Die Corona Krise hat uns alle unvorbereitet getroffen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer hat die Krise vor völlig neue Herausforderungen gestellt. Insbesondere die Art und Weise wie wir arbeiten hat sich in den letzten Monaten rapide verändert.

Der Trend des Homeoffice hat nun durch die Krise einen starken Schub bekommen. Aufgrund der Ansteckungsgefahr haben viele Unternehmen für große Teile der Belegschaft das Arbeiten von zuhause angeordnet. Mittlerweile hat sich die Situation zumindest teilweise entspannt, jedoch ist wohl davon auszugehen, dass auch in Zukunft mehr Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten werden.

Die Unternehmen und auch die Arbeitnehmer müssen sich nun auf diese neue Konstellation einstellen. Früher konnten die Arbeitszeiten beispielsweise ganz einfach per Terminal erfasst werden, wenn die Mitarbeiter ins Büro gekommen sind. Jetzt ist dies nicht mehr möglich.

Im Folgenden sind ein paar Ansätze aufgeführt, die Firmen dabei unterstützen sollen, dass trotz der Corona Krise die Arbeitszeiten korrekt und effektiv erfasst werden.

1.Führen Sie eine cloudbasierte Zeiterfassungssoftware ein

Wenn in Ihrem Unternehmen bisher die Arbeitszeiten noch lokal per Terminal erfasst wurden, sollten Sie dringend über die Einführung einer Cloud Zeiterfassungssoftware nachdenken. Eine cloudbasierte Software ermöglicht es den Mitarbeitern, ortsunabhängig die eigenen Zeiten zu erfassen. Die Benutzer haben hierbei in der Regel über einen Webbrowser Zugriff auf das Zeiterfassungssystem und können dort die Einträge vornehmen.

Der Umstieg auf eine cloudbasierte Zeiterfassungssoftware ist für ein Unternehmen langfristig sinnvoll. Möchte eine Firma jedoch nur für einen beschränkten Zeitraum umsteigen, ist dies mit einer Software-as-a-Service Zeiterfassungssoftware kein Problem. Diese Programme lassen sich zumeist auf monatlicher Basis mieten und können damit zur Überbrückung genutzt werden.

2. Schulen Sie die Mitarbeiter

Für einen großen Teil der Mitarbeiter ist das Homeoffice auch eine neue Erfahrung. Wird nun auch noch eine neue Zeiterfassungssoftware eingeführt, kann es schnell passieren, dass die Arbeitnehmer überfordert sind. Um dies zu verhindern, sollten Sie kleine Schulungen zur Einführung in das neue System abhalten.

Die modernen Anwendungen sind sehr intuitiv aufgebaut, weshalb es keinen großen Zeitaufwand zur Einarbeitung in die Software braucht. Trotzdem sollten Sie in der Schulung die wesentlichen Funktionen der Software kurz darstellen. Damit wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die Software verstehen und benutzen können.

3. Fördern Sie die Zeiterfassung

Für Unternehmen ist eine korrekte und zeitnahe Arbeitszeiterfassung sehr wichtig. Insbesondere bei Unternehmen, die viel Projektarbeit leisten, stellen die erfassten Arbeitsstunden die Basis für die Projektabrechnung dar.

Die neue Arbeitsumwelt kann schnell dazu führen, dass Mitarbeiter vergessen, die eigenen Arbeitszeiten einzutragen. Damit die Mitarbeiter sich möglichst schnell an die neue Art und Weise der Arbeitszeiterfassung gewöhnen, kann eine Firma eine zeitnahe Arbeitszeiterfassung fördern. Dies kann beispielsweise durch das Versenden regelmäßiger E-Mails zur Erinnerung sein oder durch anderweitige kleine positive Vergütungen.

4. Automatisierungen

Damit die Mitarbeiter die geleistete Arbeitszeit auch möglichst schnell erfassen, sollten Sie die Nutzung so einfach wie möglich halten. Moderne Softwareanwendungen ermöglichen es beispielsweise viele Prozesse der Arbeitszeiterfassung zu automatisieren.

Beispielsweise lassen sich die erfassten Arbeitszeiten in der Vorwoche als Vorlage für die folgenden Wochen verwenden. Wenn ein Arbeitnehmer einen strukturierten und konstanten Tagesablauf hat, erleichtert dies die Erfassung. Manche Anwendungen können auch automatisiert vor potenziellen Überstunden warnen oder den Benutzer benachrichtigen, wenn dieser vergessen hat, die eigenen Arbeitszeiten zu erfassen.

5. Compliance

Da sich so viel so rasch durch die Corona Krise verändert hat, wurden manche Unternehmen auf dem falschen Fuß erwischt. Trotz der Krise ist es wichtig, dass alle Gesetze, Richtlinien und Vereinbarungen weiterhin eingehalten werden. Dies gilt auch für die Arbeitszeiterfassung. Wenn Sie die Arbeitszeiterfassung umstellen, sollten Sie darauf achten, dass es zu keinen Compliance-Verstößen kommt.

6. Schnittstellen

Damit die Zeiterfassung effizient erfolgen kann, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass die neue Softwarelösung über Schnittstellen in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden werden kann. Dies ermöglicht einen effizienten Datenaustausch zwischen den verschiedenen im Unternehmen genutzten Softwareprogrammen.

Wenn ein Mitarbeiter die eigenen Arbeitszeiten erfasst, können die entsprechenden Datensätze automatisiert über eine Schnittstelle beispielsweise an die Lohnabrechnung Software im Unternehmen übermittelt werden.

Die aktuelle Corona Krise ist für alle Firmen Neuland. Auch wenn es noch nicht sicher ist, wie genau sich die Situation weiterentwickelt, sollten Sie die Zukunft nicht aus den Augen verlieren. Der allgemeine Digitalisierungsprozess wird sich bedingt durch die Krise noch weiter beschleunigen. Um den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern, sollten auch Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorantreiben. Eine modernes Zeiterfassungssystem stellt hierbei ein idealen Startpunkt dar. Die Einführung einer solchen Software bringt bereits kurzfristig viele Vorteile mit sich.