Bei der Software Suche ist insbesondere der Anfang schwierig. Der Prozess der Software Auswahl startet immer mit der Entscheidung, welche Softwarekategorie die passende für die eigenen Anforderungen ist. Am Softwaremarkt gibt es eine große Anzahl an unterschiedlichen Kategorien, die sich jeweils auf bestimmte Themenfelder konzentrieren.

Wenn ein Unternehmen eine Software sucht, die dabei unterstützt die Zusammenarbeit sowie die allgemeine Strukturierung der täglichen Aufgaben zu verbessern kommen mehrere Kategorien in Betracht. Hierzu gehören u.a. Projektmanagement Software und Aufgabenverwaltung Software.

Bei der Auswahl tun sich viele Firmen schwer und wissen nicht, welche der beiden Kategorien besser für die eigenen Anforderungen geeignet ist. Der Funktionsumfang überschneidet sich auch in vielen Bereichen, wodurch die Unterscheidung noch schwieriger wird.

Um Ihnen die Suche zu vereinfachen, werfen wir im Folgenden einen Blick auf die beiden Kategorien und wie diese unterschieden werden können.

Projekt vs. Aufgabe

Um die beiden Kategorien voneinander abzutrennen, sind zunächst die Begriffe Projekt und Aufgabe voneinander abzutrennen.

Ein Projekt ist zusammenfassend ein Vorhaben, welches sich aus verschiedenen Tätigkeiten zusammensetzt, die im Hinblick auf ein gesetztes Ziel durchgeführt werden. Die Projektdurchführung ist hinsichtlich des Zeitraums sowie der verfügbaren Ressourcen begrenzt.

Eine Aufgabe ist eine einzelne Tätigkeit, die von einer Person für einen bestimmten Zweck durchgeführt wird. Es handelt sich damit um eine abgegrenzte Aktion. Diese kann beispielsweise Teil eines übergeordneten Projektes oder alleinstehend sein.

Wesentliche Unterscheidung

Der wesentliche Zweck einer Aufgabenmanagement Software ist es, dem Benutzer eine Plattform bereitzustellen auf der dieser Aufgaben digital erfassen, kategorisieren und verwalten kann. In dem Programm lassen sich die zu erledigenden Tätigkeiten mit wichtigen Informationen wie beispielsweise Fristen hinterlegen. Eine einfache Form eines Aufgabenverwaltung Tools wäre eine Art digitale To-Do Liste.

Eine Projektmanagement Software ist hinsichtlich des Funktionsumfanges weitaus größer, weshalb die Kategorie der Aufgabenmanagement Softwarekategorie übergeordnet ist. In eine PM Lösung sind auch Funktionen integriert, die bei der Aufgabenverwaltung unterstützen. Darüber hinaus verfügen die Lösungen noch über zusätzliche Features wie beispielsweise für die Ressourcenplanung sowie für das Reporting.

Visualisierungen

Moderne Softwareprogramme setzen immer häufig auf ansprechende Visualisierungen, die die Benutzerfreundlichkeit der Anwendungen stark verbessern. Im Bereich des Projektmanagements gibt es hier unterschiedliche Modelle, welche die Projektarbeit vereinfachen. Gantt Diagramme sind eine der beliebtesten Formen der Projektvisualisierung. Hierbei werden die Projektaufgaben in Balken überführt, die jeweils ein End- und ein Startdatum haben. Hierdurch lässt sich der Projektverlauf sehr gut planen und strukturieren. Hierfür gibt es auch spezielle Gantt Diagramme Softwareanwendungen. In den meisten PM Lösungen ist jedoch auch eine Funktion zur Erstellung von Gantt Diagrammen enthalten.

