Die Notwendigkeit einer Softwarelösung für Hausverwaltungen ist heutzutage nicht mehr wegzudiskutieren. Die meisten Immobilienverwaltungen setzen für die Organisation der täglichen Verwaltungsaufgaben bereits eine Hausverwaltungssoftware ein.

Die Software stellt hierbei das zentrale Werkzeug zur Steuerung und Organisation des Unternehmens dar. Doch wie bei der jeder Investition müssen Kosten und Nutzen in einem gesunden Verhältnis stehen. Insbesondere im Softwaremarkt ist es jedoch schwer, sich einen Überblick über die Preise zu verschaffen.

Dazu kommt, dass zusätzlich zum angegeben Preis einer Hausverwaltungssoftware noch weitere Kosten auf das Unternehmen zukommen können, die im Zusammenhang mit der Software stehen. Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit ist es deshalb wichtig, dass die Gesamtkosten berechnet werden. Um Sie hierbei zu unterstützen, sind im Folgenden mehrere Aspekte aufgeführt, die bei der Kostenberechnung zu berücksichtigen sind.

Kostenfaktoren bei der Berechnung der Gesamtkosten einer Immobilienverwaltungssoftware

1.Support

Softwareprodukte können komplizierter sein als es auf den ersten Blick erscheint. Irgendwann kommt jeder Mitarbeiter einer Hausverwaltung in die Situation, dass dieser auf die Supportleistungen des Softwareherstellers angewiesen ist. Auch wenn es im eigenen Unternehmen IT-Fachleute gibt, werden diese sich nicht so gut mit der Hausverwaltungssoftware auskennen, wie die Mitarbeiter des Softwareanbieters. Bei der Auswahl einer Immobilienverwaltungssoftware ist es deshalb wichtig, dass vom Hersteller auch Support angeboten wird.

Die meisten Anbieter tun dies zwar auch, jedoch ergibt sich das Problem, dass hierfür oftmals ein separater Support Vertrag abgeschlossen werden muss. Hierfür muss der Hausverwalter in der Regel eine monatliche Summe zahlen. Berechnet man die Gesamtkosten des Hausverwaltungsprogramms kann der Support Vertrag die Gesamtsumme stark beeinflussen.

2. Anpassungen

Jede Firma ist unterschiedlich. Dies ist insbesondere bei Hausverwaltungen der Fall. So kann es beispielsweise starke Schwankungen hinsichtlich der Anzahl der Mitarbeiter und zu verwaltenden Objekte geben. Dies kann dazu führen, dass eine Hausverwaltungssoftware individualisiert werden muss. Der Softwarehersteller muss in diesem Fall die Software anpassen. In der Regel ist diese Leistung nicht in den Preisen der Hausverwaltungsprogrammen enthalten. Je nach Umfang der Änderungswünsche können sich die Gesamtkosten mehr oder weniger stark erhöhen.

3. Einrichtungsgebühr

Hat eine Hausverwaltung die passende Software gefunden, muss diese noch im Unternehmen installiert werden. Dies kann je nach Unternehmensgröße und der zuvor genutzten IT-Systeme mit großem Aufwand verbunden sein. Der Datenimport kann beispielsweise sehr komplex sein. Die meisten Hersteller bieten an, die Einrichtung der Immobilienverwaltungssoftware zu übernehmen. Diese Leistung ist jedoch kostenpflichtig und erhöht damit den Gesamtpreis der Software.

4. Hosting

Ein weiterer potenzieller Kostenfaktor sind die Kosten für das Hosting der Hausverwaltungssoftware. Hierbei ist es wichtig, dass zwischen dem klassischen On-Premises Modell und dem neuen Software-as-a-Service Modell unterschieden wird.

• On-Premises: Bei diesem Ansatz kauft die Hausverwaltung das Softwareprogramm und installiert dieses anschließend auf einem eigenen Server. Der Hausverwalter ist folglich für das Hosting verantwortlich.
• Software-as-a-Service: Bei einer SaaS Hausverwaltungssoftware mietet der Immobilienverwalter die Software lediglich. Der Softwarehersteller kümmert sich folglich um die Bereitstellung und das Hosting der Software. Die Mitarbeiter des Unternehmens haben online Zugriff auf das Programm.

Bei der Berechnung des Gesamtpreises einer Hausverwaltungssoftware müssen Sie sich zusammenfassend merken, dass es bei einer On-Premises Software zu zusätzlichen Kosten für das Hosting kommen kann und bei einer SaaS Lösung keine weiteren Kosten anfallen.

5. Schulungen

Damit das ganze Potenzial einer Hausverwaltungssoftware im Unternehmen gehoben werden kann, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter mit der Software umgehen können. Learning by Doing ist definitiv ein wirksamer Ansatz, jedoch brauchen die Benutzer dennoch zumindest zu Beginn eine professionelle Einweisung in die Software. Hierfür kann entweder auf externe Beratungsunternehmen zurückgegriffen werden oder die Mitarbeiter des Softwareherstellers kümmern sich um die Schulungen. Auch die hierfür anfallenden Kosten erhöhen die Gesamtkosten einer Hausverwaltungssoftware.

6. Funktionserweiterungen

Wenn Ihre Hausverwaltung wächst, ändern sich auch die Anforderungen an die Software. Für den Unternehmensalltag werden plötzlich neue Funktionen benötigt, die früher nicht notwendig waren. Ein Großteil der Hausverwaltungsprogramme ist modular aufgebaut. Dies bedeutet, dass es möglich ist, zusätzliche Module bzw. Funktionen in der Zukunft dazuzubuchen. Das Hinzubuchen weiterer Features führt jedoch dazu, dass die Gesamtkosten sich weiter erhöhen.

7. Updates

Softwareanbieter entwickeln die eigenen Softwareprodukte stetig weiter. Dies ist auch notwendig, da sich die Arbeit einer Hausverwaltung auch mit der Zeit verändert und eine Hausverwaltungssoftware diesen neuen Ansprüchen gerecht werden muss. Im Hinblick auf die Gesamtkosten ist auch hier zwischen der On-Premises und SaaS Option zu unterscheiden.

• On-Premises: Bei dieser Option kauft die Hausverwaltung die Software und erwirbt hierbei die aktuellste Softwareversion. Bringt der Hersteller eine neue Version der Hausverwaltungssoftware heraus, muss das Unternehmen ein Upgrade kostenpflichtig erwerben.
• SaaS: Beim SaaS Modell können keine zusätzlichen Kosten für Upgrades entstehen. Die Immobilienverwaltung mietet die Software lediglich und kann hierdurch immer die aktuellste Softwareversion verwenden.

Fazit

Wie an den oben aufgeführten Punkten ersichtlich wird, sind die Gesamtkosten einer Hausverwaltungssoftware nicht immer so hoch wie es auf den ersten Blick erscheint. Beim Preisvergleich sollte ein Unternehmen deshalb nicht nur auf die angegebenen Preise achten, sondern die weiteren Kostenfaktoren bei der Gesamtkostenberechnung berücksichtigen.