Bei vielen Unternehmen ist der Einsatz von Tabellenkalkulationsprogrammen immer noch an der Tagesordnung. Auch bei der Personaleinsatzplanung setzen insbesondere kleinere Firmen noch auf die klassischen Büroprogramme. Bei jedem Unternehmen kommt jedoch irgendwann der Zeitpunkt, wo eine effiziente Planung mit einer Tabellenkalkulationssoftware nicht mehr möglich ist. Je mehr Variablen zu berücksichtigen sind, je höher die Mitarbeiteranzahl im Unternehmen ist, desto mehr macht der Einsatz einer professionellen Personaleinsatzplanung Lösung Sinn.

Was genau ist eine Personaleinsatzplanung Software überhaupt?

Der wesentliche Zweck einer Personaleinsatzplanung Software ist es, die Mitarbeiterressourcen in einem Unternehmen möglichst effizient einzusetzen. Hierfür verfügen die Programme über eine Reihe an unterschiedlichen Features, die bei der Planung und Überwachung des Personaleinsatzes unterstützen. Die Softwareanwendung stellt für die Verantwortlichen das zentrale Werkzeug zur Organisation des Mitarbeitereinsatzes dar. Die Software dient außerdem als ideales Tool zur Analyse und Kontrolle des Mitarbeitereinsatzes. In der Software werden alle Informationen bezüglich des Personaleinsatzes gesammelt. Darauf aufbauend lassen sich jederzeit Kennzahlen, wie beispielsweise die aktuelle Auslastungsrate, berechnen. Das Management kann sich hierdurch schnell einen Überblick verschaffen und es müssen keine aufwendigen manuellen Berechnungen durchgeführt werden.

Durch den Einsatz eines Programms zur Personaleinsatzplanung kann das vorhandene Personal optimal eingesetzt werden. Dies wirkt sich positiv auf die Wirtschaftlichkeit aus. Aufträge lassen sich hierdurch beispielsweise schneller und mit verbesserter Qualität durchführen.

Professionelle Personaleinsatzplanung Software oder doch lieber ein Tabellenkalkulationsprogramm?

Wie bereits oben dargestellt, setzen viele Unternehmen immer noch auf die klassischen Softwarelösungen zur Planung des Personaleinsatzes. Hierbei können jedoch jede Menge an Fehlern passieren. Auch das Korrigieren und Anpassen der Einsatzpläne ist mit einem enormen Aufwand verbunden.

Besonders kompliziert wird es, wenn sich die Pläne schnell und häufig ändern. In der Praxis ist es kaum möglich, die Einsatzzeiten mehrere Wochen im Voraus zu planen, da es eine Vielzahl an Variablen gibt, die sich ggf. auch schnell verändern können. Die Aktualisierung eines Personaleinsatzplans ist mit einem klassischen Büroprogramm nur sehr schwer möglich. Professionelle Softwareanwendungen zur Personaleinsatzplanung sind jedoch explizit für die Planung des Mitarbeitereinsatzes entwickelt worden und erlauben es, die Einsatzzeiten schnell und effektiv anzupassen.

Insgesamt ist festzuhalten, dass der Mitarbeitereinsatz mit einem normalen Tabellenkalkulationsprogramm sowie mit einer spezialisierten Software möglich ist. Der entscheidende Vorteil der Personaleinsatzplanung Lösungen ist jedoch, dass diese bei der Planung viele unterschiedliche Daten berücksichtigen und die Einsatzpläne ansprechend visuell darstellen können, wodurch die Planungsarbeiten deutlich vereinfacht werden. Je mehr Mitarbeiter in einem Unternehmen tätig sind, desto schwieriger gestaltet sich die Einsatzplanung und desto mehr Sinn macht die Anschaffung einer Personaleinsatzplanung Softwarelösung.

Die wichtigsten Features eines Personaleinsatzplanung Programms

1. Kalender-Funktion

Einer der wichtigsten Vorteile einer Personaleinsatzplanung Anwendung ist es, dass die Verantwortlichen sich jederzeit einen Überblick über die Einsatzpläne und Auslastungen machen können. Zentraler Baustein der meisten Softwarelösungen ist eine Kalender-Funktion, welche den gesamten geplanten Personaleinsatz visualisiert. Für die Planenden erleichtert dies die Arbeit enorm. Im Kalender wird übersichtlich dargestellt, welche Mitarbeiter zu welcher Zeit welche Aufgaben erledigen. Durch die Kalender-Funktion als zentrales Planungselement wird eine einheitliche Planung des Personaleinsatzes möglich. Der Planende kann dadurch viel einfacher alle wichtigen Variablen, Restriktionen etc. berücksichtigen.

2. Self-Service

Bei der Planung der Einsatzzeiten müssen Unternehmen und Mitarbeiter flexibel sein und zusammenarbeiten. Viele Faktoren sind bei der Erstellung der Dienstpläne zu berücksichtigen. Um die Einsatzzeiten möglichst effizient zu planen, ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter in den Prozess eingebunden werden. Moderne Anwendungen verfügen hierfür über eine Self-Service Funktion, die den Mitarbeitern einen eigenständigen Zugriff auf das Programm erlaubt. Mitarbeiter haben hierdurch die Möglichkeit, beispielsweise einen Urlaubsantrag direkt in der Software einzureichen. Die Verantwortlichen können diese Informationen anschließend bei der Einsatzplanung berücksichtigen. Unnötiger Verwaltungsaufwand lässt sich hierdurch vermeiden und die Planungsarbeit vereinfachen.

3. Benachrichtigungen

Wenn sich ein Plan ändert, müssen die betroffenen Mitarbeiter möglichst zügig informiert werden. Eine moderne Personaleinsatzplanung Software stellt für Unternehmen das ideale Tool zur Kommunikation der Einsatzpläne dar. In den Programmen erhält jeder Mitarbeiter ein eigenes Profil, welches dieser nutzen kann, um auf die eigenen Einsatzpläne zurückzugreifen. Die Mitarbeiter können über die Software auch effektiv über Planänderungen informiert werden. Hierfür werden die Mitarbeiter mithilfe von automatisierten Benachrichtigen über die Veränderungen der geplanten Arbeitszeiten informiert.

4. Schnittstellen

Der alleinige Einsatz einer Personaleinsatzplanung Software ist definitiv möglich, jedoch macht es Sinn, die Software mit weiteren Anwendungen zu kombinieren. Beispielsweise können die Programme zur Personaleinsatzplanung mit HR Lösungen oder Zeiterfassungssystemen kombiniert werden. Über Schnittstellen können die Softwareanwendungen dann automatisiert Daten miteinander austauschen. Doppelte manuelle Eingaben lassen sich hierdurch verhindern. Dies verringert die Fehleranzahl sowie den Verwaltungsaufwand.

Insgesamt stellt eine Personaleinsatzplanung Software für Unternehmen ein hervorragendes Tool für die alltäglichen Planungsarbeiten dar. Die Software macht den Planenden sowie allen weiteren Mitarbeitern das Leben deutlich einfacher.