Um ein Projekt erfolgreich zu planen und durchzuführen, ist es entscheidend, dass Sie alle wichtigen Aspekte des Projektmanagements verstehen. Hierfür gibt es zahlreiche unterschiedliche Methoden, Techniken, Fachbegriffe und so weiter.

Einer der wichtigsten Bestandteile des Projektmanagements sind Meilensteine. Der wohl kritischste Aspekt eines Projektes ist die Zeit. Jedes Projekt kommt mit einer Frist. Da sich die Projektdauer schnell über mehrere Wochen oder sogar Monate hinziehen kann, kann der Zeitaspekt schnell in den Hintergrund geraten. Projekt Meilensteine stellen ein ideales Werkzeug dar, um während eines Projektes jederzeit den Überblick über den aktuellen Projektfortschritt zu behalten, um somit sicherzustellen, bei der Projektdurchführung nicht in Verzug zu geraten.

Definition des Begriffes

Wenn Sie ein Projekt mithilfe einer Zeitachse planen, stellen Meilensteine bestimmte Zeitpunkte dar, zu denen festgelegte Arbeitsschritte erledigt sein müssen. Durch die Definition von Meilensteinen wird es möglich, ein Projekt in mehrere Zeitabschnitte zu unterteilen.

Wenn Sie Meilensteine festlegen, sollte es sich hierbei nicht um kurzfristige Zeitabschnitte für eine kleine Anzahl an Aufgaben halten. Vielmehr sollte es sich hierbei um größere Abschnitte handeln, die es ermöglichen, tatsächlich zu beurteilen, inwieweit ein Projekt noch fristgerecht durchgeführt werden kann oder nicht. Wenn ein Meilenstein nur wenige kurzfristige Aufgaben umfasst, hilft dies nicht bei der Gesamtbeurteilung.

Meilensteine können auch dabei hilfreich sein, den Projektfortschritt für die anderen Projektteilnehmer transparent zu gestalten. Wenn Sie Meilensteine setzen und diese erreichen, können Sie Dritten damit aufzeigen, wie weit Sie bei der Projektarbeit bisher gekommen sind. Meilensteine können beispielsweise auch für die Kundenbetreuung eine wichtige Rolle spielen. So kann beispielsweise ein Meilenstein definiert werden, der einen bestimmten Projektfortschritt umfasst. Am jeweiligen Datum kann dann der aktuelle Zwischenstand des Projektes den Kunden präsentiert werden.

Beispiele für Meilensteine

Bei der Definition von Meilensteinen gibt es viele unterschiedliche Ansätze. Da Projekte sehr unterschiedlich sein können, ist auch die Projektplanung inklusive der Setzung der Meilensteine sehr unterschiedlich. Im Folgenden sind ein paar Beispiele für typische Meilensteine aufgeführt.

a. Anfangs- und Enddatum

Die zwei wesentlichen Meilensteine eines Projektes sind das Anfangs- und Enddatum. Diese kommen bei jedem Projekt zum Einsatz und zeigen auf, zu welchem Zeitpunkt ein Projekt beginnt und wann es endet.

b. Genehmigungen

Bei der Projektarbeit ist es häufig notwendig, dass bestimmte Arbeits- oder Projektfortschritte kontrolliert werden. Dies kann beispielsweise durch einen Vorgesetzten oder auch den Kunden selbst geschehen. In einem solchen Szenario müssen bestimmte Projektaufgaben bis zu einer gesetzten Frist erledigt sein, damit diese kontrolliert werden können. Liegen Abhängigkeiten vor, können die folgenden Projektschritte erst nach der Genehmigung durchgeführt werden, weshalb die Einhaltung der Meilensteine im Hinblick auf die fristgerechte Projektdurchführung entscheidend ist.

c. Zwischenergebnisse

Insbesondere bei größeren Projekten gibt es nicht nur ein endgültiges Ergebnis, sondern mehrere Zwischenergebnisse. Diese werden häufig dem Kunden präsentiert, damit dieser sich einen Überblick über den aktuellen Projektstatus machen kann.

