Die Mitarbeitereinsatzplanung ist eine Kunst. Eine Vielzahl unterschiedlicher Faktoren hat Einfluss darauf, wie das Personal am besten eingesetzt werden kann.

Insbesondere ist es problematisch, dass sich die Rahmenbedingungen der Einsatzplanung von einen Tag auf den anderen massiv ändern können. Das beste Beispiel hierfür: Covid-19.

Plötzlich hat die Kundennachfrage rapide abgenommen und neue Vorschriften mussten beachtet werden. Vorher durchgeführte Einsatzplanungen konnten über den Haufen geworfen werden. Mittlerweile konnten Unternehmen sich auf die neuen Umstände einstellen und diese bei der Planung berücksichtigen. Doch es hat sich gezeigt, dass eine hohe Flexibilität entscheidend für eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung ist.

Dies ist auch der Grund dafür, dass Self-Service Funktionen in Personaleinsatzplanung Systemen eine immer größere Rolle spielen.

Wie funktioniert eine Self-Service Funktion bei der Personaleinsatzplanung?

Der wesentliche Zweck der Self-Service Funktion ist, dass alle Mitarbeiter sich aktiv an der Erstellung der Dienstpläne beteiligen können. Traditionell wurde die Mitarbeitereinsatzplanung zentral gesteuert. Dies bedeutet, dass es einen Verantwortlichen gab, der die einzelnen Mitarbeitern bestimmten Schichten zugeordnet hat.

Durch eine Self-Service Funktion ändert sich das Vorgehen nun dahingehend, dass alle Mitarbeiter an den Planungsarbeiten beteiligt werden können. Die Basis hierfür ist eine moderne Personaleinsatzplanung Software, für die nicht nur die Planenden ein Benutzerkonto erhalten, sondern auch alle weiteren Mitarbeiter. Der Ablauf einer Self-Service basierten Personaleinsatzplanung ist ganz einfach und sieht wie folgt aus:

1. Der Planende setzt die Rahmenbedingungen für die Einsatzplanung. Hierfür werden in der Software die Schichten hinterlegt. Zusätzlich können den einzelnen Schichten noch weitere Informationen bzw. Anforderungen beigefügt werden. Hierbei kann es sich beispielsweise um die Anzahl der benötigten Mitarbeiter oder die vorausgesetzten Fachkenntnisse handeln.
2. Im zweiten Schritt können die Mitarbeiter über ihr Benutzerkonto die Schichten einsehen. Anschließend können sie sich in die noch freien Schichten eigenständig eintragen.

Vorteile der eigenständigen Einsatzplanung

1.Effektivitätssteigerung

Insgesamt kann der Prozess der Personaleinsatzplanung deutlich beschleunigt werden, wenn die Mitarbeiter in den Prozess eingebunden werden. Wenn die Mitarbeiteranzahl in einem Unternehmen groß ist und es starke Schwankungen bezüglich der Mitarbeiterqualifikationen gibt, ist es mit viel Aufwand verbunden das richtige Personal für eine Schicht zu finden. Wenn die Mitarbeiter sich selbst bestimmten Schichten zuteilen können, wird der Planende stark entlastet.

2. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Eine Self-Service Funktion macht die gesamte Personaleinsatzplanung wieder deutlich transparenter. Die Mitarbeiter haben selbst die Kontrolle darüber, wie sie die eigenen Arbeitszeiten einteilen. Dies verhindert auch, dass manche Mitarbeiter sich schlecht behandelt fühlen.

Für Mitarbeiter ist heutzutage auch nicht nur das Gehalt bei der Jobauswahl entscheidend, sondern auch die Arbeitszeitflexibilität. Wenn ein Unternehmen also anbietet, dass Mitarbeiter sich an der Planung der Arbeitszeiten aktiv beteiligen können, kann sich dies positiv auf die Attraktivität des Unternehmens am Arbeitsmarkt auswirken.

3. Weniger Fehlzeiten

Mitarbeiter neigen dazu, einen Einsatzplan mehr zu akzeptieren, wenn Sie am Planungsprozess selbst beteiligt waren. Durch eine Self-Service Funktion kann genau dies erreicht werden. Die Anzahl an kurzfristigen Absagen kann durch die Beteiligung der Mitarbeiter gesenkt werden, wodurch wiederum potenzielle Zusatzkosten verhindert werden können.

4. Schnellere Reaktionen

Auch wenn die Arbeitnehmer die Einsatzzeiten selbst planen, kann es immer wieder passieren, dass ein Mitarbeiter kurzfristig krank wird und der Dienstplan durcheinander gewirbelt wird. Trotzdem kann sich eine Self-Service Funktion auch hier positiv auswirken.

Sollte ein Arbeiter kurzfristig nicht die geplanten Einsatzzeiten wahrnehmen können, ist es entscheidend, dass der Dienstplan möglichst schnell geändert wird. Wenn im Unternehmen eine Personaleinsatzplanung Software mit integrierter Self-Service Funktion eingesetzt wird, kann der Mitarbeiter direkt in der Software sein Fehlen hinterlegen. Die Verantwortlichen haben hierdurch die Möglichkeit, schnell zu reagieren und beispielsweise einen Ersatz zu besorgen.

5. Flexibilität

Ein Self-Service Feature gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, Schichten untereinander unbürokratisch zu tauschen. Normalerweise müssten die Mitarbeiter sich bei einem Schichtwechsel an den verantwortlichen Manager wenden. Mit der Self-Service Funktion können die Arbeitnehmer direkt eigenständig in der Software einen Schichtwechsel beantragen. Dieser kann ggf. automatisch umgesetzt oder muss nur kurz vom zuständigen Manager bestätigt werden.

Was sind die nächsten Schritte?

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie eine Self-Service Planung der Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen ausprobieren möchten, müssen Sie nur noch das richtige Softwareprodukt finden. Aktuell gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Optionen am Softwaremarkt, weshalb es nicht immer ganz einfach ist, die richtige Lösung zu identifizieren.

Damit Sie sichergehen können, dass die Mitarbeiter in ihrem Unternehmen die Möglichkeit der eigenständigen Planung der Arbeitszeiten tatsächlich wahrnehmen, können Sie eine Personaleinsatzplanung Software einfach testen. Ein Großteil der Hersteller bietet eine kostenlose Testphase für das eigene Softwareprodukt an. In der Testphase können Sie sich im Detail mit der Software auseinandersetzen und prüfen, ob diese für den Betriebsalltag geeignet ist.

Fazit

Eine Self-Service Personaleinsatzplanung haben Sie bisher vielleicht noch nicht in Betracht gezogen, jedoch stellt diese aufgrund der neuen technischen Möglichkeiten sowie der oben dargestellten Vorteile für jedes Unternehmen eine interessante Option dar. Wenn die Mitarbeiter in ihrer Firma einer solchen Lösung offen gegenüber stehen, kann eine Self-Service Funktion die gesamte Personaleinsatzplanung beschleunigen und vereinfachen.