Wenn Sie sich im Internet bereits über Methoden für die Projektsteuerung informiert haben, sind Sie bestimmt bereits auf den Begriff Kanban gestoßen. Es handelt sich hierbei um eine beliebte Technik für das Projektmanagement, die ihren Ursprung in Japan hat.
Zentraler Ansatzpunkt ist das Kanban Board. Der wesentliche Zweck des Boards ist die Aufteilung eines Projektes in verschiedene Workflows. Für jeden Workflow ist hierbei eine separate Spalte im Board einzufügen. Je nach Projektumfang und -inhalt kann die Anzahl der Spalten variieren. Die einzelnen Projektaufgaben können in „Karten“ überführt werden, die dann den verschiedenen Spalte bzw. Workflow Stufen zugeordnet werden können.
Insgesamt führt die Projektverwaltung mithilfe eines Kanban Boards dazu, dass der Projektablauf visualisiert werden kann. Dies kann entweder analog beispielsweise mit einem Whiteboard oder auf Basis einer Softwareanwendung erfolgen. Hierfür gibt es spezialisierte Kanban Tools. Aber auch in einem Großteil der am Markt verfügbaren Projektmanagement Tools sind Funktionen für die Erstellung eines Kanban Boards enthalten.
Damit Sie im nächsten Projekt auch die Kanban Technik ausprobieren können, wollen wir im Folgenden darstellen, wie ein Kanban Board erstellt werden kann.
Schritte zum Erstellen eines Kanban Boards
1. Workflows festlegen
Als erster Schritt wird die Aufteilung des Boards festgelegt. Hierfür ist das Projekt in die verschiedenen Bearbeitungsstufen zu unterteilen. Kanban Boards sind hinsichtlich des Einsatzbereiches sehr flexibel und können u.a. von Softwareunternehmen, Marketing Teams oder auch im Kundensupport eingesetzt werden. Je nach Themenfeld ist das Design des Boards anzupassen.
Je größer das Projekt ist, desto mehr Spalten wird dieses auch haben. Damit Sie jedoch nicht den Überblick verlieren, sollten Sie die Anzahl der Workflows möglichst gering halten.
Ein einfaches Beispiel für ein Kanban Board bezieht sich auf den allgemeinen Bearbeitungsstatus der Aufgaben und beinhaltet die folgenden Spalten:
- zu bearbeiten
- in Bearbeitung
- Fertiggestellt
2. Kanban Karten erstellen
Als nächstes sind die Karten für das Kanban Board zu erstellen. Hierfür sollten Sie zunächst eine Liste mit den wichtigsten Projektaufgaben erstellen. Holen Sie sich hierbei Feedback von allen Projektteilnehmern.
Anschließend können die Aufgaben in Karten überführt werden. Wenn Sie eine Softwarelösung einsetzen, handelt es sich hierbei um digitale Karten. Diese können jeweils verschiedene Informationen beinhalten. Hierzu gehört mindestens der Name der jeweilige Tätigkeit. Es lassen sich aber auch z.B. eine kurze Beschreibung und die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter hinterlegen.
In einer Projektmanagement Anwendung lassen sich die Karten zumeist mit wenigen Klicks hinzufügen. Anschließend können die Karten vom Benutzer dann jeweils zu Beginn in der ersten Spalte hinzugefügt werden. In dem oben genannten Beispiel wäre dies die Stufe „zu bearbeiten“. Anschließend kann die Karte bzw. Aufgabe im weiteren Projektverlauf vom Anwender per Drag & Drop je nach Bearbeitungsstatus in die folgenden Spalten verschoben werden.
3. WIP festlegen
Ein weiterer wichtiger Schritt für ein effizientes Kanban Boards ist die Festlegung des WIP. WIP steht für Working in Progress. Hierbei geht es im Wesentlichen darum, dass Sie die Anzahl der parallel zu bearbeitenden Projektaufgaben limitieren. Bezogen auf das oben dargestellte Beispiel, könnten Sie beispielsweise ein WIP Limit von 5 festlegen. Dies bedeutet, dass einer Spalte nicht mehr als 5 Karten bzw. Aufgaben hinzugefügt werden können. Die Höhe des Limits ist anhand der Projektressourcen zu bestimmen. Je mehr Teammitglieder an einem Projekt arbeiten, desto mehr Karten können hinzugefügt werden.
Dieses Vorgehen hat zwei wesentliche Vorteile. Zum einen erleichtert es die Visualisierung des Projektes. Wenn in einem Kanban Board eine zu große Anzahl an Karten hinterlegt ist, führt dies schnell dazu, dass die Benutzer den Überblick verlieren. Zum anderen wird sichergestellt, dass sich das Projektteam nicht übernimmt und die hinzugefügten Tätigkeiten auch tatsächlich durchgeführt werden.
4. Kanban Board einsetzen
An dieser Stelle haben Sie die Rahmenbedingungen zur Umsetzung der Kanban Technik in Ihrem Unternehmen geschaffen. Nun müssen Sie sicherstellen, dass die Projektmitglieder das Kanban Board in der Praxis auch tatsächlich nutzen. Hierfür sollten Sie den Projektteilnehmer den Umgang mit dem Kanban Board im Detail erklären. Ggf. sollten auch Schulungen durchgeführt werden. Nur wenn das Kanban Board immer wieder aktualisiert wird, kann es seinen Zweck erfüllen. Wenn Sie das Board als zentrales Steuerungselement für die Projektdurchführung nutzen, werden sich alle Mitarbeiter an der Nutzung beteiligen. Sobald die Mitarbeiter sich mit dem Vorgehen vertraut gemacht haben, werden sie die sich ergebenden Vorteile schnell erkennen.
Zusammenfassende Vorteile der Kanban Technik
a. Transparenz – Durch den Einsatz eines Kanban Boards kann der Projektstatus visualisiert werden und wird für die Projektteilnehmer dadurch leichter nachvollziehbar. Durch die Aufteilung der Workflows wird transparent, wie der aktuelle Bearbeitungsstatus für die einzelnen Projektschritte ist. Hierdurch lassen sich potenzielle Engpässe und Verzögerungen früh erkennen und es können ggf. Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.
b. Überlastungen vermeiden – Bei der Durchführung eines Projektes kann es schnell passieren, dass die Teilnehmer aufgrund einer hohen Auslastung mit den zu bearbeitenden Aufgaben überfordert sind. Hierdurch kann es zu starken Projektverzögerungen kommen. Durch den Einsatz der Kanban Technik kann dies verhindert werden. Die Aufgaben werden nur dann in beispielsweise die Spalte „in Bearbeitung“ gezogen, wenn auch die entsprechenden Kapazitäten vorliegen. Durch die Festlegung des WIP Limits können Sie die Anzahl der Karten pro Spalte ganz einfach beschränken.
c. Effizienzsteigerungen – Damit ein Projekt ein Erfolg wird, ist es entscheidend, dass dieses schnell und möglichst kostengünstig durchgeführt wird. Durch den Einsatz eines Kanban Boards können Projektteams die Effizienz der Projektarbeit steigern. Durch die Darstellung der Aufgaben mithilfe der Karten, lassen sich mögliche Staus bei der Projektarbeit schnell erkennen. In diesem Fall können die Projektressourcen umgelenkt werden, um die jeweiligen Engpässe wieder aufzulösen.