Damit der Softwarekauf ein Erfolg wird, ist es entscheidend, dass nach dem Erwerb der Software eine erfolgreiche Implementierung stattfindet. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Potenzial der Software auch tatsächlich vollumfänglich genutzt wird. Im Folgenden sind mehrere Tipps aufgeführt, die aufzeigen, wie man den Prozess der Software Einführung bestmöglich gestalten sollte. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine ERP-Software, CRM-Software oder andere Software handelt.
1. Auswahl und Kommunikation der Anforderungen
Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung ist die Auswahl der bestmöglich passenden Software. Entscheidend hierfür ist, dass die Software ausgewählt wird, die den eigenen Anforderungen entspricht. Diesbezüglich sollten die Mitarbeiter (sprich die späteren Nutzer des Programms) frühestmöglich mitgenommen und in den Prozess der Softwareauswahl integriert werden. Es muss klar herausgearbeitet werden, welche „Probleme“ die Software lösen soll. Die Einführung des Programms erleichtert dies enorm, da alle Mitarbeiter den übergeordneten Zweck des Erwerbs der neuen Software verstehen.
2. Professionelle Analyse beim Softwarevergleich
Jedes Softwareunternehmen ist daran interessiert, die eigenen Produkte möglichst oft zu verkaufen. In Verkaufsgesprächen werden daher verständlicherweise immer die besten Eigenschaften der Software hervorgehoben. Damit Sie die richtige Software auswählen ist es entscheidend, dass Sie sich zusätzlich auch objektive Meinungen über die Software einholen können. Dies kann beispielsweise durch die Beauftragung eines IT-Dienstleisters geschehen, der eine Softwareanalyse durchführen kann.
Hierbei entstehen jedoch hohe Kosten, die zumindest bei kleinen und mittelgroßen Unternehmen vermieden werden können. Es lohnt sich alternativ auf Softwarebewertungen zurückzugreifen. Diese sind beispielsweise auf dem Software Vergleichsportal Softwareabc24 einsehbar. Dort können Bewertungen zu den einzelnen Softwareprodukten nachgelesen werden.
3. Mitarbeiter einbeziehen
Entscheidend für die erfolgreiche Software Implementierung ist, dass die Mitarbeiter in der Praxis auch tatsächlich nutzen. Hierfür wurde die Software schließlich eingekauft. Oftmals wird dieser Umstand jedoch bei vielen Unternehmen nicht ausreichend gewürdigt und die Mitarbeiter werden nicht ausreichend oder erst verspätet über die neuen Softwareprodukte informiert. Die Mitarbeiter sollten also möglichst früh auf die neuen Softwareprodukte vorbereitet werden.
4. Zeitplan
Es empfiehlt sich nach dem Softwarekauf nicht direkt ohne Struktur mit der Einführung zu starten. Vielmehr sollte vorab ein Plan die Integration der Software entworfen werden, der ein strukturiertes Vorgehen ermöglicht.
In dem Plan sind u.a. folgende Aspekte zu beachten:
- Zeitlicher Ablauf
- Verantwortliche Mitarbeiter für die Software-Einführung
- Aufstellung aller zukünftigen Nutzer im Unternehmen
- Strukturierung aller Prozesse, die über die Software abzuwickeln sind
5. Step-by-Step Implementierung
Nach der Anschaffung der Software ist es nicht notwendig, dass Sie von einem Tag auf den anderen die Software komplett nutzen. Vielmehr bietet es sich an, die Software peu à peu in den Arbeitsalltag zu integrieren. Auch den Mitarbeitern erleichtert dies die Arbeit. Diese haben so die Chance, sich zunächst an die grundlegenden Funktionen und den Aufbau der Software zu gewöhnen. Das zuvor genutzte Softwareprodukte kann man auch für kurzfristig parallel laufen lassen. Damit hat man immer noch ein Sicherheitsnetz bzw. Backup, auf das man im Notfall zurückgreifen kann, wenn etwas mit der Software nicht funktioniert.
Wenn Sie die oben beschriebenen Tipps berücksichtigen, stehen die Chancen sehr gut, dass die Software-Einführung ein Erfolg wird.