Der wesentliche Zweck einer Handwerkersoftware besteht darin, einen Handwerker bei der täglichen Arbeit zu unterstützen. Dies bezieht sich insbesondere auf die täglichen Verwaltungsaufgaben.
Doch was genau kann eine Handwerkersoftware überhaupt? Wenn Sie aktuell auf der Suche nach einer neuen Software sind, werden Sie sich diese Frage wahrscheinlich bereits gestellt haben. Aufgrund des großen Angebots an Softwareprodukten, ist die Auswahl des passenden Handwerkerprogramms nicht immer ganz einfach.
Damit Sie einen ersten Startpunkt für Ihre Softwareauswahl haben, werfen wir im Folgenden einen Blick auf die wichtigsten Funktionen einer Handwerkersoftware. Zusätzlich haben wir zu jeder Funktion noch 1-2 Fragen hinzugefügt, die Sie ggf. den Herstellern der Handwerkerprogramme stellen können.
Die wichtigsten Funktionen eines Handwerkerprogramms
1.Angebots- und Rechnungserstellung
Eine der Basisfunktionen einer Handwerkersoftware ist die Funktionen zum Schreiben von Angeboten und Rechnungen. Dieses Feature ist in der Regel in jeder Software enthalten. Direkt in der Software können Sie Dokumente auf Basis einer individuellen Vorlage erstellen. Die allgemeinen Informationen Ihres Betriebes wie z.B. Adresse, Kontaktinformationen, Logos etc. können dem Schreiben automatisch hinzugefügt werden.
Damit die Erstellung der Angebote und Rechnungen möglichst schnell abläuft, lassen sich Kundendaten per Klick übernehmen. Leistungen und Materialkosten können auch automatisiert hinzugefügt werden. Rechnungen und Angebote lassen sich dadurch nicht nur schneller, sondern auch deutlich weniger fehleranfällig erstellen.
Fragen an den Softwarehersteller: Lassen sich die Vorlagen für Rechnungen und Angebote individualisieren? Gibt es ein allgemeines Leistungsverzeichnis, welches den automatisierten Import in die Dokumente ermöglicht?
2. Kundenverwaltung
Für den Unternehmenserfolg ist es entscheidend, dass ein Betrieb alle Kundeninformationen im Blick behält. In eine Handwerkersoftware ist deshalb eine Funktion für die Verwaltung der Kundeninformationen integriert. Hierbei handelt es sich um eine Datenbank, die Bestandteil der Software ist. Für Handwerker ergibt sich der Vorteil, dass deutlich schneller nach Kundeninformationen gesucht werden kann, da diese alle zentral im Programm abgespeichert werden. Würden die Kundeninformationen beispielsweise mit einem Tabellenkalkulationsprogramm verwaltet werden, würde ein Handwerker schnell den Überblick verlieren.
Fragen an den Softwarehersteller: Wie viele Kontakte können in der Handwerkersoftware gespeichert werden? Welche Informationen lassen sich hinterlegen?
3. Dokumentenverwaltung
In einem Handwerksbetrieb fällt über das Jahr hinweg ein enormer Papierkram an. Früher mussten alle Dokumente noch in physischer Form beispielsweise in Aktenschränken gesichert werden. Mittlerweile kann die Dokumentenverwaltung jedoch auch auf Basis der Handwerkersoftware erfolgen. Hierfür sind in die Programme Features integriert, die das Abspeichern und Verwalten von Rechnungen, Briefen oder sonstigen Dokumenten ermöglichen. Für einen Handwerker bedeutet dies weniger Papieraufwand und gleichzeitig sind die Dokumente schneller wiederauffindbar.
Fragen an den Softwarehersteller: Welche Dateitypen lassen sich in der Software sichern? Gibt es hinsichtlich des Speicherplatzes Begrenzungen?
4. Buchhaltung
Kein Handwerker setzt sich gerne mit der Buchhaltung auseinander, trotzdem muss diese erledigt werden. Hierbei kann entweder auf ein separates Buchhaltungsprogramm zurückgegriffen werden oder die Buchhaltung kann direkt in der Handwerkersoftware erledigt werden. Hierfür beinhaltet die Software Funktionen für die Bereiche Belegerfassung, Mahnwesen, BWAs und so weiter.
Fragen an den Softwarehersteller: Verfügt das Softwareprogramm über DATEV Schnittstellen? Lassen sich Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen?
5. Einsatzplanung
Wenn die Anzahl der Aufträge und die Mitarbeiteranzahl steigt, kann man schnell den Überblick verlieren. Um dies zu verhindern, verfügen die meisten Handwerkerprogramme über eine integrierte Funktion für die Mitarbeitereinsatzplanung. Dort lassen sich die Mitarbeiter den verschiedenen Aufträgen zuordnen und die Einsatzpläne auf Basis einer Kalenderfunktion planen.
Fragen an den Softwarehersteller: Lassen sich mit der Handwerkersoftware auch individuelle Dienstpläne für die Mitarbeiter erstellen?
6. Zeiterfassung
Damit Ihre Mitarbeiter auch die eigenen Arbeitszeiten erfassen können, sollte die Handwerkersoftware auch über eine integrierte Funktion zur Zeiterfassung beinhalten. Über diese können die Mitarbeiter dann digital die geleisteten Arbeitsstunden an die Zentrale übermitteln. Der mühsame Umweg über Stundenzettel in Papierform wird dadurch nicht mehr notwendig. Die Mitarbeiter im Außendienst sowie die Buchhaltung werden hierdurch entlastet.
Fragen an den Softwarehersteller: Lassen sich die Arbeitszeiten direkt bestimmten Aufträgen zuordnen? Kann den erfassten Arbeitszeiten auch eine kurze Leistungsbeschreibung hinzugefügt werden?
7. Mobile Nutzung
Damit ein Handwerksbetrieb heutzutage effizient funktioniert, ist es entscheidend, dass auch eine mobile Nutzung der Handwerkersoftware möglich ist. Dies wird entweder durch die Nutzung einer cloudbasierten Handwerkersoftware und/oder durch eine App möglich. Eine App ist insbesondere für die Mitarbeiter interessant, die vor Ort beim Kunden sind. In der App können dann beispielsweise alle Auftrags- und Kundeninformationen digital eingesehen werden.
Fragen an den Softwarehersteller: Ist die App umsonst oder fallen zusätzliche Kosten für die Nutzung an? Mit welchen Betriebssystemen ist die App kompatibel?
8. Artikelverwaltung
Eine weiteres nützliches Feature einer Handwerkersoftware ist die Materialwirtschaft. Mit dieser Funktion ist es Handwerksbetrieben möglich, die eigenen Materialien zu verwalten und über die Bestände den Überblick zu behalten. Zu den Waren lassen sich verschiedene Informationen wie beispielsweise die Ein- und Verkaufspreise hinzufügen. Bei der Erstellung von Kalkulationen können diese automatisiert übernommen werden.
Fragen an den Softwarehersteller: Lassen sich den Artikeln auch Zuschläge hinzufügen? Welche Informationen können hinterlegt werden?
Die Auswahl einer Handwerkersoftware ist zwar mühsam, jedoch kann sich ein Betrieb durch die Anschaffung deutlich effizienter aufstellen und damit produktiver arbeiten. Langfristig wird sich die Investition in ein neues Handwerkerprogramm rentieren.