Entscheidet ein Unternehmen sich dafür, das Vertragsmanagement mithilfe einer passenden Softwarelösung zu digitalisieren, muss nur noch das richtige Softwareprodukt gefunden werden. Dies ist jedoch leichter gesagt als getan. Der Softwaremarkt ist nicht immer besonders transparent gestaltet, weshalb Interessenten sich beim Vergleichen der Softwareanwendungen oftmals schwer tun.

Bei der Softwareauswahl stellt der Preis eines der wichtigsten Auswahlkriterien dar. Da es sich bei Softwareanwendungen häufig um keine standardisierten Anwendungen handelt, ist ein Preisvergleich nur schwer möglich. Viele Hersteller nutzen außerdem unterschiedliche Preismodelle, die es einem Interessenten erschweren, die Preise der Softwareprodukte miteinander vergleichen zu können.

Auch bei Softwareprodukten für das Vertragsmanagement ist dies der Fall. Damit Sie sich ein besseres Bild über die Kosten von Vertragsmanagement Softwareanwendungen verschaffen können, haben wir im Folgenden die wesentlichen Informationen zur Preisgestaltung herausgesucht.

Welche Arten der Preisgestaltung für Vertragsmanagement Softwarelösungen gibt es?

Allgemeine Preisgestaltung

Wie bei vielen anderen Softwarekategorien auch, kann sich die Preisgestaltung bei Vertragsmanagement Softwareprodukten je nach Anbieter stark unterscheiden. Allgemein kann bei der Preisgestaltung zwischen der Miet- und Kaufoption unterschieden werden.

Bei der Kaufoption handelt es sich um den klassischen Erwerb einer Software. Dieses Preismodell kommt bei Vertragsmanagement Produkten zum Einsatz, die als On-Premises Lösung anboten werden. Ein Unternehmen erwirbt eine Software für einen einmaligen Preis und kann diese für einen unbegrenzten Zeitraum im Unternehmen verwenden.

Bei der Mietoption zahlt eine Firma für die Nutzung ein monatliches oder jährliches Nutzungsentgelt an das Softwareunternehmen. Insbesondere bei Vertragsmanagement Lösungen, die als Software-as-a-Service angeboten werden, kommt dieses Preismodell zum Einsatz. Es wird also nicht zu Beginn der Softwarenutzung eine hohe Anfangsinvestition fällig, sondern die Zahlungen strecken sich über die gesamte Nutzungsdauer der Software hinweg.

Detaillierte Preisgestaltung

Geht man bei der Betrachtung der Preismodelle noch einen Schritt weiter, kann eine weitere Aufteilung der Preisgestaltung vorgenommen werden. Diese gelten jeweils für die Kauf- und Mietoption. Die verschiedenen Möglichkeiten sind im Folgenden aufgeführt.

• Pro Nutzer: Hierbei handelt es sich um eine klassische Methode der Preisgestaltung. Die Gesamtkosten orientieren sich an der Anzahl der Benutzer der Vertragsmanagement Software. Vom Hersteller wird ein Mietpreis beziehungsweise Kaufpreis pro Benutzer festgelegt. Je mehr Benutzer die Software verwenden, desto teurer wird auch die Software.
• Gestaffelte Nutzeranzahl: Auch hier sind die Anzahl der Benutzer die entscheidende Einflussgröße. Jedoch wird vom Hersteller nicht ein direkter Preis pro einzelnem Benutzer festgelegt, sondern es werden Staffelpreise definiert. Dies bedeutet, dass die Vertragsmanagement Software in unterschiedlichen Versionen angeboten wird, die jeweils eine unterschiedliche Anzahl an Benutzern beinhalten.
• Unbegrenzte Benutzeranzahl: Ein weiteres Preismodell bei Softwareprodukten ist es, dass eine Software für einen Festpreis gemietet bzw. gekauft werden kann und anschließend eine unbegrenzte Benutzeranzahl die Vertragsmanagement Software benutzen kann.
• Vertragsanzahl: Bei Softwareprodukten zum Vertragsmanagement gibt es außerdem die Möglichkeit, dass sich die Kosten an der Vertragsanzahl bzw. dem verbrauchten Speicherplatz orientieren. In diesem Fall kann eine Vertragsmanagement Software in unterschiedlichen Versionen mit jeweils einer unterschiedlichen Anzahl an maximal zu verwaltenden Verträgen angeboten werden.

Zusätzliche Einflussfaktoren bei der Bestimmung der Gesamtkosten einer Vertragsmanagement Software

Wenn Sie die Gesamtkosten für die Nutzung einer Vertragsmanagement Software berechnen wollen, gibt es noch ein paar weitere Faktoren, die sich auf die Gesamtkosten auswirken. Dies ist insbesondere bei Softwareprogrammen der Fall, die als On-Premises Lösung angeboten werden. Bei einer SaaS Vertragsmanagement Software kommt es in der Regel zu keinen Zusatzkosten, da die Mietzahlungen bereits alle weiteren Leistungen abdecken.

Die Gesamtkosten einer On-Premises Lösung können sich beispielsweise durch einen verpflichtenden Wartungsvertrag erhöhen. Bei manchen Softwareherstellern müssen die Kunden beim Kauf der Software zusätzlich einen solchen Vertrag abschließen. Der Zeitraum beläuft sich in der Regel auf einen Zeitraum von ca. 12-24 Monaten. Addiert man die Kosten für den Wartungsvertrag zum eigentlichen Kaufpreis hinzu, können sich die Gesamtkosten der Vertragsmanagement Software schnell stark vergrößern.

Ein weiterer Einflussfaktor sind die Kosten für das Hosting der Software. Damit die Mitarbeiter Zugriff auf das Vertragsmanagement System haben, muss das Unternehmen die Software bei der On-Premises Option selbst hosten. Dafür muss das Unternehmen eigene Server anmieten oder kaufen. Außerdem braucht es ggf. fachgeschultes IT-Personal, das sich um die Wartung der Server kümmert.

Als letztes sind noch mögliche Supportleistungen zu nennen, die sich auf den Gesamtpreis einer Vertragsmanagement Software auswirken können. Für die Benutzer ist es wichtig, dass Sie beim Softwarehersteller immer einen Ansprechpartner haben, der bei auftretenden Problemen schnell unterstützt. Hierfür muss oftmals ein Supportvertrag mit dem Anbieter abgeschlossen werden, der wiederum zu einem Anstieg der Gesamtkosten führt.

Aktuelle Preise für Vertragsmanagement Softwareprodukte

Das aktuelle Softwareangebot ist bezüglich der Preisgestaltung sehr divers aufgestellt. Insgesamt gibt es mehrere kostengünstige Softwareprodukte. So gibt es für Kaufinteressenten sowie Mietinteressenten mehrere interessante Optionen. Wenn ein Unternehmen eine Vertragsmanagement Software kaufen möchte, starten die Preise bei ca. 1000 Euro. Software-as-a-Service Lösungen sind bereits für einen Mietpreis von ca. 20-30 Euro pro Benutzer und Monat verfügbar. Eine Liste mit den Preisen von Softwareprodukten zur Vertragsverwaltung erhalten Sie hier.