Was genau verbirgt sich hinter dem Begriff Vertragslebenszyklus Management bzw. Contract Lifecycle Management? Die Art und Weise wie Verträge heutzutage verwaltet werden hat sich in den letzten Jahren massiv gewandelt. Die Tools und Methoden des Vertragsmanagements haben sich stark verändert und führen zu einem neuen Umgang mit Verträgen. Einer der wichsten Bestandteile eines professionellen Vertragsmanagements ist das Prinzip des Vertragslebenszyklus. Deshalb wollen wir im folgenden Beitrag auf die Bedeutung des Begriffes eingehen.
Unter Vertragsverwaltung stellen sich viele die reine Abspeicherung und Archivierung von Vertragsunterlagen vor. Ein professionelles Vertragsmanagement beinhaltet jedoch viel mehr.
Insbesondere die fehlende Standardisierung und hohe Komplexität von Verträgen erschwert das Management. Verträge können unterschiedlich aufgebaut und gestaltet sein, verschiedene Unternehmensbereiche betreffen und unterschiedliche Vertragspartner aufweisen. Zwischen den meisten Verträgen gibt es deshalb starke Abweichungen, weshalb die Verwaltung von Verträgen sich oftmals schwieriger gestaltet als ursprünglich angenommen.
Die Verwaltung ist zwar schwer, gleichzeitig für den Unternehmenserfolg jedoch entscheidend. Mit Verträgen kommen Pflichten und Rechte einher, die jederzeit zu überwachen sind. Versäumt eine Firma beispielsweise eine Vertragsfrist kann dies kostspielige Folgen haben.
Der Begriff Vertragslebenszyklus Management beinhaltet im Wesentlichen die Aufteilung der Vertragsverwaltung auf mehrere Phasen. Die Phasen decken hierbei alle wesentlichen Prozesse des Vertragsmanagements von der Erstellung bis zur Überwachung ab. Das wesentliche Ziel des Vertragslebenszyklus Managements besteht darin, den Umgang mit Unternehmensverträgen im Hinblick auf die Unternehmensziele zu optimieren.
Welche Phasen hat das Vertragslebenszyklus Management?
Insgesamt kann das Vertragslebenszyklus Management in 6 wesentliche Phasen unterteilt werden. Diese sind im Folgenden zusammengefasst dargestellt.
1. Konzeption
Der Vertragslebenszyklus beginnt mit der ersten Idee für den Vertrag. Hierbei werden die wesentlichen Aspekte wie beispielsweise Vertragszweck, -inhalt und -partner definiert. In dieser Phase können beispielsweise auch alte Vertragsunterlagen dahingehend analysiert werden, ob sich diese als Vorlage für die neuen Verträge verwenden lassen. Wenn ein Unternehmen eine moderne Softwareanwendung für die Vertragsverwaltung einsetzt, lassen sich die digitalen Vertragsdokumente in wenigen Sekunden durchsuchen.
2. Erstellung
Nach der ersten Konzeptentwicklung geht es beim nächsten Schritt des Vertragslebenszyklus darum, die ersten Vertragsentwürfe auszuarbeiten. Auch wenn vorteilhafterweise auf bestehende Vertragsvorlagen zurückgegriffen werden kann, müssen diese noch angepasst und Korrektur gelesen werden. Manche Softwareanwendungen unterstützen bei der Anpassung standardisierter Verträge durch Abfrageformulare. Über ein Eingabefeld werden die wichstigen Vertragsinformationen (z.B. Vertragspartner) über ein Formular abgefragt und anschließend automatisiert an der richten Stelle im Vertrag aktualisiert.
3. Genehmigung
Aufgrund der hohen Bedeutung von Unternehmensverträgen, müssen die Vertragsentwürfe in der Regel von Vorgesetzten oder der Rechtsabteilung nochmals detailliert geprüft und ggf. angepasst werden. Wenn die Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind, kann sich dieser Prozess schnell in die Länge ziehen. Festgelegte Workflows helfen dabei, den gesamten Prozess der Vertragserstellung zu beschleunigen. Hierdurch können die Entwürfe beispielsweise nach der Erstellung automatisiert an die Verantwortlichen weitergeleitet werden.
4. Umsetzung
Ist der Vertrag genehmigt, folgt der wohl wichtigste Teil des Vertragslebenszyklus. Hierbei handelt es sich um die finale Vertragsumsetzung. Damit ist gemeint, dass der Vertrag von den beteiligten Partnern unterschrieben wird. Bei wichtigen Verträgen kann dies beispielsweise bei einem Notartermin erfolgen.
5. Archivierung
Nachdem ein Vertrag unterzeichnet wurde, muss dieser im Unternehmen abgespeichert werden. Softwareanwendungen zur Vertragsverwaltung beinhalten hierfür eine eigene Vertragsdatenbank. In dieser können alle Unternehmensverträge digital abgelegt werden. Für die Benutzer sind die Verträge damit jederzeit einsehbar und können gleichzeitig nicht verloren gehen.
6. Überwachung
Mit der Vertragsarchivierung ist es jedoch noch nicht getan. Da Verträge häufig eine lange Vertragslaufzeit aufweisen, können beispielsweise Fristen schnell in Vergessenheit geraten. Um dies zu verhindern ist der Einsatz einer passenden Softwarelösung hierfür sehr vorteilhaft. Eine Vertragsmanagement Software unterstützt dabei, dass alle Fristen und Rechte kontrolliert werden. Durch automatische Benachrichtigungen können die Benutzer beispielsweise darauf aufmerksam gemacht werden, dass ein Vertrag ausläuft.
Das Vertragslebenszyklus Management stellt insgesamt ein interessantes Konzept dar, um ein Verständnis für alle Prozesse der Vertragsverwaltung zu erlangen. Betreibt ein Unternehmen ein professionelles Vertragslebenszyklus Management, wird sich dies langfristig positiv auf die Unternehmensperformance auswirken, da der Umgang mit der Vertragserstellung, -verwaltung und -überwachung optimiert wird.