Welche Funktionen sollte eine Hausverwaltungssoftware heutzutage haben? Wir haben für Sie die 5 wichtigsten Funktionen moderner Softwarelösungen herausgesucht.

Der Funktionsumfang von Softwarelösungen zur Immobilienverwaltung hat sich in den letzten Jahren stetig ausgeweitet. Immer mehr Softwareanbieter sind mit modernen Hausverwaltungsprogrammen auf den Markt gedrängt. Hierdurch gab es einen richtigen Qualitätssprung, von dem die Hausverwaltungen profitieren.

Das sich aus den modernen Softwareprogrammen ergebende Potenzial wird jedoch aktuell noch nicht von allen Immobilienverwaltungen genutzt. Viele setzen im Unternehmen immer noch veraltete Programme ein, obwohl es hervorragende und preiswerte Alternativen gibt. Der Einsatz einer neuen Softwarelösung kann die Wettbewerbsposition einer Hausverwaltung nachhaltig verbessern. Im Folgenden sind 5 der wichtigsten Funktionen aufgeführt, die eine moderne und professionelle Hausverwaltungssoftware haben sollte.

1. Kontaktverwaltung

Eine der Basisfunktionen einer Immobilienverwaltungssoftware ist die Kontaktverwaltung. Hierbei werden die Stammdaten aller Mieter, Eigentümer und externer Dienstleister zentral in der Software abgespeichert. Auch alle zugehörigen Dokumente wie beispielsweise Mietverträge oder Dienstleistungsverträge können im Programm hinterlegt werden. Die entsprechenden Informationen und Dokumente können dadurch sicher abgespeichert werden und sind jederzeit für die Mitarbeiter einer Hausverwaltung schnell auffindbar.

2. Objektverwaltung

Die Immobilien sind das Herzstück einer Hausverwaltung, weshalb professionelle Softwarelösungen durch unterschiedliche Features bei der Verwaltung unterstützen. Ob Mietshaus, Wohnungseigentümergemeinschaft oder Gewerbeobjekt, mit einer passenden Software ist die Verwaltung ganz einfach. Auch spezielle Funktionen für das Instandhaltungsmanagement sind in der Regel enthalten. Hierdurch lassen sich beispielsweise alle Prozesse von einer Schadensmeldung bis zur späteren Kontrolle der ausgeführten Arbeiten in der Software abbilden.

3. Ticketsystem

Eine weitere nützliche Funktion neuer Softwarelösungen zur Verwaltung von Immobilien ist ein Ticketsystem. Hierbei handelt es sich um eine Funktion, die auch in vielen CRM Lösungen zum Einsatz kommt. Mitarbeiter einer Hausverwaltung müssen täglich viele Anfragen von Mietern und Vermietern bearbeiten. Ein Ticketsystem erleichtert diese Arbeiten enorm. Der wesentliche Aspekt eines Ticketsystems ist, dass alle Anfragen an das Unternehmen in virtuelle Tickets überführt werden. Diese können anschließend verwaltet und bearbeitet werden. Über das jeweilige Ticket läuft dann die gesamte Kommunikation und wird dokumentiert. Stellt ein Mieter beispielsweise eine Anfrage an eine Hausverwaltung, wird hierfür ein Ticket erstellt, welches dann vom passenden Mitarbeiter beantwortet werden kann.

4. Finanzen

Auch Funktionen für das Rechnungswesen dürfen in einer Immobilienverwaltungssoftware nicht fehlen. Der Funktiongsumfang moderner Programme geht jedoch heutzutage weit über die klassische Buchhaltung hinaus. So lassen sich mit Softwarelösungen beispielsweise auch detaillierte Reports erstellen, die insbesondere für die Eigentümer zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Objekte interessant sind. Die Softwareprogramme verfügen außerdem über DATEV-Schnittstellen, so dass eine Hausverwaltung Daten unkompliziert an einen Steuerberater übermitteln kann. In modernen Softwarelösungen sind außerdem Funktionen für das Online-Banking integriert, wodurch sich aus der Software heraus beispielsweise Überweisungen tätigen lassen.

5. Self-Service Portale

Insbesondere cloudbasierte Hausverwaltungsprogramme beinhalten heutzutage ein integriertes Self-Service Portal. Das Grundprinzip hierbei ist, dass eine Hausverwaltung mithilfe der Software ein eigenes Portal für Mieter und Eigentümer erstellen kann. Dort können Informationen und Dokumente bereitgestellt werden, auf welche die Nutzer eigenständig zugreifen können. Unnötige Anfragen an die Immobilienverwaltung lassen sich durch ein solches Portal verhindern. Auch können die Nutzer beispielsweise die eigenen Daten verwalten. Ändern sich beispielsweise die Kontaktdaten eines Mieters, können diese im Portal eigenständig aktualisiert werden.

Darüber hinaus beinhalten aktuelle Hausverwaltungsprogramme viele weitere nützliche Features. Insgesamt ermöglicht eine moderne Softwarelösung es einer Hausverwaltung, deutlich effektiver zu arbeiten und damit mit gleichbleibenden Ressourcen eine höhere Anzahl an Immobilien zu verwalten.