Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine volle Projekt Pipeline haben, wird es schnell passieren, dass nicht mehr alle Projekte parallel bearbeitet werden können. Bei der Projektdurchführung sind insbesondere die Ressourcen Zeit, Personal und Budget entscheidend, jedoch stehen diese nicht unbegrenzt zur Verfügung, sondern sind bei jeder Firma nur beschränkt vorhanden.

In dieser Situation ist es entscheidend, dass Sie eine Priorisierung der Projekte vornehmen. Dies bedeutet, dass Sie festlegen, welche Projekte in welcher Reihenfolge bearbeitet werden.

Im Folgenden haben wir die wesentlichen Schritte aufgeführt, die für eine Bestimmung der optimalen Projektreihenfolge notwendig sind.

1. Projekt Pipeline erstellen

Um sich einen ersten Überblick zu verschaffen, sollten Sie zunächst eine Tabelle mit allen aktuellen und geplanten Projekten erstellen. Jedem Projekt können Sie noch relevante Informationen hinzufügen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Projektbeschreibungen, Fristen und beanspruchte Ressourcen handeln.

2. Visualisierungen

Sollten die Projekt Pipeline eine Vielzahl an Projekten umfassen, bietet es sich an, die Projektverläufe zu visualisieren. Hierfür können Sie beispielsweise auf Gantt Diagramme zurückgreifen. Dort können Sie die einzelnen Projekte mit dem jeweiligen Start- und Enddatum hinterlegen. Potenzielle zeitliche Überschneidungen können so schnell identifiziert werden.

3. Sortierung der Projekte

Bei der Priorisierung von Projekten sind zahlreiche unterschiedliche Faktoren zu beachten. Insbesondere die Bedeutung des Projektes für das Unternehmen sowie die zeitliche Dringlichkeit sind entscheidend dafür, in welcher Reihenfolge die Projekte zu bearbeiten sind.

Die Wichtigkeit des Projektes kann sich beispielsweise aus der finanziellen Bedeutung ergeben. Ein Projekt mit einem großem Umsatzvolumen hat eine größere finanzielle Bedeutung als ein kleines Projekt. Aber auch die Reputation kann beispielsweise eine Rolle spielen.

Die Dringlichkeit ergibt sich aus der geplanten Projektdauer und der Projektfrist. Manche Projekte erfordern einen sofortigen Projektbeginn und bei manchen gibt es noch einen Puffer, so dass diese erst später angefangen werden können.

Um diese beiden Aspekte zu kombinieren, bietet es sich an, eine kleine Matrix zu erstellen, die wie folgt aussieht:

Der Matrix können Sie alle Projekte aus der Projekt Pipeline zuordnen.

4. Eigene Ressourcen analysieren

Als nächstes sollten Sie sich einen Überblick über die eigenen Ressourcen verschaffen. Nur so können Sie feststellen, über welche Kapazitäten Ihr Unternehmen tatsächlich verfügt und wie viele Projekte Sie parallel bearbeiten können. Softwareprodukte für das Projektportfoliomanagement verfügen über Funktionen für die Ressourcenverwaltung und ermöglichen es, die gesamten Unternehmensressourcen parallel zu analysieren.

5. Reihenfolge der Projekte festlegen

Aufbauend auf den eigenen Ressourcen und der unter Schritt 1 erstellten Tabelle können Sie schnell erkennen, ob es zu Engpässen bei der Projektdurchführung kommen kann. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie festlegen, in welcher Reihenfolge Sie die Projekte bearbeiten oder ob manche Projekte ggf. überhaupt nicht bearbeitet werden. Greifen Sie hierfür auf die unter Punkt 3 erstellte Matrix zurück.

• Projektgruppe #1: Hierbei handelt es sich um Projekte, die für das Unternehmen eine hohe Bedeutung haben und die möglichst schnell zu starten sind, damit die entsprechenden Projektfristen noch eingehalten werden können. Mit allen in diesem Feld aufgeführten Projekten sollten Sie sofort beginnen.
• Projektgruppe #2: Projekte aus dem zweiten Feld haben eine hohe Dringlichkeit, sind jedoch nicht besonders wichtig für die Firma. Wenn Sie noch kurzfristige Ressourcen frei haben, sollten diese auf die entsprechenden Projekte verteilt werden.
• Projektgruppe #3: Diese Projekte haben noch einen zeitlichen Puffer und müssen nicht sofort erledigt werden, haben jedoch gleichzeitig auch eine hohe Bedeutung für das Unternehmen. Für diese Projekte sollten Sie insbesondere die mittel- und langfristigen Ressourcen bereits jetzt einplanen, damit sichergestellt werden kann, dass diese Projekte auch rechtzeitig fertiggestellt werden.
• Projektgruppe #4: Diese Projekte sind für das Unternehmen nicht wichtig und weisen auch keine hohe Dringlichkeit auf und können daher aufgrund der begrenzten Ressourcen zunächst vernachlässigt werden.

5. Bleiben Sie flexibel

Wenn Sie bereits mehrere Projekte durchgeführt haben, dann wissen Sie, dass sich während der Projektdurchführung vieles verändern kann. Mitarbeiter können beispielsweise krank werden und wirbeln die gesamte Projektplanung durcheinander. Oder manche Projekte müssen kurzfristig pausiert werden oder der Kunde ändert die Projektziele und das Projekt muss daher komplett neu strukturiert werden.

Bei der Projekt Priorisierung können Sie nur mit den Informationen arbeiten, die Ihnen zu Beginn zur Verfügung stehen. Darauf aufbauend können Sie die optimale Reihenfolge der Projekte sowie die Ressourcenverteilung bestimmen, jedoch sollten Sie hierbei immer flexibel bleiben. Wenn sich die Rahmenbedingungen verändern, wirkt sich dies auch unmittelbar auf die optimale Projektreihenfolge aus. In diesem Fall sollte die Priorisierung der Projekte schnell angepasst werden.

Fazit

Damit Ihr Unternehmen Projekte möglichst effizient und erfolgreich durchführen kann, muss eine Priorisierung der Projekte durchgeführt werden. Hierbei ist es entscheidend, dass die vorhanden Ressourcen unter Berücksichtigung der Dringlichkeit und allgemeinen Bedeutung der Projekte verteilt werden. Eine entsprechende Matrix kann schnell und unkompliziert erstellt werden. Wenn weitere Projekte hinzukommen, können diese einfach der Projekt Pipeline und der Projekt Matrix hinzugefügt werden. Hierdurch kann ein Prozess entwickelt werden, der sicherstellt, dass die Unternehmensressourcen auch in der Zukunft im Sinne der Unternehmensziele verteilt werden.