Wenn in Ihrem Unternehmen die Personalabteilung überfordert ist, viel unnötiger Verwaltungsaufwand anfällt, die Mitarbeiterfluktuation hoch ist, verwenden Sie entweder keine oder die falsche HR Software.
Human Resources Programme sind umfangreiche Softwareprodukte, die in der Regel in der Personalabteilung eines Unternehmens zum Einsatz kommen. Je nach Anbieter kann sich der Funktionsumfang der Anwendungen stark unterscheiden. Die Basis aller HR Lösungen ist die Verwaltung und das Management der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Hierfür sind in die HR Systeme verschiedene Features integriert, die von der Einstellung bis zum Ausscheiden der Mitarbeiter alle wichtigen Bereiche des Mitarbeiterzyklus unterstützen. Ziel einer HR Software ist es, Prozesse in der Human Resources Abteilung zu automatisieren und zu vereinfachen, um somit die Personalabteilung zu entlasten.
Wenn eine Firma über die Anschaffung einer neuen HR Lösung nachdenkt, stellt sich die Frage, welches Programm die beste Lösung für das Unternehmen ist. Um die richtige HR Software zu finden, sollten die Systeme detailliert miteinander verglichen werden. Um Ihnen die Softwareauswahl möglichst einfach zu gestalten, haben wir im Folgenden ein paar der wichtigsten Charakteristika und Funktionen von HR Softwareprogrammen herausgesucht.
Warum braucht mein Unternehmen eine HR Software?
Nur wenige Personen kommen mit HR Softwareprodukten direkt in Kontakt und können die Bedeutung der Programme wirklich einschätzen. Der Markt für HR Softwareanwendungen ist jedoch riesig und hat ein Gesamtvolumen von mehreren Milliarden Euro. Doch warum ist das so? Der entscheidende Grund für die hohe Bedeutung der Human Resources Lösungen ist, dass die Mitarbeiter das wichtigste Asset von Unternehmen sind. Der Unternehmenserfolg hängt deshalb entscheidend davon ab, dass die Arbeitnehmer optimal verwaltet werden. Ein HR Programm stellt hierfür das ideale Werkzeug dar und unterstützt Unternehmen dabei, die eigenen Mitarbeiter zu fördern und das Beste aus ihnen herauszuholen.
Basisfunktionen einer HR Software
In den letzten Jahren haben sich HR Softwarelösungen stetig weiterentwickelt. Der Funktionsumfang ist konstant angewachsen, so dass die Programme den Benutzern eine Vielzahl an nützlichen Features bereitstellen. Bricht man die Softwareanwendungen herunter, gibt es jedoch eine wichtige Basisfunktion, die in jeder HR Software enthalten ist. Dies ist die Mitarbeiterdatenbank.
Die Mitarbeiterdatenbank stellt die Basis einer jeden HR Lösung dar. Die Datenbank fungiert als eine Art digitaler Aktenschrank, in welchem für jeden Mitarbeiter eine digitale Personalakte abgespeichert wird.
In einer digitalen Personalakte können alle relevanten Informationen zentral abgespeichert werden. Hierzu gehören beispielsweise Kontaktinformationen, Stellenbezeichnung, Gehaltsinformationen, Lebenslauf, Anträge und viele weitere Informationen und Dokumente.
Die zentrale Sicherung der Mitarbeiterinformationen vereinfacht die Mitarbeiterverwaltung enorm. Hierdurch wird es möglich, die Daten immer auf dem neusten Stand zu halten und es kann sichergestellt werden, dass im Unternehmen eine einheitliche Datenbasis vorliegt und genutzt wird. Auch das Durchsuchen der Mitarbeiterprofile wird durch die digitale Verwaltung deutlich einfacher. Über eine Suchfunktion können Mitarbeiterdaten in wenigen Sekunden herausgesucht werden. Würden die Daten manuell abgespeichert werden, wäre dies kaum möglich und mit enormen Aufwand verbunden.
Das Nutzen einer HR Software für eine zentrale Mitarbeiterverwaltung macht für Unternehmen jeder Größe Sinn. Auch kleine Unternehmen brauchen ein Programm als Werkzeug für die Verwaltung der Mitarbeiterinformationen. Insbesondere bei größeren Unternehmen ist eine manuelle Verwaltung kaum noch möglich. Wenn eine Firma an mehreren Standorten tätig ist, würde es zu großen Problemen kommen, wenn die Standorte jeweils eigene Datensätze nutzen würden. In dieser Konstellation ist es von besonderer Bedeutung, dass das Unternehmen eine einheitliche Datenbasis verwendet, auf die alle Standorte gleichermaßen Zugriff haben.
Wie wird sich der Markt für HR Softwareprodukte entwickeln?
Wie genau sich der Markt in den nächsten Jahren weiterentwickeln wird, kann niemand genau abschätzen. Insgesamt ist jedoch davon auszugehen, dass der Markt für Softwareanwendungen und insbesondere für HR Lösungen stark wachsen wird. Durch die schellen technologischen Entwicklungen werden sich auch der Funktionsumfang und der Aufbau der Produkte stark wandeln. Ein paar der wichtigsten Veränderungen sind im Folgenden dargestellt.
1. Software-as-a-Service
Ein Großteil der Hersteller von HR Softwarelösungen bietet die eigenen Anwendungen bereits als Software-as-a-Service an. Das wesentliche Merkmal dieses Bereitstellungsmodells ist, dass bei einer HR SaaS Lösung die Software vom Hersteller gehostet wird. Der Kunde mietet die Anwendung und kann auf das Programm online zugreifen. Für Unternehmen hat dies den Vorteil, dass es sich um Wartungsarbeiten, Updates und die Pflege der IT-Infrastruktur nicht kümmern muss. In den nächsten Jahren wird der Anteil der Cloud Programme stetig zunehmen. Insbesondere durch die steigende Bedeutung des Homeoffice macht der Einsatz von SaaS Lösungen Sinn, da die Mitarbeiter orts- und geräteunabhängig auf die Anwendungen zugreifen können.
2. Video Interviews
Durch Corona hat sich viel verändert. Auch die Auswirkungen auf die Einstellungsprozesse neuer Mitarbeiter sind enorm. Bewerbungsgespräche werden wohl auf längere Zeit vermehrt online stattfinden. Aktuell werden hierfür noch externe Softwareanwendungen eingesetzt, jedoch werden HR Lösungen bzw. speziell Bewerbermanagement Systeme wohl in der Zukunft vermehrt Funktionen für Videointerviews direkt in die Programme integrieren. Externe Programme werden dadurch nicht mehr benötigt.
3. Feedback
Wie bereits oben dargestellt, sind Mitarbeiter das wichtigste Asset in einer Firma. Umso wichtiger ist es, regelmäßig die Meinungen der Arbeitnehmer einzuholen. Bisher waren regelmäßige Umfragen in Unternehmen noch nicht verbreitet, jedoch nimmt die Bedeutung immer mehr zu. Durch regelmäßiges Feedback kann die Motivation und Mitarbeiterbindung gesteigert werden. Softwarehersteller werden diesen Aspekt in der Zukunft vermehrt aufgreifen und Feedback-Funktionen in die Programme integrieren.