Der Umgang mit Unternehmensverträgen ist enorm komplex und mit viel Aufwand verbunden. Da es sich bei Unternehmensverträgen um äußerst wichtige Dokumente handelt, ist ein professioneller Umgang von großer Bedeutung.

Doch wie genau sollte eine Firma mit Unternehmensverträgen umgehen? In vielen Unternehmen gibt es oftmals noch keine standardisierten Prozesse für die Vertragsverwaltung. Dies ist insbesondere bei kleinen und mittelgroßen Unternehmen der Fall. Aus einem professionellen Umgang mit Unternehmensverträgen können sich jedoch große Vorteile ergeben. Wenn die Prozesse klar definiert sind, kann die Effizienz des Vertragsmanagements stark gesteigert werden.

Wenn Sie aktuell dabei sind, die Vertragsverwaltung in Ihrem Unternehmen neu auszurichten, ist dieser Beitrag für Sie genau richtig. Im Folgenden haben wir 5 Tipps herausgesucht, die Sie bei der Professionalisierung des Vertragsmanagements unterstützen sollen.

1.Zentrale Sicherung aller Unternehmensverträge

Unternehmensverträge enthalten sehr wichtige und zu Teilen auch sensible Informationen. Das Abspeichern und Archivieren bestehender Unternehmensverträge ist eine der grundlegenden Aufgaben des Vertragsmanagements. Werden Verträge in physischer Form in Aktenschränken gelagert, kann es schnell dazu kommen, dass Verträge verloren gehen. Für ein Unternehmen kann dies schwerwiegende Folgen haben.

Die elektronische Sicherung ist deshalb das beste Mittel um die Unternehmensverträge sicher zu archivieren. Mit einer Vertragsmanagement Software ist dies problemlos möglich. Eine solche Softwarelösung kann von einem Unternehmen als zentrale Plattform für die Vertragsverwaltung genutzt werden.

Nun sind die Unternehmensverträge Bestandteil des operativen Geschäfts. Mitarbeiter brauchen jederzeit Zugriff auf die Vertragsinformationen wie beispielsweise Fristen oder Zahlungsverpflichtungen. Die zentrale digitale Sicherung der Unternehmensverträge erlaubt es den Benutzern, die Verträge schnell zu durchsuchen. Vertragsmanagement Systeme enthalten in der Regel auch eine spezielle Suchfunktion, über welche die Benutzer schnell nach relevanten Vertragsinformationen suchen können. Im Vergleich zum klassischen „Akten wälzen“ ist dieser Weg deutlich effizienter.

2. Vertragsvorlagen

Jeder Vertrag ist unterschiedlich. Jedoch gibt es auch immer wieder Verträge, die hinsichtlich des generellen Aufbaus starke Gemeinsamkeiten aufweisen. Da die Vertragserstellung sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann, sollte ein Unternehmen allgemeine Templates erstellen, die bei der Vertragserstellung immer wieder verwendet werden können.

Ein Beispiel wären Arbeitsverträge. Hierbei handelt es sich in der Regel um standardisierte Vertragsunterlagen, die nur hinsichtlich mancher Parameter angepasst werden müssen. Jedes Mal von neuem einen Arbeitsvertrag zu entwickeln wäre viel zu aufwendig und kostspielig. Für einen solchen Vertrag sollte eine Firma eine Vertragsvorlage entwickeln und diese immer wieder verwenden.

Softwareprogramme können auch Funktionen beinhalten, die das Anpassen der Vertragsunterlagen stark vereinfachen. So können die Vertragsinformationen, die anzupassen sind, über ein Formular abgefragt werden und anschließend automatisiert bei der Vertragserstellung berücksichtigt werden.

3. Vertrags-Workflow Optimierung

Damit ein Vertrag offiziell unterschrieben werden kann, sind mehrere Prozesse zu durchlaufen. Insbesondere die Genehmigungsprozesse können sehr langwierig sein. Oftmals kann es auch passieren, dass die Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind.

Damit das Vertragsmanagement möglichst effizient durchgeführt werden kann, ist es hilfreich, wenn die Workflows klar definiert werden. Von der Vertragserstellung bis zur späteren Archivierung sollten die Abläufe klar festgelegt werden. Durch eine strukturierte Gestaltung des Vertragsmanagements lassen sich Unklarheiten vermeiden und der gesamte Prozess effizienter gestalten.

4. Fristenüberwachung

Ein weiterer wichtiger Aspekt eines professionellen Vertragsmanagements ist die Überwachung und Kontrolle von Vertragsfristen. Versäumt eine Firma eine wichtige Frist, kann dies mit hohen finanziellen Kosten verbunden sein. Je höher die Anzahl der Unternehmensverträge ist, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten.

Ohne digitale Hilfsmittel ist es kaum möglich, alle Vertragsfristen zu berücksichtigen. Ein Unternehmen kann beispielsweise für die Einhaltung der Fristen einen Vertragskalendar einrichten. Dort können dann direkt nach der Unterzeichnung der Vertragsdokumente alle Fristen hinterlegt werden. Über eine automatisierte Erinnerungsfunktion kann dann beispielsweise automatisch an eine Vertragsfrist erinnert werden.

Vertragsmanagement Programme beinhalten in der Regel auch eine Erinnerungsfunktion. Bei manchen Anwendungen ist auch nicht mal das manuelle Einpflegen der Fristen notwendig, da diese zu Teilen automatisiert erfasst und abgespeichert werden können.

5. Digitale Signaturen

Ist ein Vertrag fertig, muss dieser nur noch unterschrieben werden. Dies ist jedoch leichter gesagt als getan. Wenn es sich um Verträge handelt, die die Unterschriften mehrerer Personen erfordern, kann sich der Prozess stark in die Länge ziehen. Das entsprechende Dokument muss dann von Person zu Person weitergereicht werden. Ein Lösungsansatz ist hierbei die Implementierung einer Software für digitale Signaturen. Dies kann die Vertragserstellung enorm vereinfachen und den Prozess deutlich schneller gestalten. Die Verantwortlichen haben mithilfe der Software die Möglichkeit, die Vertragsunterlagen digital zu unterschreiben. Das mühsame Einsammeln der handschriftlichen Unterschriften wird dadurch nicht mehr nötig.

Insgesamt sollte ein Unternehmen jeder Größe das Vertragsmanagement professionalisieren. Wenn Sie die aufgeführten Schritte durchführen, machen Sie bereits einen großen Schritt in die richtige Richtung und können Ihr Vertragsmanagement deutlich effizienter aufstellen.