Wenn Sie im kommenden Jahr 2020 planen ein Programm zur Zeiterfassung einzuführen, dann sind Sie hier definitiv richtig.
Das Erfassen von Arbeitszeiten ist keine besonders spaßige Angelegenheit, leider jedoch notwendig. Für die Erfassung von Arbeitszeiten gibt es verschiedene Gründe. Ein wesentlicher Grund für die Notwendigkeit der Zeiterfassung ist das EuGH Urteil vom 14.05.2019, welches Unternehmen dazu verpflichtet, dass die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer systematisch erfasst werden. Auch auch unabhängig von der zukünftigen Rechtssprechung ist es beispielsweise für Dienstleister relevant die geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen, damit diese anschließend beim Kunden in Rechnung gestellt werden können. Auch allgemein ist es sinnvoll die Arbeitszeiten zu erfassen, um damit beispielsweise die Rentabilität von Projekten beurteilen zu können.
Insbesonderes der Trend der Smartphones hat starke Auswirkungen auf die Zeiterfassung in Unternehmen. Die Beliebtheit von Smartphones nimmt immer weiter zu, so dass der klassische Computer immer mehr in den Hintergrund rückt. Viele Softwarehersteller bieten deshalb Apps an, die auf dem Smartphone oder Tablet der Nutzer installiert werden können.
Was ist eine Zeiterfassung App?
Es handelt sich bei einer solchen App um eine mobile Softwarelösung, die das Erfassen von Arbeitszeiten ermöglicht. Eine App ist entweder Teil einer Zeiterfassungssoftware oder wird vom Softwarehersteller als alleinstehende Lösung angeboten. Es handelt sich also im Wesentlichen um eine Art digitale Stundenzettel, mit dem eine digitale Erfassung von Arbeitszeiten möglich wird.
Mitarbeiter können damit bequem per App die eigenen Zeiten erfassen. Insbesondere im Hinblick auf die Flexibilität hat die Zeiterfassung per App enorme Vorteile.
Mitarbeiter haben heutzutage das eigene Smartphone in der Regel immer zur Hand und können mit wenigen Klicks die eigenen Arbeitszeiten in der App notieren. Insbesondere im Hinblick auf die Mobilität ist dies ein großer Vorteil. So können Nutzer auch mobil die eigenen Arbeitszeiten digital notieren. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise außer Haus vor Ort beim Kunden ist, kann dies ein großer Vorteil sein, weil die Arbeitszeit direkt in der App hinterlegt werden kann.
Was sollte eine App für die Arbeitszeiterfassung können?
Zunächst ist es wichtig, dass eine App ein übersichtliches Dashboard hat. Dieses dient als eine Art Startbildschirm des Programms und wird beim Öffnen der App angezeigt. Dort sollten die wichtigsten Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten übersichtlich aufgeführt sein, so dass Nutzer sich schnell zurecht finden.
Eine weitere nützliche Funktion ist die „Echtzeit“-Erfassung von Arbeitszeiten. Dafür ist in einer App eine Stoppuhr integriert. Fängt ein Mitarbeiter beispielsweise eine bestehende Aufgabe an, dann kann die Zeiterfassung für die jeweilige Tätigkeit gestartet werden. Bei Fertigstellung der Aufgabe, kann der Nutzer die Stoppuhr anschließend stoppen. Hierdurch lassen sich Arbeitszeiten auf sehr einfachem Wege erfassen.
Darüber hinaus sollte es selbstverständlich auch möglich sein, die Arbeitszeiten flexibel manuell zu erfassen. Wenn beispielsweise die Stoppuhr für eine bestimmte Tätigkeit läuft, kann es immer sein, dass eine andere Aufgabe dazwischen kommt. Deshalb ist notwendig, dass auch nachträglich Arbeitszeiten manuell erfasst beziehungsweise geändert werden können.
Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen. Eine App ist in der Regel ein Teil einer Zeiterfassungssoftware. Die mit einer App erfassten Arbeitszeiten sind für verschiedene Unternehmensbereiche wie beispielsweise für die Buchhaltung oder die Personalabteilung relevant. Es sollte deshalb sichergestellt werden, dass Schnittstellen zu anderen Programmen wie beispielsweise der Buchhaltungssoftware oder HR Software vorliegen. Die erfassten Arbeitszeiten lassen sich mithilfe der Schnittstellen automatisch übertragen.
In der App sollte auch eine Kalender Funktion integriert sein. Dort werden die Arbeitszeiten visuell aufbereitet und Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich einen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden sowie die geplanten Arbeitszeiten zu verschaffen.
Normalerweise liegt der Fokus bei einer Zeiterfassung App ausschließlich auf der Erfassung von Arbeitszeiten. In manchen Lösungen sind jedoch auch zusätzliche Funktionen integriert, die das Erfassen von weiteren Informationen ermöglichen. So können in manchen Apps beispielsweise auch Spesen erfasst werden. Insbesondere für Unternehmen bei welchen Mitarbeiter viel unterwegs sind, ist eine solche Zusatzfunktion sehr nützlich.
Die aktuellen Top 5 Apps
Um Ihnen die Suche zu vereinfachen, haben wir die fünf besten Apps für die Zeiterfassung herausgesucht. Die Apps sind jeweils in eine übergeordnete Softwarelösung integriert. Die Nutzung kann somit nicht nur ausschließlich per App, sondern beispielsweise auch per Webbrowser erfolgen.
zep ist ein webbasiertes Programm für die Zeiterfassung in einem Unternehmen. Die App ist mit den Betriebssystemen Android und iOS kompatibel. Der Einsatz des Programms ist insbesondere für Unternehmen sinnvoll, in denen viel Projektarbeit durchgeführt wird. Ein kostenloser Test für 30 Tage ist möglich.
Mit der Zeiterfassung App TimeTac können Arbeitszeiten jederzeit mobil mittels Handy oder Tablet erfasst werden. Die App kann auf Apple-Geräten oder Geräten mit dem Betriebssystem Android installiert werden. Der Testzeitraum beträgt 30 Tage.
Die Software clockodo ist ein weiteres Softwareprogramm, welches Nutzern die Möglichkeit bietet, Arbeitszeiten via App zu erfassen. Das Programm ist cloudbasiert und kann somit flexibel genutzt werden. Die Preise starten bei monatlich 6,50 Euro pro Nutzer.
TiMaS Mobile stellt eine weitere interessante Option für Unternehmen dar. Die Software ermöglicht die Zeiterfassung per App oder klassisch am PC. Die Software ist für einen Preis von 479 Euro erwerbbar und beinhaltet Lizenzen für 10 Mitarbeiter. Bei Bedarf können weitere Lizenzen erworben werden.
Die App der Software timenote ist für die Betriebssysteme iOS und Android geeignet. Die Software ist insbesondere gut für kleine und mittelgroße Unternehmen passend. Für die Nutzung entstehen Unternehmen monatlich Kosten in Höhe von 5 Euro pro Mitarbeiter. Um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen, ist es möglich, das Programm für 30 Tage kostenlos zu testen.
Vielleicht ist eins der aufgeführten Programme für Ihr Unternehmen geeignet. Weitere Informationen finden Sie auf den jeweiligen Profilseiten der einzelnen Programme. Wenn Sie sich über weitere Softwarelösungen zur Zeiterfassung informieren möchten, können Sie dies gerne tun. Hier erhalten Sie einen Überblick über weitere Softwarelösungen zur Zeiterfassung.