Nach dem Kauf einer Handwerkersoftware fängt die Arbeit erst richtig an. Um die Software richtig nutzen zu können, muss diese zunächst erfolgreich im Betrieb eingeführt werden. Wir haben hierfür 7 nützliche Tipps herausgesucht.

Die Suche nach einer Handwerkersoftware nimmt bereits viel Zeit und Arbeit in Anspruch. Leider ist es damit noch nicht getan, weil mindestens genauso viel Zeit für die Einführung einer neuen Software benötigt wird. Insbesondere kleinere Handwerksbetriebe stellt die Implementierung einer neuen Handwerkersoftware jedoch vor eine große Herausforderung. Es sind viele Aspekte zu berücksichtigen und es sind in den meisten Fällen keine Erfahrungswerte im Betrieb vorhanden. Umso wichtiger ist, sich für die Einführung einer neuen Software ausreichend Zeit zu nehmen und diesen Vorgang entsprechend strukturiert anzugehen. Damit die Softwarelösung das volle Potenzial entfallen kann, ist es wichtig, dass diese erfolgreich implementiert und von allen Mitarbeitern auch angenommen wird. Um Sie bei der Software-Einführung zu unterstützen, haben wir im Folgenden mehrere Tipps zusammengefasst.

1. Plan erstellen
In der Praxis sieht man es bei vielen Handwerksunternehmen leider häufig, dass eine Software nach dem Kauf ohne festgelegte Strategie im Betrieb eingeführt wird.

Kurz- und langfristig kann dies jedoch zu großen Problemen und viel Frust im Unternehmen führen. Vielmehr bietet es sich an, im Vorfeld einen detaillierten Plan zu erstellen, der eine strukturierte Einführung einer Handwerkersoftware im Unternehmen ermöglicht. Es bietet sich an, einen Zeitplan zu erstellen und diesen in die notwendigen Arbeitsschritte zu unterteilen. So ist für jeden ersichtlich, wann welche Aufgaben auszuführen sind.

2. Zuständigkeiten festlegen

Am Prozess der Softwareeinführung können nicht alle Mitarbeiter beteiligt sein, viel mehr sollte es ein kleines Team geben, dass sich hierum kümmert. Innerhalb des Teams ist klar festzulegen, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Es bietet sich an, Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmensbereichen zu beteiligen, um die jeweiligen Interessen zu berücksichtigen.

3. Testphasen

Die Einführung einer neuen Software geschieht nicht über Nacht, sondern ist mehr als Prozess zu verstehen. Das Programm sollte daher nicht sofort vollständig und als einzige Softwarelösung eingesetzt werden, sondern zumindest für einen kurzen Zeitraum parallel zur bisherigen Software getestet werden. So ist sichergestellt, dass der Betriebsablauf nicht gestört wird. Danach kann die Software durch stetige Tests, entsprechend den eigenen Bedürfnissen, angepasst werden. Handwerkerprogramme können oftmals bis zu einem bestimmten Punkt individualisiert werden. Von dieser Möglichkeit sollte Gebrauch gemacht werden.

4. Mitarbeiter einbinden
Das Einbinden von Mitarbeitern ist der wohl wichtigste und gleichzeitig am häufigsten vergessene Aspekt bei der Einführung einer Handwerkersoftware. Oftmals ist es so, dass die Mitarbeiter an ein altes Handwerkerprogramm gewöhnt sind und sich gegen die Einführung einer neuen Software sträuben. Um dies zu verhindern, ist es umso wichtiger, Mitarbeiter möglichst früh ins Boot zu holen, weil diese schließlich in der Zukunft die Anwender der Softwarelösung sein werden. Hierfür bietet es sich an, die Mitarbeiter bei der Planung und Durchführung aktiv einzubinden und beispielsweise auch früh aufzuzeigen, welche Vorteile, die jeweilige neue Handwerkersoftware mit sich bringt.

5. Schulungen
Ein weiterer Erfolgsfaktor für die Einführung einer Handwerkersoftware ist das Durchführen von Schulungen. Viele Softwarehersteller bieten für die eigenen Softwareprodukte Schulungen an. Diese sind für einen Handwerksbetrieb zwar mit finanziellem Aufwand verbunden, langfristig überwiegt der Nutzen den Aufwand jedoch. Die Schulungsleiter sind Experten für das jeweilige Softwareprogramm und können im Detail erläutern, wie die Software funktioniert und diese in der Praxis am besten einzusetzen ist. Insbesondere bei größeren Handwerksbetrieben, die im Betrieb auf komplexe Lösungen setzen, lohnt sich die Durchführung von Schulungen.

6. Stetige Weiterentwicklung
Unabhängig davon, wie gut die Einführung der Software geplant ist, zu Beginn wird nicht alles rund laufen. Entscheidend ist es deshalb, sich zunächst auf die Prozesse zu konzentrieren, die kurzfristig unbedingt in der Handwerkersoftware abgebildet sein müssen.

Nachdem dies erfolgreich geschehen ist, haben die Mitarbeiter in der Regel bereits ein Grundverständnis für die jeweilige Software. Weitere Prozesse können anschließend deutlich schneller in die Handwerkersoftware übernommen werden. Langfristig ist es wichtig, dass der Einsatz der Handwerkersoftware im Unternehmen stetig verbessert wird. Hierdurch können alle potenziellen Vorteile eines Handwerkerprogramms am besten wahrgenommen werden.

7. Beratungsleistungen
Viele Handwerker schrecken vor der Inanspruchnahme von Beratungsleistungen externer Dienstleister zurück, weil diese sich vor den einhergehenden Kosten fürchten. Zunächst ist festzuhalten, dass eine Beratungsleistung für die Einführung einer Software teuer sein kann, jedoch nicht sein muss. Die finanziellen Belastungen sind oftmals geringer, als es auf den ersten Blick scheint. So gibt es spezielle Förderprogramme für Handwerker, die finanziell bei Beratungsleistungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung unterstützen.

Wir hoffen, unsere aufgeführten Tipps sind Ihnen bei der Einführung einer neuen Handwerkersoftware hilfreich. Es bietet sich auch sonst oft an, vor dem Kauf einer neuen Software mit dem Anbieter über die Implementierung zu sprechen. Viele Hersteller unterstützen hierbei.