Eine professionelle Projektdurchführung ist entscheidend für den langfristigen Unternehmenserfolg. Für die Projektmanager bedeutet dies viel Verantwortung.

Das Projektmanagement umfasst viele unterschiedliche Aufgaben. Die Verantwortlichen müssen sich u.a. um die Terminplanung, Budgetplanung und -überwachung und Ressourcenverwaltung kümmern. Insbesondere bei größeren Projekten ist ein manuelles Management kaum noch möglich. Projektmanagement Softwarelösungen stellen für die Projektverantwortlichen das ideale Werkzeug für die tägliche Projektarbeit dar.

Der zentrale Zweck einer Projektmanagement Software besteht darin, die Projektmanager bei der Durchführung der täglichen Projektaufgaben zu unterstützen. Im Wesentlichen handelt es sich bei einem Projektmanagement System um eine Sammlung verschiedener Features, die den gesamten Tätigkeitsbereich des Projektmanagements abdecken.

Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die 10 wichtigsten Funktionen moderner Projektmanagement Anwendungen.

Die wichtigsten Projektmanagement Software Features

1.Aufgaben- und Terminplanung

Die Aufgaben- und Terminplanung stellt die Basis einer jeden Projektmanagement Lösung dar. Ein Projekt besteht aus vielen Teilaufgaben, wodurch man schnell den Überblick verlieren kann. In der Software können die Projektmanager alle Aufgaben festlegen und diesen einzelnen Teammitgliedern zuweisen.

Auch das Setzen von Fristen ist direkt in der Software möglich. Hierfür beinhalten die Softwareprogramme auch eine Erinnerungsfunktion. Rückt eine Frist immer näher, werden die Teammitglieder per automatischer Benachrichtigung darauf aufmerksam gemacht. Die Projektmanager können für die Aufgaben auch Prioritäten festlegen. Hierdurch wird sichergestellt, dass die besonders wichtigen Aufgaben zuerst bearbeitet werden.

2. Ressourcenverwaltung

Ein weiteres wichtiges Feature einer Projektmanagement Software ist das Ressourcenmanagement. Damit ein Projekt möglichst schnell durchgeführt werden kann, ist es entscheidend, dass die Ressourcen optimal eingesetzt werden. Unter den Begriff Ressourcen fallen im Kontext des Projektmanagements u.a. Materialien, Finanzmittel, Personal, Werkzeuge und so weiter. Durch eine frühzeitige Ressourcenplanung lassen sich potenzielle Engpässe verhindern und Projekte möglichst effizient durchführen.

3. Dokumentenverwaltung

Eine zentrale Dokumentenverwaltung ist für eine erfolgreiche Projektdurchführung besonders wichtig. Damit die Mitarbeiter effizient arbeiten können, muss ein Zugriff auf die Projektunterlagen jederzeit gewährleistet sein. Die Projektmanagement Software dient hierbei als zentrale Plattform auf der alle Projektdokumente abgelegt werden können. Benutzer haben hierdurch die Möglichkeit, immer die aktuellste Dokumentversion einzusehen und zu bearbeiten.

4. Zeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung stellt ein weiteres nützliches Feature einer Projektmanagement Software dar. Hierbei können die Mitarbeiter in der Software die eigenen Arbeitszeiten eintragen und einem Projekt zuordnen. Für die Verantwortlichen ist diese Funktion dahingehend wichtig, dass so kontrolliert werden kann, wie viele Arbeitsstunden bei einem Projekt bereits geleistet wurden. Dies ist beispielsweise wichtig für die spätere Abrechnung der Projektarbeit. Aber auch schon während der Projektdurchführung ist die Überwachung der geleisteten Arbeitsstunden dahingehend wichtig, dass sich hierdurch potenzielle Budgetüberschreitungen frühzeitig erkennen lassen.

5. Chatfunktion

Eine effektive Zusammenarbeit der Projektteilnehmer ist entscheidend für den Projekterfolg. Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, beinhalten viele Projektmanagement Systeme eine Chatfunktion. Diese ermöglicht es den Benutzern, direkt in der Software miteinander zu kommunizieren. Ohne eine solche Funktion müssen die Teilnehmer den Umweg über z.B. E-Mails gehen. Dies kann die Kommunikationsprozesse verlangsamen und beispielsweise auch den Austausch von Dateien erschweren.

6. Reporting

Ein Großteil der am Markt verfügbaren Projektmanagement Lösungen beinhaltet auch eine integrierte Reporting-Funktion. Für die Projektmanager ist es entscheidend, dass diese immer den Überblick über alle wichtigen Projekt-KPIs behalten. In der Projektmanagement Software laufen alle wichtigen Zahlen wie beispielsweise die geleisteten Arbeitszeiten und verbrauchten Ressourcen zusammen. Durch die Reportingfunktion können die Projektmanager Berichte erstellen, die die wesentlichen Kennziffern der Projekte zusammenfassend darstellen.

7. Projektvorlagen

Manche Projekte finden nur einmalig statt, andere wiederum werden von einer Firma häufiger durchgeführt. Die Projekte ähneln sich hierbei vielleicht nicht zu 100%, sind jedoch hinsichtlich des allgemeinen Aufbaus sehr ähnlich. Eine Projektvorlage spart Unternehmen Zeit und Geld bei der Projektplanung und ermöglicht gleichzeitig ein konstantes Projektvorgehen. Wenn ein Benutzer in einer Projektmanagement Software ein Projekt anlegt, kann er die Projektaufgaben in der Software als Vorlage abspeichern und bei zukünftigen Projekten erneut verwenden.

8. Projektportfoliomanagement

Häufig werden in einem Unternehmen mehrere Projekte parallel durchgeführt. Wenn das Projektmanagement jeweils separat erfolgt, kann dies beispielsweise hinsichtlich der Ressourcenzuweisung schnell zu Komplikationen führen. Eine Projektportfoliomanagement Software ermöglicht die parallele Planung und Koordination verschiedener Projekte. Der Projektmanager kann hierdurch gleichzeitig den Überblick über alle Projektvorhaben haben.

9. Dashboards

Moderne PM Softwareprodukte ermöglichen es den Anwendern, sich ein individuelles Dashboard zu erstellen. Dieses dient den Benutzern als zentrale Anlaufstelle bei der Projektarbeit. Im Dashboard können die wichtigsten Informationen und Funktionen zentral dargestellt werden.

10. Risikomanagement

Wie bei jedem unternehmerischen Vorhaben, spielt auch bei Projekten eine Risikoanalyse und -überwachung eine wichtige Rolle. Zukünftige Ereignisse können großen Einfluss auf Projekte haben und sich u.a. auf den Projektverlauf, Projektaufgaben und das Budget auswirken. Ein Projektmanager sollte die potenziellen Risiken bei der Planung berücksichtigen und diese während der Projektdurchführung überwachen. Manche PM Lösungen beinhalten hierfür ein spezielles Feature.