Lohnt sich der Einsatz eines Zeiterfassungssystems für ein Unternehmen? Wir haben 7 Punkte herausgesucht, die dafür sprechen.

In früheren Beiträgen hatten wir bereits darüber berichtet, dass sich eine große Anzahl an Unternehmen in Deutschland aktuell mit der Thematik der Zeiterfassung beschäftigt. Grund hierfür ist insbesondere die rechtliche Entwicklung, die ggf. dazu führen wird, dass in jedem Unternehmen ein System zur Erfassung von Arbeitszeiten verpflichtend einzuführen ist.

Selbstverständlich führt dies bei vielen Unternehmen zu einem gewissen Unmut. So wird befürchtet, dass sich aus der Neuregelung potenziell hohe bürokratische sowie finanzielle Belastungen für Unternehmen ergeben können.

Doch ist an der Einführung eines Zeiterfassungssystems wirklich alles schlecht? So können sich aus einer professionellen Zeiterfassungssoftware auch viele Vorteile und Möglichkeiten für ein Unternehmen ergeben. Ein paar dieser Vorteile sind im Folgenden aufgeführt.

Welche Vorteile kann eine Zeiterfassungssoftware haben?

1. Korrekte Abrechnung beim Kunden

Insbesondere bei größeren Projekten kann es schnell passieren, dass Arbeitszeiten nicht immer korrekt notiert werden. Geschieht dies über einen längeren Zeitraum, kann dies zu einem großen Umsatzverlust führen, weil die aufgebrachte Arbeitszeit nicht vollständig in Rechnung gestellt wird. Mithilfe einer passenden Softwarelösung können Mitarbeiter die eigenen Arbeitszeiten auf die Minute genau erfassen, wodurch jede geleistete Minute auch abgerechnet werden kann.

2. Erhöhte Produktivität

Für manche Mitarbeiter ist das Nutzen eines Zeiterfassungssystems eventuell zu Beginn ungewohnt, viele schätzen jedoch langfristig die Möglichkeit, einen Überblick über die selbst geleisteten Tätigkeiten zu erhalten. So können die Mitarbeiter mithilfe der Software überwachen, wie lange diese für bestimmte Tätigkeiten gebraucht haben. Dadurch lässt sich die eigene Produktivität selbst kontrollieren und diese stetig verbessern. Indirekt kommt dies dem Unternehmen zugute.

3. Weniger Arbeit bei der Lohnabrechnung

Das Erstellen von Gehalts- und Lohnabrechnung ist in Deutschland besonders komplex und aufwendig. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung möglichst stark zu entlasten. Die Mitarbeiter können mithilfe eines passenden Programms die Arbeitszeiten eigenständig erfassen und sind hierfür auch selbst verantwortlich. Unnötige Fehler bei der Erfassung von Arbeitszeiten lassen sich hierdurch minimieren. Die entsprechenden Daten können per Schnittstelle automatisch an die Lohnbuchhaltung übermittelt und dort für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung genutzt werden.

4. Verbesserte Kalkulationen und Prognosen

Mit der Zeit sammeln sich in einer Zeiterfassungssoftware viele, viele Daten an. Langfristig können diese Daten für ein Unternehmen zu einem richtigen Vorteil werden. So lässt sich anhand der Datenbasis analysieren, wie lange für bestimmte Tätigkeiten im Durchschnitt gebraucht wird. Für das Management sind diese Informationen dahingehend wertvoll, dass die Genauigkeit von Kalkulationen und Prognosen hierdurch stark verbessert werden kann.

5. Einsparpotenziale identifizieren

Ein weiterer Vorteil eines Zeiterfassungssystems ist, dass durch die Erfassung der Arbeitszeiten auch mögliche Einsparpotenziale identifiziert werden können. So kann es schnell passieren, dass viel Arbeitskraft für unnötige Tätigkeiten verschwendet wird, obwohl diese deutlich sinnvoller genutzt werden könnte.

6. Workflow

Was genau passiert im Alltagsgeschäft im Unternehmen überhaupt? Welche Tätigkeiten fallen an und wie lange wird hierfür gebraucht? Mithilfe der Daten aus einer Zeiterfassungssoftware können diese Fragen beantwortet und die Workflows identifiziert und analysiert werden. Das Management kann sich hierdurch einen deutlich besseren Überblick über das Unternehmen verschaffen.

7. Verbesserte Projektüberwachung

Durch den Einsatz einer Zeiterfassungssoftware lässt sich der aktuelle Status eines Projektes überwachen. Insbesondere wenn mit einem Kunden ein fixes Budget für ein Projekt vereinbart wurde, ist es wichtig, dass dieses auch nicht überschritten wird. Mit einer Software zur Zeiterfassung kann kontrolliert werden, wie viel Arbeitszeit zum aktuellen Stand bereits für ein bestimmtes Projekt aufgebracht wurde. Die Profitabilität des jeweiligen Projektes kann hierdurch sichergestellt werden.

Auch viele Arbeitnehmer stehen dem Thema Zeiterfassungssoftware skeptisch gegenüber und haben das Gefühl, durch den Einsatz eines Softwareprogramms überwacht zu werden. Für ein Unternehmen ist es deshalb wichtig, möglichst früh den Austausch mit den Mitarbeitern zu suchen. Hierbei sollte insbesondere auf die potenziell bevorstehenden gesetzlichen Änderungen sowie die sich aus dem Einsatz einer professionellen Softwarelösung ergebenden Vorteile für das Unternehmen sowie die Mitarbeiter eingegangen werden. So kann sichergestellt werden, dass es zu einer erfolgreichen Einführung einer Zeiterfassungssoftware im Unternehmen kommt.