Das Erstellen von Dienst- und Schichtplänen stellt Unternehmen in jeder Branche vor große Herausforderung. Bei den Planungsarbeiten sind zahlreiche Variablen zu beachten, die sich jederzeit ändern und bestehende Einsatzplanungen wieder über den Haufen werfen können.

In der Gesundheitsbranche sind die Planungsarbeiten nochmals schwieriger. Insbesondere die Personaleinsatzplanung von Krankenschwestern ist sehr kompliziert. In Krankenhäusern kommt es häufiger zu einem Personalmangel, wodurch die Mitarbeiterbelastung besonders hoch ist. Weiterhin wird die Einsatzplanung von Krankenschwestern durch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle (Voll- oder Teilzeit) sowie unterschiedlicher Qualifikationen beeinflusst.

Damit ein Krankenhaus die Patienten optimal versorgen kann, ist eine effiziente Personaleinsatzplanung entscheidend. Die Einsatzplanung muss dabei unter Berücksichtigung der Auslastung, Qualifikationen und Verfügbarkeit erfolgen. Im Folgenden sind mehrere Tipps aufgeführt, die bei der effizienten Gestaltung der Einsatzplanung von Krankenschwestern unterstützen.

1.Frühzeitige Planung

Die Einsatzplanung für Krankenschwestern ist eine konstante Aufgabe. Aufgrund der sich stetig verändernden Rahmenbedingungen, müssen erstellte Dienstpläne immer wieder angepasst oder komplett neu erstellt werden.

Trotzdem sollten Sie mit den ersten Planungsentwürfen so früh wie möglich beginnen. Damit schaffen Sie sich eine gesunde Basis, die dann kurzfristig angepasst werden kann. Bei der Planung können Sie sich an den wesentlichen Informationen orientieren, die Ihnen sicher zur Verfügung stehen. Hierzu gehören beispielsweise die Qualifikationen und Verfügbarkeiten der Krankenschwestern.

Wenn Sie die Pläne erstellen, spielt selbstverständlich auch die Auslastung im Krankenhaus eine wichtige Rolle. Je mehr Patienten behandelt werden müssen, desto mehr Pflegepersonal wird auch benötigt. Im Vorfeld lässt sich die zukünftige Auslastung nicht bestimmen, jedoch ist es möglich, mithilfe einer passenden Softwarelösung datenbasierte Prognosen über die zukünftige Auslastung zu erstellen.

Moderne Personaleinsatzplanung Softwarelösungen haben hierfür spezielle Funktionen integriert. Diese ermöglichen es, auf Basis von Vergangenheitsdaten Prognosen für die zukünftige Auslastung zu ermitteln.

2. Mitarbeiter in die Planungsarbeiten einbinden

Um den Planungsprozess möglichst effizient zu gestalten, sollten Sie frühzeitig die Krankenschwestern in die Planungsarbeiten einbinden. Insbesondere im Hinblick auf die Zufriedenheit und Motivation des Personals ist eine transparente Kommunikation wichtig. Bevor Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie sich bei den Krankenschwestern hinsichtlich der Arbeitszeitpräferenzen erkundigen.

Auf Basis einer Personaleinsatzplanung Software lassen sich komplexe Dienstpläne unter Berücksichtigung verschiedenster Variablen optimal gestalten. Auch die Wünsche des Personals können somit bei der Berechnung der Einsatzzeiten berücksichtigt werden.

Durch eine transparente Kommunikation ergeben sich die folgenden zwei wesentlichen Vorteile:

• Das Pflegepersonal fühlt sich wertgeschätzt und ist motiviert.
• Durch die zusätzlichen Informationen lassen sich bereits zu einem frühen Zeitpunkt Dienstpläne erstellen, die nur zu geringem Ausmaße angepasst werden brauchen.

