigsten haben wir im Folgenden zusammengefasst.

1.Zentrale Buchhaltung

Die Basis eines Buchhaltungsprogramms ist die Erfassung der Geschäftsvorfälle während eines Jahres und stellt damit die Hauptfunktion dar. Buchhaltungssoftwarelösungen stellen den Nutzern eine Maske zur Verfügung, in welcher die Geschäftsvorfälle mit Buchungssätzen erfasst werden können. Diese werden im sogenannten „Journal“ erfasst. Hieraus können dann automatisiert die wichtigsten Rechnungslegungsinstrumente wie Bilanz, GuV etc. abgeleitet werden.

2. Rechnungsstellung

Ein weiteres wichtiges Feature ist die Rechnungsstellung bzw. Fakturierung. Es gibt sogar Softwareprogramme, die ausschließlich für die Rechnungsstellung konzipiert wurden (Rechnungsprogramme). Die Rechnungserstellung mit einer Buchhaltungssoftware hat den Vorteil, dass die wichtigsten Kundendaten in der Software gespeicht werden können und automatisiert in die Rechnung übernommen werden können. Im Zuge der Rechnungsstellung kann dann der entsprechende Buchungssatz automatisiert in die Software übernommen werden.

3. Reporting

Für eine gut funktionierende Unternehmenssteuerung ist das Reporting ein entscheidender Faktor. Mithilfe eines Buchhaltungsprogramms lassen sich die wichtigsten Kennzahlen aufbereiten und visuell darstellen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Cash-Flow Rechnungen.

4. Lohn- und Gehaltsabrechnung

Buchhaltungsprogramme können auch Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung beinhalten. Mit dieser können dann die Gehälter aller Mitarbeiter erfasst und rechtssicher abgerechnet werden. Sie berücksichtigt auch das Urlaubsgeld, die Gehaltszulagen, Feiertage und weitere Besonderheiten. Kleinere Buchhaltungssoftwarelösungen beinhalten jedoch teilweise kein Feature für Gehaltsabrechnungen. Hier lohnt es sich dann ggf. zusätzlich auf eine spezialisierte Lohnabrechnungssoftware zurückzugreifen.

5. Kontenabstimmung

Die Verknüpfung eines Buchhaltungssystems mit einer Bank ermöglicht es den Unternehmen, ihre Finanzunterlagen mit den Bankauszügen abzustimmen. Schnell kann es passieren, dass es zu leichten Abweichungen bzw. Fehlern bei Buchungen kommt. Durch die Abstimmung mit den Daten auf den Konten wird sichergestellt, dass die erfassten Daten und damit auch die spätere Bilanz und GuV korrekt sind.

6. Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung stellt eine Nebenbuchhaltung zur „normalen“ Buchhaltung dar. Mit dieser werden alle Anlagengüter beim Zugang erfasst und anschließend überwacht. Hierzu gehören z.B. Grundstücke, Autos und Maschinen. Die zugehörigen Abschreibungen werden automatisiert in die Buchhaltung übernommen.