Wie können Meilensteine bei der Projektplanung berücksichtigt werden?

Das Definieren von Meilensteinen ist ganz einfach, da es sich zusammenfassend nur um Fristen handelt, zu denen ein bestimmter Projektfortschritt erledigt sein muss. Wenn die allgemeine Projekt-Zeitachse erstellt ist, können die Meilensteine eingefügt werden.

Eine nützliche Möglichkeit für die Darstellung des Projektfortschritts ist das Zurückgreifen auf Gantt-Diagramme. Diese lassen sich mit Projektmanagement Softwarelösungen oder spezialisierten Gantt Diagramm Softwareprodukten erstellen. Bei dieser Methode werden die einzelnen Projektaufgaben mithilfe von Balken visualisiert, die entlang der Zeitachse eines Projektes dargestellt werden.

Sollen für ein Projekt nun Meilensteine definiert werden, können diese einfach im Gantt Diagramm hinterlegt werden. Dies kann beispielsweise zu einem Zeitpunkt sein, an dem verschiedene Aufgaben durchgeführt sein müssen. Am im Gantt Diagramm vermerkten Meilensteine enden dann die jeweiligen Balken der Aufgaben.

Was ist beim Setzen von Meilensteinen zu beachten?

• Abhängigkeiten – Eine der wichtigsten Aspekte bei der Planung von Meilensteinen sind Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekttätigkeiten. Ein Projekt kann nicht in mehrere kleine Arbeitsschritte unterteilt werden, die völlig unabhängig voneinander durchgeführt werden. Vielmehr ist es so, dass viele Tätigkeiten erst beginnen können, wenn andere bereits durchgeführt wurden. Für eine fristgerechte Projektarbeit stellen Abhängigkeiten jedoch ein großes Risiko dar. Wenn eine Aufgabe länger dauert als geplant, können alle abhängigen Aufgaben auch erst verzögert durchgeführt werden. Beim Setzen von Meilensteinen ist es deshalb besonders wichtig, die Abhängigkeiten der Projektaufgaben zu berücksichtigen.
• Nicht kontrollierbare Umstände – Bei jedem Projekt gibt es Aspekte, die nicht selbst kontrolliert werden können. Oft ist man bei der Projektdurchführung auf externe Dritte angewiesen, die beispielsweise bestimmte Dokumente zur Verfügung stellen müssen. Für manche Arbeitsschritte können solche Dokumente essenziell für die Bearbeitung sein. Erhält man die Unterlagen nicht rechtzeitig, führt dies zu einer starken Verzögerung und Meilensteine können ggf. verfehlt werden. Auch können Projektteilnehmer beispielsweise kurzfristig ausfallen, wodurch sich die Projektarbeit weiter verzögern kann.
• Projektänderungen– Eine perfekte Projektplanung ist in der Praxis kaum möglich, da sich viele Umstände ändern können. Insbesondere die Zielsetzungen der Kunden kann sich auch während eines Projektes noch stark wandeln. Dies kann beispielsweise auf Basis von Zwischenergebnissen passieren. In diesem Fall ist es wichtig, dass die Meilensteine flexibel sind und ggf. schnell angepasst werden können.

Fazit

Projekt Meilensteine sind ein ganz wichtiges und nützliches Werkzeug für die Projektplanung. Durch das Setzen von Meilensteine wird eine strukturierte Unterteilung der Projektarbeit möglich. Insbesondere bei größeren Projekten bietet es sich an, Meilensteine zu setzen, um den Überblick über den aktuellen Projektstatus zu behalten. Bei modernen Softwareprodukten ist die Erstellung und Verwaltung der Meilensteine ohne viel Aufwand möglich. Insgesamt kann die Effizienz der Projektarbeit durch den Einsatz von Meilensteinen ohne viel Aufwand verbessert werden.