In einem Geschäftsjahr führen Unternehmen zahlreiche unterschiedliche Projekte durch. Doch waren auch wirklich alle Projekte erfolgreich? Und wie lässt sich der Projekterfolg überhaupt bestimmen?

Wie bei den meisten Dingen im Leben, kann es bei der Bewertung eines Sachverhaltes, oder in diesem Fall eines Projektes, schnell dazukommen, dass die Beurteilung nicht objektiv, sondern subjektiv ist. Insbesondere die Perspektive wirkt sich auch auf die Beurteilung aus. Zum Beispiel kann es sein, dass ein normales Projektmitglied ein durchgeführtes Projekt ganz anders beurteilt als der verantwortliche Projektmanager.

Das Problem einer subjektiven Bewertung lässt sich durch die Einführung von Kennzahlen für die Projektbewertung umgehen. Wird der Projekterfolg anhand von Kennzahlen bewertet, spielen subjektive Einflüsse keine Rolle mehr und die Bewertung erfolgt rein objektiv.

Die Definition von KPIs zur Projektbewertung sollte jedoch nicht nur im Nachgang zu durchgeführten Projekten erfolgen. Vielmehr sollte es so sein, dass diese bereits vor Beginn eines Projektes transparent dargestellt werden. Wenn alle Teammitglieder die Kriterien für den Projekterfolg kennen, können diese sich während des Projektes an den gesetzten Zielen orientieren. So kann sichergestellt werden, dass alle Projektteilnehmer sich an den gleichen Zielsetzungen orientieren.

Im Folgenden sind mehrere Vorschläge für Kennzahlen aufgeführt, die Sie für eine Projektbewertung heranziehen können.

Kennzahlen für eine Projektbewertung

1.Projektzeit

Ein Projekt ist zusammenfassend ein sachliches und zeitlich begrenztes Vorhaben. Zeit spielt folglich beim Projektmanagement eine ganz wesentliche Rolle. Damit ein Projekt erfolgreich ist, ist es entscheidend, dass dieses innerhalb der zeitlichen Vorgaben erfolgreich durchgeführt wird.

Vor Projektbeginn sollte deshalb ein detaillierter Zeitplan erstellt werden. Hierfür ist in die meisten Projektmanagement Softwareprodukte eine Funktion zum Erstellen eines Gantt-Diagramms integriert. Mithilfe eines Gantt-Diagramms lassen sich die einzelnen Projektschritte visuell aufbereiten und darstellen.

Nachdem ein Projekt beendet wurde, können Sie ganz einfach feststellen, ob das Projekt hinsichtlich der Projektzeit erfolgreich war. Haben Sie die Projektfrist eingehalten oder nicht?

Doch wie können Sie bereits während der Projektdurchführung überwachen, ob Sie beim Projekt innerhalb der Zeitvorgaben liegen? Hierfür können Sie verschiedene Kennzahlen heranziehen.

Eine simple, aber durchaus effektive Kennzahl ist der Anteil der bereits erledigten Projektaufgaben. Die Berechnung der Kennzahl ist sehr einfach. Hierfür müssen Sie lediglich vor dem Projektstart alle benötigten Projektschritte definieren. Während des Projektes können Sie ganz einfach die bereits durchgeführten Tätigkeiten abhacken. Um nun die Kennzahl zu berechnen, teilen Sie einfach die Anzahl der bereits durchgeführten Aufgaben durch die Gesamtanzahl der Projektaufgaben.

Zur Interpretation können Sie den ermittelten Wert in Relation zur fortgeschrittenen Projektdauer setzen. Wenn beispielsweise 50% der geplanten Projektzeit abgelaufen ist, jedoch nur 30% der geplanten Projektaufgaben erledigt wurden, deutet dies darauf hin, dass Sie beim Projektfortschritt hinterherhängen und das Tempo anziehen sollten.