Ein Aufgabenverwaltung Tool verfügt eher selten über ein Feature zur Erstellung von Gantt Diagrammen. Dies liegt insbesondere darin begründet, dass Abhängigkeiten und zeitliche Aspekt weniger im Vordergrund stehen als bei einer Projektmanagement Software. Viele Aufgabenmanagement Anwendungen setzen auf den Ansatz von Kanban Boards. Dort können die Aufgaben dargestellt und beispielsweise hinsichtlich des aktuellen Bearbeitungsstatus geordnet werden. Kanban Funktionen sind in der Regel auch in modernen PM Lösungen integriert.

Abhängigkeiten

Eines der wohl wichtigsten Unterscheidungsmerkmale zwischen einer Projektmanagement Software und einem Aufgabenverwaltung Tool ist, dass bei einem PM Programm sich die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projektaufgaben berücksichtigen lassen. Bei einer Projektmanagement Software steht mehr das übergeordnete Ziel im Vordergrund, welches dann in die benötigten Schritte unterteilt wird. Bei einer Aufgabenverwaltung Software wird das übergeordnete Ziel in der Regel nicht berücksichtigt, sondern die einzelnen Aufgaben werden separat voneinander betrachtet.

Ressourcen

Wie in der obigen Definition bereits dargestellt, ist ein Projekt hinsichtlich der Ressourcen beschränkt. Hierbei kann es sich beispielsweise um Geldmittel, Personal, Zeit und weitere Betriebsmittel handeln. Im Gegensatz zu einer Aufgabenverwaltung Software ist die Berücksichtigung dieser Beschränkungen mit einer Projektmanagement Software möglich. Insbesondere wenn mehrere Projekte parallel in einem Unternehmen durchgeführt werden, wird eine Überwachung der Ressourcen wichtig. Wenn eine große Anzahl an Projekten zu steuern ist, bietet es sich ggf. sogar an, auf eine Projektportfoliomanagement Software zurückzugreifen. Bei einer solchen Software liegt der Fokus insbesondere auf der Steuerung eines Projektportfolios.

Implementierung

Nicht nur die Software Auswahl, sondern auch die Implementierung einer Softwarelösung kann mit viel Aufwand verbunden sein. Die neue Software muss an die bestehende IT-Infrastruktur angeschlossen werden, Daten müssen eingepflegt werden und noch vieles. Bei einer Aufgabenverwaltung Software ist die Inbetriebnahme in der Regel schnell erledigt. Viele Anwendungen werden als Online Lösung angeboten, die direkt nach der Buchung zur Verfügung stehen. Dann kann sofort mit dem Eintragen von Aufgaben gestartet werden. Da es sich bei einer Projektmanagement Anwendung um eine deutlich komplexere Software handelt, ist auch die Inbetriebnahme mit mehr Aufwand verbunden. Beispielsweise müssen die beteiligten Projektteilnehmer hinterlegt werden und über Schnittstellen Verbindungen zu beispielsweise Softwareprodukten zur Projektzeiterfassung hergestellt werden.

Wie soll ich mich entscheiden?

Welche der beiden Softwarekategorien besser für Ihr Unternehmen geeignet ist, hängt ganz von den individuellen Anforderungen ab. Wenn Sie beispielsweise einfach eine Software für die Verwaltung der täglichen Aufgaben benötigen, dann ist ein Aufgabenmanagement Tool die richtige Wahl. Hiermit können Sie digitale To-Do Listen erstellen und diese effizient verwalten. Notizen mit Post-its brauchen Sie dadurch nicht mehr.

Brauchen Sie hingegen eine Software, die dabei unterstützt, dass mehrere Mitarbeiter gemeinsam an größeren Projekten arbeiten, dann ist eine PM Software die bessere Wahl. Insbesondere die Berücksichtigung der Abhängigkeiten der einzelnen Aufgaben erleichtert die Projektplanung. Auch die Zusammenarbeit ist mit einer Projektmanagement Software deutlich einfacher, da die Produkte beispielsweise häufig über interne Chat Funktionen verfügen und sich Dokumente direkt in der Software teilen lassen.