3. Ermöglichen Sie einen eigenständigen Schichttausch

Egal wie gut die erstellten Schichtpläne auch sind, es wird kurzfristig immer wieder zu Änderungen kommen. Beispielsweise kann eine Krankenschwester kurzfristig krankheitsbedingt ausfallen. Der verantwortliche Planer muss in diesem Fall die Schicht neu besetzen.

Um die Personaleinsatzplanung insbesondere im Hinblick auf die kurzfristige Anpassungsfähigkeit zu optimieren ist es wichtig, den Krankenschwestern das eigenständige Tauschen von Arbeitsschichten zu ermöglichen.

Wenn zwei Krankenschwestern eine Schicht tauschen wollen, müssen diese sich in der Regel an den zuständigen Planungsverantwortlichen wenden, der den Tausch genehmigen muss. Ist jedoch ein eigenständiger Schichttausch möglich, können die Krankenschwestern dies ohne den Umweg über den Manager erledigen.

Hierbei ist jedoch selbstverständlich zu berücksichtigen, dass die erforderlichen Mitarbeiterqualifikationen beachtet werden. Dieses Problem kann mit einer Software zur Personaleinsatzplanung gelöst werden. Der planende Mitarbeiter kann in der Software die erforderlichen Qualifikationen für eine Schicht hinterlegen. Für die Krankenschwestern ist diese Informationen einsehbar. In der Software kann dann direkt der Schichtwechsel beantragt werden und der verantwortliche Manager muss diesen nur noch per Klick genehmigen.

4. Berücksichtigung der Patientensituation

Eine weitere Besonderheit bei der Planung der Einsatzzeiten von Krankenschwestern ist, dass die Krankensituation eine wesentliche Rolle spielt. Nicht alle Patienten sind gleich schwer erkrankt, weshalb auch der Pflegebedarf sich stark unterscheiden kann.

Wenn auf einer Station die Anzahl schwererkrankter Patienten besonders hoch ist, führt dies auch zu einem hohen Bedarf an Pflegepersonal. Auch die Fähigkeiten des Personals spielen eine wichtige Rolle. Nicht alle Krankenschwestern können alle Patienten betreuen. Bei manchen Krankheiten bzw. Verletzungen sind besondere Qualifikationen für die Betreuung notwendig.

Für die Planungsarbeiten bedeutet dies, dass die aktuelle Patientensituation immer im Auge behalten und bei den Planungsarbeiten berücksichtigt werden sollte. Auch im Vorfeld sollten ggf. saisonale Häufigkeiten analysiert werden. Beispielsweise kann es sein, dass bestimmte Krankheiten oder Verletzungen zu bestimmten Zeiten häufig auftreten. Diese Informationen können dann bereits in der frühen Phase der Planungsarbeit berücksichtigt werden.

5. Vermeidung von Überstunden

In der Gesundheitsbranche sind Überstunden oft die Regel anstatt Ausnahme. Für das Krankenpersonal bedeutet dies eine große Belastung. Wenn die Krankenschwestern überarbeitet sind, kann dies zu einer schlechteren Patientenversorgung sowie auch zu einer höheren Fluktuationsrate der Mitarbeiter führen. Insbesondere im Hinblick auf den allgemeinen Personalmangel können Krankenhäuser es sich nicht erlauben, gute Mitarbeiter aufgrund einer zu großen Arbeitsbelastung zu verlieren.

Für Krankenhäuser ist es deshalb entscheidend, die Anzahl der geleisteten Überstunden zu minimieren. Es wird insbesondere durch die Besonderheiten der Gesundheitsbranche niemals der Fall sein, dass sich Überstunden zu 100% vermeiden lassen. Dennoch lassen sich Einsatzpläne insbesondere durch eine analytische Vorgehensweise optimieren und die Überstundenanzahl damit minimieren. Moderne Personaleinsatzplanung Systeme verfügen über Analysefunktionen, die die Verarbeitung großer Datenmengen ermöglichen und damit eine möglichst genaue Mitarbeitereinsatzplanung ermöglichen.