Mit einer Projektmanagement Software kann der Anteil der bereits erledigten Projektaufgaben ganz einfach automatisch berechnet werden. Die Kennzahl können Sie sich beispielsweise auf Ihrem Dashboard anzeigen lassen, so dass Sie den Wert immer im Blick haben.

Um die Zeitvorgaben im Auge zu behalten, bietet es sich außerdem an, als Kennzahl die Anzahl der verpassten Projekt-Meilensteine zu zählen. Meilensteine sind Zeitpunkte, die bei der Projektplanung definiert werden und in der Regel den Abschluss einer Projektphase darstellen. Im bereits oben angesprochenen Gantt-Diagramm lassen sich die Meilensteine integrieren.

Wenn Meilensteine verpasst werden, bedeutet dies, dass Sie beim Projekt dem eigenen Projektplan hinterherhängen. Sollte die Anzahl der verpassten Meilensteine weiter zunehmen, könnten Sie beispielsweise dagegenwirken, indem Sie auf zusätzliche Mitarbeiterressourcen zurückgreifen, um das Tempo beim Fortschritt zu erhöhen.

2. Projektbudget

Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Beurteilung eines Projektes ist, inwieweit das gesetzte Projektbudget eingehalten werden konnte. Die Berechnung des Projektbudgets ist nicht immer ganz einfach, da eine Vielzahl an verschiedenen Faktoren zu berücksichtigen sind. Da es während einer Projektdurchführung auch immer wieder zu Veränderungen kommt, müssen auch diese Eventualitäten eingepreist werden.

Wenn Sie in einer Beratungsgesellschaft arbeiten und einen Projektauftrag erhalten, stellt die Differenz zwischen dem Auftragswert und dem internen Budget die Gewinnspanne des Unternehmens dar. Wenn Sie folglich das Projektbudget überschreiten, wirkt sich dies negativ auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Projektes aus. Es kann sogar passieren, dass ein Projekt zu einem Minusgeschäft wird, wenn die Budgetüberschreibung größer als die ursprünglich geplante Gewinnmarge ist.

Um einem solchen Szenario vorzubeugen, sollten Sie Ihre Projektkosten jederzeit überwachen. Hierfür bietet es sich an, den Anteil des verbrauchten Projektbudgets zu berechnen und diesen in Verhältnis zum Anteil der abgelaufenen Projektdauer zu setzen.

Wenn Sie bei einem Projekt bereits 70% des Projektbudgets nach der Hälfte der geplanten Projektdauer verbraucht haben, müssen Sie schnell gegenlenken, damit das Projekt noch ein Erfolg wird.

Damit Sie die angefallenen Projektkosten konstant überwachen können, ist es wichtig, dass alle Kosten möglichst schnell erfasst werden. Hierzu gehört u.a. auch, dass die Projektteilnehmer die geleisteten Arbeitszeiten direkt erfassen und auf das jeweilige Projekt buchen. Hierfür bietet sich beispielsweise der Einsatz einer Projektzeiterfassung Software an.

3. Kundenzufriedenheit

Der Kunde ist König. Auch im Projektgeschäft gilt dieser Grundsatz. Wenn der Kunde zufrieden ist, empfiehlt er Sie weiter oder beauftragt Sie beim nächsten Projekt erneut.

Bei Projekten bezieht sich die Kundenzufriedenheit darauf, inwieweit die Projektergebnisse die ursprünglichen Erwartungen erfüllen. Hierbei spielen u.a. die Ergebnisqualität sowie die Kundenkommunikation eine Rolle.

Eine Erfassung der Kundenzufriedenheit während der Projektdurchführung ist eher schwierig. Vielmehr sollten Sie diese Kennzahl nach dem Projektabschluss ermitteln. Hierfür können Sie den Kunden beispielsweise um ein Feedbackgespräch bitten oder eine Umfrage erstellen.

Gibt es noch weitere Kennzahlen, die Sie zur Projektbewertung nutzen? Teilen uns diese gerne mit.