Field Service Management (Abkürzung: FSM) ist eine Methode zur effizienten Organisation und Optimierung von Aktivitäten, die außerhalb des Büros stattfinden. Hierbei kann es sich um unterschiedlichste Tätigkeiten, wie zum Beispiel Reparaturaufträge, Beratungsgespräche, Wartungsarbeiten oder anderweitige Supportleistungen, handeln. Um diese Arbeiten effizient durchführen zu können, müssen Mitarbeiter sowie ggf. Werkzeuge und benötigte Maschinen entsprechend koordiniert werden.
Eine Field Service Management Software hilft genau bei diesen Prozessen und erleichtert das Management aller Tätigkeiten im Außendienst. Im Folgenden sind ein paar der wichtigsten Features einer FSM Software aufgeführt.
#1 Mobile Verfügbarkeit
Um das volle Potenzial einer FSM Software zu nutzen, ist es ganz entscheidend, dass die Mitarbeiter jederzeit auch mobil Zugriff auf das Programm haben. Dies ermöglicht es, auch von unterwegs wichtige Informationen zu erhalten, Aufgaben zu verwalten, mit dem Team zu kommunizieren und Kundendaten in Echtzeit zu aktualisieren. Die Mitarbeiter beim Kunden vor Ort können die Software somit gleichermaßen nutzen wie die Mitarbeiter im Büro.
#2 Tourenplanung
Unter dem Begriff Tourenplanung versteht man die Planung der Routen und Zeitpläne für die Auftragsabwicklung. Damit die Unternehmensressourcen effizient genutzt werden, ist eine Optimierung ganz entscheidend. Bei der Tourenplanung müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Hierzu gehören u.a. die Standorte der Kunden, verfügbare Mitarbeiter und benötigte Werkzeuge. Moderne Softwarelösungen nutzen oft komplexe Algorithmen, um die Tourenplanung durchzuführen. Hierbei wird eine Vielzahl von Variablen berücksichtigt.
#3 Auftragshistorie
Mit einer Funktion für die Auftragshistorie können Mitarbeiter jederzeit Einblick in die in der Vergangenheit durchgeführten Aufträge nehmen. Diese Funktion ist beispielsweise insbesondere bei Wartungsarbeiten interessant. Nutzer der Software können mithilfe der Software erkennen, welche Arbeiten zuletzt durchgeführt wurden und welche nun durchzuführen sind.
#4 Planung
Die Planungsfunktion in einer FSM Software unterstützt bei der effektiven Organisation und Zuweisung von Aufträgen an Außendiensttechniker. Hierbei werden Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Auslastung der Mitarbeiter berücksichtigt. Manuelle Planungsprobleme und ineffiziente Ressourcennutzung können hierdurch verhindert werden. Insgesamt kann die Produktivität im Unternehmen durch eine optimierte Planungsarbeit verbessert werden.
#5 Dokumentation
Die Software kann außerdem zur Dokumentation der ausgeführten Arbeiten genutzt werden. Mitarbeiter können beispielsweise die Aufgaben anhand von Checklisten abarbeiten und die erledigten Arbeitsschritte vermerken. Auch eine zusätzliche Dokumentation mithilfe von Bildern ist beispielsweise möglich.
#6 Schnittstellen
Field Service Management Softwarelösungen sind meistens nicht die einzigen Softwareprogramme, die in einem Unternehmen zum Einsatz kommen. Häufig gibt es noch zahlreiche weitere Anwendungen. Damit die Programme effizient parallel genutzt werden können, ist es entscheidend, dass ein Datenaustausch zwischen den Softwareprodukten möglich ist. Dieser Datenaustausch kann über Schnittstellen erfolgen, welche die Programme miteinander verknüpfen.