Für den Unternehmenserfolg ist eine professionelle Personaleinsatzplanung unersetzlich. Um Aufträge möglichst effizient ausführen zu können, ist es entscheidend, dass die bestehenden Mitarbeiter optimal eingesetzt werden.

Wenn die Auftragslage für ein Unternehmen eigentlich sehr gut ist, kann es trotzdem passieren, dass die Firma aufgrund einer ineffizienten Planung des Mitarbeitereinsatzes rote Zahlen schreibt. Wenn die Mitarbeiter beispielsweise Überstunden machen müssen, um falsche Planungen auszugleichen, ist dies mit Mehrkosten für das Unternehmen verbunden. Ursprünglich wirtschaftlich attraktive Aufträge werden dadurch schnell zu einem finanziellen Misserfolg.

Aufgrund einer schlechten Personaleinsatzplanung kann es sogar passieren, dass ein Unternehmen Aufträge ablehnen muss. Wenn das Personal bereits voll ausgelastet ist und keine neuen Mitarbeiter eingestellt werden können, können neue Aufträge nicht bearbeitet werden.

Die Durchführung einer professionellen Personaleinsatzplanung ist komplexer als es auf den ersten Blick erscheint. Insbesondere die große Anzahl an zu berücksichtigenden Einflussfaktoren erschweren die Planungsarbeiten. So sind beispielsweise die aktuelle Auftragslage, Mitarbeiterqualifikationen, Urlaubsanträge usw. bei der Planung der Einsatzzeiten zu berücksichtigen.

Wenn Sie daran interessiert sind, die Personaleinsatzplanung in Ihrem Unternehmen zu professionalisieren, dann ist dieser Beitrag genau richtig für Sie. Im Folgenden sind mehrere Tipps aufgeführt, die Sie der Umsetzung einer effektiven Einsatzplanung unterstützen.

Tipps für eine effektive Personaleinsatzplanung

1.Nutzen Sie eine Softwarelösung

Eine manuelle Planung der Einsatzzeiten ist aufgrund der vielen zu berücksichtigenden Faktoren kaum möglich. Wenn Sie beispielsweise die Planung mit einer Tabelle durchführen, schleichen sich sehr schnell Fehler ein. Eine Personaleinsatzplanung Software erleichtert dem Planenden die Arbeit enorm. Hierbei handelt es sich um Softwareprodukte, die speziell für die Personaleinsatzplanung entwickelt wurden.

Viele Planungsprozesse lassen sich mit einer solchen Softwarelösung automatisieren. Auch die Berücksichtigung der verschiedenen Faktoren wird durch den Einsatz einer Software vereinfacht.

2. Kennen Sie Ihre Mitarbeiter

Die Basis für die Planung der Arbeitszeiten ist es, dass der Planende den Personalstamm im Detail kennt. So ist es beispielsweise wichtig, dass die Verantwortlichen genaue Kenntnis über die Fähigkeiten und Qualifikationen der Mitarbeiter verfügen. Nur so ist es möglich, dass einem Auftrag auch die richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden. Es bietet sich deshalb an, zunächst eine Liste mit allen Mitarbeitern sowie den zugehörigen wichtigsten Informationen zu erstellen. Diese Liste kann anschließend ggf. in eine Personaleinsatzplanung Software eingepflegt werden.

3. Binden Sie die Mitarbeiter aktiv ein

Wenn Sie den Mitarbeitern möglichst früh die Chance geben, sich an der Einsatzplanung zu beteiligen, können Sie sich viel Zeit sparen. Wenn es beispielsweise beim Einreichen eines Urlaubantrages zu Verzögerungen kommt, kann dies bereits durchgeführte Planungen wieder komplett durcheinanderbringen.

Mit einer Self-Service Funktion können Mitarbeiter u.a. Urlaubsanträge eigenständig einreichen. Eine solche Funktion ist in den meisten Softwarelösungen zur Mitarbeitereinsatzplanung enthalten. Arbeitnehmer können hierdurch auch beispielsweise die präferierten Arbeitszeiten übermitteln. Diese können dann bei der Planung berücksichtigt werden.

4. Machen Sie die Dienstpläne verfügbar

Sie können die besten Dienst- und Schichtpläne erstellen, wenn diese nicht rechtzeitig bei den Mitarbeitern ankommen, werden die Betriebsabläufe massiv gestört. Deshalb ist es entscheidend, dass alle Mitarbeiter die eigenen Einsatzpläne jederzeit einsehen können.

Früher musste dies noch mit einem klassischen Aushang erfolgen, heute kann dies digital gelöst werden. Bei einer modernen Softwarelösung erhalten alle Mitarbeiter einen eigenen Account und können über diesen die eigenen Einsatzpläne jederzeit einsehen.

Viele Softwareprodukte verfügen zusätzlich auch über eine Benachrichtigungsfunktion. Diese ist besonders interessant, wenn sich die Einsatzzeiten kurzfristig ändern. Die betroffenen Mitarbeiter können über eine automatisierte Benachrichtigung über die Änderungen informiert werden. Hierdurch ist es nicht mehr notwendig, alle Mitarbeiter einzeln zu kontaktieren, sondern diese werden automatisiert über die Änderungen informiert.

5. Analysen

Sich bei der Planung ausschließlich auf das eigene Bauchgefühl zu verlassen ist nicht immer richtig. Vielmehr sollten Sie das Potenzial einer datengesteuerten Entscheidungsfindung nutzen. Diese ist in der Regel deutlich objektiver. Hierfür können Sie u.a. die Planungsdaten aus der Vergangenheit verwenden. Sie können beispielsweise auch die Nachfragewerte aus der Vergangenheit analysieren, um damit Trends zu erkennen und diese bei der Einsatzplanung berücksichtigen.

6. Backup Plan

Bei der Einsatzplanung kann es immer kurzfristig zu Veränderungen kommen, die die gesamte Planung auf den Kopf stellen. So kann es beispielsweise sein, dass ein Mitarbeiter kurzfristig absagt oder ein wichtiger neuer Auftrag noch heute zu erledigen ist. Auf solche Fälle sollten die Planenden vorbereitet sein und für diese Szenarien einen Plan B in der Hinterhand haben.

7. Überstunden erfassen

Wenn die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen viele Überstunden machen, ist dies ein Indikator für einen Personalmangel oder eine schlechte Mitarbeitereinsatzplanung. Da Überstunden für ein Unternehmen sehr teuer werden können, sollten Sie die geleisteten Überstunden konstant überwachen. Ein Großteil der Softwareprodukte zur Personaleinsatzplanung beinhaltet auch Funktionen zur Arbeitszeiterfassung. Wenn die Mitarbeiter ihre eigenen Arbeitszeiten regelmäßig erfassen, können die Überstunden automatisiert berechnet und im System angezeigt werden. Wenn die Anzahl an Überstunden steigt, sollten Sie die Einsatzpläne dahingehend untersuchen, ob es Optimierungspotenzial gibt.