Wenn Sie auf der Suche nach einer neuen Projektmanagement Software sind, werden Sie schnell feststellen, dass das Angebot an Softwareprodukten riesig ist. Es bietet sich daher an, anhand bestimmter Kriterien, die Softwareprodukte zu filtern. Optimalerweise haben Sie am Ende eine Shortlist mit ca. 5 Projektmanagement Lösungen, die in der Theorie zu Ihrem Unternehmen passen.

Bezüglich der Kriterien gibt es verschiedene Ansatzpunkte. Hierzu gehört beispielsweise das Bereitstellungsmodell. Eine große Anzahl der Softwareprodukte für das Projektmanagement wird mittlerweile als Cloud Lösung angeboten, manche sind jedoch auch weiterhin als lokale On-Premises Lösung verfügbar. Auch die Unternehmensgröße spielt eine entscheidende Rolle. Nicht alle Softwareprodukte sind für jede Unternehmensgröße geeignet. Auch das Filtern anhand bestimmter Funktionen ist möglich. Hierbei können besonders wichtige Features festgelegt werden, die unbedingt in der Software enthalten sein sollen. Softwareprodukte, die diese Funktionen nicht beinhalten, werden bei der weiteren Software Auswahl nicht berücksichtigt.

Damit Sie das richtige Produkt finden, ist es entscheidend, dass Sie die Anwendungen auch in der Praxis ausprobieren. Die meisten Softwarehersteller bieten für die eigenen Produkte eine kostenlose Testphase an. In dieser Zeit haben Interessenten die Möglichkeit, sich einen Überblick über die Anwendungen zu verschaffen.

Damit Sie die Testphase optimal nutzen können, bietet es sich an, sich bereits vor Beginn der Testphase Gedanken darüber zu machen, wie genau der Test ablaufen soll. Im Folgenden haben wir daher ein paar Tipps herausgesucht, auf die Sie beim Testen der PM Anwendungen zurückgreifen können.

1.Testprojekt erstellen

Die neue PM Software wollen Sie für das Projektmanagement im Unternehmen einsetzen. Deshalb sollten Sie in der Testphase auch unbedingt ein Projekt zum Ausprobieren anlegen. Hierbei sollte es sich natürlich nicht um ein „echtes“ Projekt handeln, sondern Sie sollten sich ein Projekt ausdenken. Es bietet sich an, dass das Testprojekt dem durchschnittlichen Projekt in Ihrer Firma ähnelt. Dadurch können Sie am besten analysieren, ob die Software geeignet ist oder nicht.

2. Erstellen Sie Benutzer

Projektarbeit ist Teamarbeit – Deshalb ist es entscheidend zu prüfen, inwieweit eine Zusammenarbeit auf der jeweiligen Projektmanagement Plattform möglich ist. Die kostenlose Testphase beschränkt sich in der Regel auf einen Benutzer, weshalb nicht im Team gemeinsam die Software getestet werden kann. Es bietet sich jedoch an, stattdessen Platzhalter für die eigentlichen Projektteilnehmer zu erstellen. Hierbei können Sie prüfen, inwieweit einem Benutzer die notwendigen Informationen hinzugefügt werden können. Hierzu gehören beispielsweise Namen, Rechte, Bilder, Verfügbarkeiten, Position und so weiter. Basierend auf Ihren Anforderungen können Sie prüfen, ob die Benutzerverwaltung in der Projektmanagement Software für Sie ausreichend ist.

3. Schnittstellen

Unternehmen besitzen heutzutage häufig ein großes Portfolio an Softwareprodukten, die jeweils für bestimmte Aufgaben eingesetzt werden. Damit eine Projektmanagement Software effektiv genutzt werden kann, ist es deshalb besonders wichtig, dass die Software in die IT-Landschaft integriert werden kann. Über Schnittstellen können Daten zwischen den verschiedenen Softwareanwendungen ausgetauscht werden. Wenn Sie eine Projektmanagement Software testen, sollten Sie deshalb darauf achten, dass diese über die notwendigen Schnittstellen verfügt.

4. Holen Sie sich Feedback

Sie sind zwar mit der Auswahl der Projektmanagement Software beauftragt, jedoch werden Sie die Anwendung in der Zukunft nicht alleine nutzen. Damit die PM Software auch tatsächlich im Unternehmen verwendet wird, ist es wichtig, dass Sie sich beim Testen Feedback von einem typischen Projektteilnehmer im Unternehmen holen. Hierdurch kriegen Sie eine ganz andere Perspektive auf die Software und können die Eignung besser beurteilen.

5. Score

Wenn Sie beispielsweise 5 Projektmanagement Anwendungen testen, können Sie schnell durcheinander kommen. Eine genaue Dokumentation ist deshalb entscheidend, damit Sie im Nachhinein noch beurteilen können, welches Produkt am besten ist. Um die Vergleichbarkeit zu erhöhen, bietet es sich an, dass Sie bei der Bewertung ein Score-System verwenden. Hierbei können Sie jede Software hinsichtlich einer bestimmten Anforderung bewerten. Am Ende können Sie dann die Punkte aufaddieren und haben ein Gesamtergebnis für jede PM Software.

6. Support

Nicht nur die Software alleine, sondern auch der Support vom Hersteller ist wichtig. Wenn Sie also eine Projektmanagement Software ausprobieren, sollten Sie auch die Leistungen des Supports testen. Sollten Sie bei etwas Schwierigkeiten haben, fragen Sie einfach beim Support nach. Dadurch können Sie am besten beurteilen, wie schnell und gut die Supportmitarbeiter Sie bei Ihrem Anliegen unterstützen.

7. Individuelle Dashboards

Ein tolles Feature moderner PM Programme ist die Möglichkeit, eigene individuelle Dashboards in der Software zu erstellen. Das Dashboard ist in der Software sozusagen der Startbildschirm und damit die Zentrale für die Nutzung der Anwendung. Dort können Benutzer beispielsweise bestimmte Funktionen oder Kennzahlen hinterlegen. Wenn Sie sich für eine Testphase anmelden, ist in der Regel ein Standard-Dashboard voreingestellt. Damit Sie jedoch ein Gefühl für die Nutzung der PM Software kriegen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um das Dashboard zu individualisieren. Hierdurch können Sie schnell feststellen, ob sich mit der Projektmanagement Software ein Dashboard erstellen lässt, das Ihren Ansprüchen gerecht wird oder nicht.

Fazit

Die richtige Projektmanagement Software zu finden ist nicht leicht, jedoch wird es durch das praxisnahe Ausprobieren der Softwareanwendungen vereinfacht. Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testphase für ca. 30 Tage an. Diese ist auch in der Regel unverbindlich und man muss keine Kreditkarte hinterlegen, sondern kann direkt starten.

Damit die Anwendungen möglichst effektiv getestet werden können, sollten Sie sich die Zeit nehmen und vorab einen Plan erstellen, damit Sie strukturiert vorgehen. Hierdurch können Sie die Softwareprodukte am besten miteinander vergleichen und finden die beste Lösung für Ihr Unternehmen.