Auch für Unternehmen mit kleinem Budget ist der Einsatz einer Helpdesk Software möglich. Wir haben 3 kostenlose Programme herausgesucht.
Definition einer Helpdesk Software
Eine Helpdesk Software kann für Unternehmen ein enorm nützliches Werkzeug darstellen und für Mitarbeiter die alltägliche Arbeit deutlich einfacher gestalten.
Der Kern einer Helpdesk Software besteht in der effizienten Bearbeitung von Anfragen. Dabei kann zwischen internen (eigene Mitarbeiter) und externen Anfragen (Kunden) unterschieden werden. Softwareprogramme für die Bearbeitung von internen Anfragen werden auch oft als Service Desk Software bezeichnet. Vereinfachend gesagt, fällt die Beantwortung beider Anfragen-Typen unter den Begriff Helpdesk.
Ein wesentlicher Aspekt einer Helpdesk Software ist das Ticketing-System. Dieses ermöglicht eine Überführung von Anfragen in Tickets, die anschließend von Mitarbeitern beantwortet werden können.
Hierdurch wird eine organisierte und strukturierte Bearbeitung von Fragen oder Problemen ermöglicht. Die Tickets können beispielsweise der Dringlichkeit nach geordnet werden und den Mitarbeitern zugeteilt werden, die über die notwendigen Qualifikationen verfügen.
Insgesamt führt der Einsatz einer professionellen Softwarelösung dazu, dass Mitarbeiter im Support-Bereich effizienter und produktiver arbeiten können und gleichzeitig die Zufriedenheit der Anfragenden steigt.
Die Suche nach der passenden Lösung
Die Softwareauswahl gestaltet sich für Unternehmen oftmals äußerst schwierig. So gibt es am Softwaremarkt eine Vielzahl an unterschiedlichen Softwareprogrammen. Gleichzeitig ist die Vergleichbarkeit der Programme auch eingeschränkt.
Insbesondere kleinen Unternehmen fällt die Software Suche schwer. Viele Softwarehersteller legen bei der Entwicklung der Programme den Fokus auf mittlere und größere Unternehmen, so dass die Softwarelösungen auch dementsprechend teuer sind. Deshalb gibt es viele sehr gute Helpdesk Softwareprodukte, die für Kleinunternehmen eine zu große finanzielle Belastung darstellen.
Zum Glück gibt es auch Helpdesk Software für den kleinen Geldbeutel. Wir haben deshalb für Sie die Softwarelösungen herausgesucht, die zu Teilen kostenlos genutzt werden können. Hierbei werden solche Programme berücksichtigt, die
- vollständig kostenfrei erhältlich sind
- die für eine begrenzte Anzahl an Nutzern kostenlos verfügbar sind
Softwareprogramme die nur für einen begrenzten Zeitraum kostenlos genutzt werden können, werden folglich in der Aufzählung nicht inkludiert.
3 kostenlose Helpdesk Softwareprogramme für Unternehmen
1. Zoho Desk
Zoho Desk ist eine cloudbasiertes Helpdesk Programm, welches insbesondere für kleine und mittelgroße Unternehmen geeignet ist. Die Software ist grundsätzlich für bis zu 3 Nutzer vollständig kostenlos.
Darüber hinaus gibt es drei kostenpflichtige Pläne: Standard, Professional und Enterprise. Diese verfügen jeweils über einen unterschiedlichen Leistungsumfang. Die Kosten für die günstigste Erweiterung der Software (Standard) liegen bei 12 Euro pro Mitarbeiter und Monat.
Auch eine mobile Nutzung von Zoho Desk ist problemlos möglich. Dafür bietet der Hersteller eine App an, die mit den Betriebssystemen iOS sowie Android kompatibel ist.
2. Zammad
Zammad ist eine Open Source Helpdesk Software. Die Software kann somit kostenfrei heruntergeladen werden und kostenfrei genutzt werden. Das Programm ist somit grundsätzlich unbeschränkt kostenfrei.
Vom Anbieter gibt es jedoch auch kostenpflichtige Versionen der Software. Das Helpdesk Programm wird hierbei als Software-as-a-Service angeboten und die Kosten starten bei 5 Euro pro Nutzer und Monat für das Starter Paket. Darüber hinaus gibt es noch die Pakete Professional (15 Euro pro Nutzer und Monat) und Plus (24 Euro pro Nutzer und Monat). Eine kostenpflichtige On-Premises Version der Software ist auch verfügbar.
3. spiceworks
spiceworks ist eine weitere kostenlose Helpdesk Software. Der Fokus liegt insbesondere auf der Beantwortung von IT-Anfragen und kann deshalb auch als IT-Helpdesk bezeichnet werden.
Die Nutzung der Software ist vollständig gratis, weshalb keine Einschränkungen bei der Nutzung vorliegen. Erhältlich ist die Software als Cloud und On-Premises Lösung.
Die Nutzung der Software ist auch per App möglich. Die App kann mit den Betriebssystemen Android und iOS genutzt werden.
Endgültige Softwareauswahl
Nun haben Sie einen ersten Überblick über kostenlose Helpdesk Softwareprogramme erhalten. Der nächste Schritt ist nun die endgültige Auswahl der passenden Software. Hierfür sollten Sie noch die folgenden Aspekte beachten:
- Informieren Sie sich detailliert über den Funktionsumfang der Softwarelösungen und gleichen Sie diesen mit den eigenen Anforderungen ab. Dadurch lassen sich ggf. bereits Helpdesk Programme aussortieren.
- Ermitteln Sie die Gesamtkosten der Softwareprogramme. Berücksichtigen Sie hierbei auch Kosten, die ggf. für das Hosting anfallen.
- Informieren Sie sich bei Bedarf über weitere nicht kostenfreie Helpdesk Softwareprogramme und berücksichtigen Sie diese bei der Softwareauswahl.
Viel Erfolg bei der Suche nach der passenden Helpdesk Software!
Für die Richtigkeit der Angaben wird keine Verantwortung übernommen. Die angegebenen Informationen (Preise, Funktionen etc.) beruhen auf veröffentlichten Informationen Stand: Dezember 2019.