Die Vertragserstellung und -bearbeitung stellt einen der wichtigsten Schritte des Vertragslebenszyklus Managements dar. Setzt ein Unternehmen keine Vertragsmanagement Software mit integrierten Funktionen zur Vertragserstellung ein, werden die Vertragsdokumente in der Regel noch manuell mit Schreibprogrammen erstellt. Für die verantwortlichen Bearbeiter ist der Prozess der Vertragserstellung in diesem Fall mit enorm viel Aufwand verbunden und sehr zeitintensiv.

Obwohl ein Textverarbeitungsprogramm wie beispielsweise Word ein nützliches Werkzeug für den Büroalltag ist, stößt es bei der Vertragserstellung schnell an Grenzen. Da es sich bei Verträgen um sehr bedeutende Unterlagen handelt, können kleine Fehler zu großen finanziellen Auswirkungen führen.

Um die Vertragserstellung zu standardisieren und damit effizienter zu gestalten, setzen viele Unternehmen richtigerweise Vertragsvorlagen ein. Eine Vertragsvorlage entspricht im Wesentlichen einem Template, welches vom Bearbeiter nur an bestimmten Stellen anzupassen ist. Dies können beispielsweise die Namen der Vertragspartner sein.

Wird das Vertragstemplate nun mit einem Textverarbeitungsprogramm von einem Mitarbeiter bearbeitet, können sich unbeabsichtigt Fehler einschleichen. Schnell kann es passieren, dass es beim Einfügen von Informationen zu Änderungen des Vertragstextes kommt. Da bei Verträgen kleine Änderungen, große Auswirkungen haben können, stellt die Vertragserstellung auf Basis einer Textverarbeitungssoftware ein potenzielles Risiko dar. Zu Problemen kann es dadurch kommen, dass eine Vertragsvorlage unkontrolliert im Unternehmen zirkuliert. Wird das Dokument ohne Absprache mit der Rechtsabteilung weitergereicht, kann es passieren, dass Verträge auf Basis veralteter oder inkorrekter Vertragsvorlagen abgeschlossen werden.

Für Unternehmen stellt der Einsatz einer spezialisierten Software zur Vertragserstellung und -bearbeitung ein ideales Tool dar, um den Prozess der Vertragserstellung effizienter, professioneller und weniger fehleranfällig zu machen.

Vorteile einer Spezial Software für die Vertragserstellung

Bei einer Vertragsmanagement Software denken viele noch, dass es sich im Grunde um Softwarelösungen zur einfachen Verwaltung der Vertragsunterlagen handelt. Der Funktionsumfang der Anwendungen hat sich jedoch in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Die Anwendungen sind nicht mehr nur ein Spezial DMS für Vertragsdokumente, sondern beinhalten mittlerweile Funktionen, die den gesamten Prozess des Vertragslebenszyklus betreuen. Im Folgenden sind zwei wesentliche Vorteile aufgeführt, die sich durch den Einsatz einer Vertragsmanagement Software beim Prozess der Vertragserstellung ergeben.

1. Vertragsformulare

Der wesentliche Zweck des Einsatzes einer Vertragsmanagement Software ist es, die Prozesse der Vertragserstellung und -verwaltung zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Hierfür beinhalten Vertragsmanagement Softwarelösungen u.a. eine Funktion für die automatisierte Vertragserstellung.

Auch hier basiert die Erstellung der Unterlagen im Grunde auf Vertragsvorlagen. Der wesentliche Unterschied im Vergleich zur Erstellung mit einem Textverarbeitungsprogramm ist jedoch, dass die Vertragsänderungen nicht manuell, sondern über ein Formular erfasst und anschließend automatisiert eingefügt werden.

Der verantwortlichen Person wird zusammenfassend in der Vertragsmanagement Software ein Formular angezeigt, über welches die anzupassenden Vertragsinformationen erfasst werden. Auf das eigentliche Vertragstemplate hat der Benutzer in diesem Fall keinen direkten Einfluss und kann dieses auch nicht verändern. Durch das Erfassen und automatisierte Einfügen der Daten in die Vertragsdokumente sinkt die Fehleranfälligkeit enorm.

Für die Rechtsabteilung ergibt sich außerdem der Vorteil, dass die Vertragsvorlage zentral verwaltet werden kann. Wenn es beispielsweise dazu kommt, dass sich aufgrund verändernder Rahmenbedingungen eine Anpassung der Vertragstemplate notwendig ist, stellt dies kein Problem dar. In der Softwareanwendung kann das Template von einem Verantwortlichen unkompliziert angepasst werden. Bei der zukünftigen Vertragserstellung wird durch dieses Vorgehen sichergestellt, dass die Verträge immer auf dem neuesten Stand sind.

2. Zusammenarbeit

Die Vertragserstellung und -bearbeitung liegt in der Regel nicht in der Hand eines einzigen Mitarbeiters. Vielmehr ist es in der Praxis so, dass mehrere Mitarbeiter parallel am Prozess der Vertragserstellung beteiligt sind.

Wenn die Vertragsdokumente mit einem Schreibprogramm erstellt werden, müssen die Dokumente von Mitarbeiter zu Mitarbeiter geschickt werden. Anschließend werden die Vertragsänderungen dann jeweils in die Dokumente eingearbeitet. Dieser Prozess kann sich stark in die Länge ziehen und beinhaltet auch ein hohes Fehlerpotenzial. Schnell kann es passieren, dass Änderungen übersehen oder ungewollte Textänderungen vorgenommen werden. Je mehr Mitarbeiter an der Vertragserstellung mitwirken, desto wahrscheinlicher ist es, dass es zu Problemen kommt.

Der Einsatz einer Vertragsmanagement Softwarelösung erleichtert eine kollaborative Vertragserstellung enorm. Die Software dient hierbei als zentrale Plattform, über welche die Erstellung der Dokumente abgewickelt werden kann. Ein großer Teil der Softwareprodukte wird als cloudbasierte Lösung angeboten, so dass die Mitarbeiter ortsunabhängig Zugriff auf die Vertragsmanagement Software haben.

Da die Software die zentrale Bearbeitungsplattform darstellt, wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter jederzeit die aktuellste Vertragsversion bearbeiten. Sonst kann es schnell passieren, dass Änderungen an alten Vertragsversionen durchgeführt werden, die anschließend erneut in die Dokumente eingearbeitet werden müssen.

In der Software können außerdem Notizen hinterlegt werden. Wenn ein Bearbeiter beispielsweise eine Änderung an den Vertragsunterlagen durchgeführt hat, kann er dies in der Softwareanwendung erläutern. Die durchgeführten Änderungen werden dadurch transparent und sind für die weiteren an der Vertragserstellung beteiligten Personen nachvollziehbar.

Auch die Definition von Workflows bei der Vertragserstellung ist mit einer professionellen Softwarelösung möglich. Hierdurch kann beispielsweise die Reihenfolge der Bearbeitung der Vertragsdokumente definiert werden. Der gesamte Prozess der Vertragserstellung und -bearbeitung lässt sich hierdurch strukturieren und damit effizienter gestalten.

3. Rechte

Nicht alle am Vertragsprozess beteiligten Personen verfügen über die gleichen Rechte. Manche Mitarbeiter sollen lediglich die Vertragsunterlagen einsehen, andere sollen direkt in der Software Änderungen vornehmen. Mit einer Spezial Software können den Benutzern verschiedene Rechte zugewiesen werden. Auch dies kann die Anzahl der Fehler bei der Vertragserstellung verringern.