Workforce Management Anwendungen sind in vielen Unternehmen kaum noch wegzudenken. Insbesondere in personalintensiven Branchen sind professionelle Softwarelösungen nicht verzichtbar. Die Programme kommen beispielsweise in der Gastronomie, Produktion und Einzelhandel zum Einsatz. Um einen langfristigen Unternehmenserfolg sicherzustellen, ist es entscheidend, dass Unternehmen die eigenen Mitarbeiterressourcen optimal im Sinne der Unternehmenszielen einsetzen. Eine WFM Lösung stellt hierfür das perfekte Werkzeug zur Umsetzung dar.
Die Komplexität der Planungsarbeiten für den Mitarbeitereinsatz hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Bei der Organisation sind zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen, die keinesfalls konstant sind, sondern sich ständig verändern können. Vorschriften, Auftragslage, Mitarbeiterqualifikationen, Urlaubsanträge etc. sind ein paar der Aspekte, die von den Verantwortlichen bei der Planung zu berücksichtigen sind. Eine manuelle Planung ist aufgrund der vielen Variablen und großen Datenmengen kaum noch möglich, weshalb immer mehr Firmen Workforce Management Software einsetzen.
Wenn Ihr Unternehmen an die Anschaffung einer WFM Lösung denkt, ist eine professionell durchgeführte Softwareauswahl für den langfristigen Erfolg der Einführung der Software entscheidend. Allgemein ist ein Vergleich von Softwareprodukten jedoch nicht sehr leicht, weil es sich hierbei um komplexe Anwendungen handelt. Auch bei WFM Softwareprodukten ist dies der Fall. Die Programme können hinsichtlich des Funktionsumfang, geeigneter Unternehmensgröße, Bereitstellungsmodell usw. stark voneinander abweichen.
Um Ihnen das Vergleichen der Workforce Management Lösungen zu vereinfachen, haben wir im Folgenden die wesentlichen Funktionen von WFM Anwendungen aufgeführt. Diese Features sind in den meisten Systemen enthalten. Dadurch können Sie sich einen ersten Überblick darüber verschaffen, was genau eine Workforce Management Software überhaupt kann.
Was sind die wichtigsten Funktionen einer WFM Software?
1. Einsatzplanung
Eine der wichtigsten Funktionen eines Workforce Managements Programms ist die Mitarbeitereinsatzplanung. Hiermit ist im Wesentlichen gemeint, dass die Einsatzzeiten für alle Mitarbeiter im Unternehmen mithilfe der Software geplant werden können. Für jeden Mitarbeiter lassen sich hierdurch beispielsweise individuelle Dienstpläne erstellen. Damit die Planung möglichst einfach und optimal erfolgt, kann die Software verschiedene Berechnungen automatisiert durchführen. So lässt sich beispielsweise der Personalbedarf auf Basis von Vergangenheitsdaten ermitteln. Der Personalbedarf kann dann als Basis für die Einsatzplanung genutzt werden.
2. Performance Management
Der Funktionsumfang eines WFM Systems geht über die reine Planung hinaus und verfügt auch über Funktionen, die bei der Überwachung der Unternehmensperformance unterstützen. In der Software können eine Vielzahl an Unternehmensdaten zusammengeführt werden. Auf Basis der Daten können die Verantwortlichen dann die Performance des gesamten Unternehmens, bestimmter Unternehmensbereiche oder einzelner Mitarbeiter analysieren. Darauf aufbauend lassen sich ggf. Ansatzpunkte zur Verbesserung der Unternehmensperformance identifizieren.
3. Prognosen
Daten sind der Rohstoff im 21. Jahrhundert. Professionelle Softwarelösungen können riesige Datenbestände analysieren. Darauf aufbauend lassen sich sehr genaue Zukunftsprognosen erstellen. Auch WFM Softwareprodukte ermöglichen es, Informationen zu analysieren und diese für Vorhersagen zu verwenden. Beispielsweise lassen sich saisonale Trends analysieren und zur Bestimmung des zukünftigen Personalbedarfs nutzen.
4. Reporting
Für das Management kann eine Workforce Management Software eine nützliche Informationsquelle darstellen. Moderne Softwarelösungen verfügen in der Regel über Funktionen für ein Berichtswesen. Dadurch lassen sich automatisiert professionelle Berichte erstellen, welche die wichtigsten Informationen (z.B. KPIs) kompakt darstellen. Diese können dann von Entscheidungsträgern als Basis zur Entscheidungsfindung verwendet werden.
5. Mobile Nutzung
Das Arbeitsleben hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Insbesondere durch die Corona-Krise hat die Bedeutung des Homeoffice beispielsweise nochmals stark zugenommen. Damit eine WFM Software in einer Firma effektiv eingesetzt werden kann, sollte diese deshalb auch mobil nutzbar sein. Webbasierte WFM Produkte sind für eine flexible Nutzung die ideale Option. Die Anwendungen können in der Regel per Webbrowser oder ggf. auch mittels einer App verwendet werden. Die Mitarbeiter haben hierdurch jederzeit mit allen Endgeräten Zugriff auf das Programm und sind nicht an einen lokalen Arbeitsplatz gebunden.
6. Zeiterfassung
Eine weitere Basisfunktion ist die Erfassung von Arbeitszeiten. Insbesondere durch neue Vorschriften und Gesetze werden Unternehmen in der Zukunft dazu verpflichtet sein, ein System bereitzustellen, welches eine organisierte Arbeitszeiterfassung ermöglicht. Hierfür kann entweder auf eine separate Zeiterfassungssoftware zurückgegriffen werden oder es wird eine Workforce Management Software mit integrierten Zeiterfassung-Features eingesetzt.
7. Budgetkontrolle
Um den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg sicherzustellen, müssen die Verantwortlichkeiten das Budget immer unter Kontrolle behalten. Schnell kann es passieren, dass ein Auftrag nicht nach Plan läuft und mit deutlich mehr Personalaufwand als ursprünglich geplant verbunden ist. Eine ursprünglich wirtschaftliche Investition kann dadurch zu einer Fehlinvestition werden. Verantwortliche können mit einer WFM Software die Einhaltung des Budgets konstant kontrollieren und bei Planabweichungen direkt einschreiten. Im Vorfeld können mit der Software außerdem verschiedene What-if-Szenarien durchgespielt werden. Hierdurch lassen sich verschiedene Szenarien vorab analysieren.
Die aufgeführten Funktionen sind nur ein Teil des Funktionsumfangs professioneller Workforce Management Softwarelösungen. Moderne Anwendungen verfügen noch über viele weitere nützliche Funktionen, die bei der Verwaltung und Organisation des Personaleinsatzes unterstützen.