Der Weg zur richtigen Software kann sehr schwer und langwierig sein. Es gibt eine große Anzahl und Softwareprodukten und nicht immer ist es leicht, die Anwendungen miteinander zu vergleichen. Insbesondere ein Kostenvergleich ist häufig schwierig. Dies ist insbesondere darauf zurückzuführen, dass viele Faktoren zu berücksichtigen sind, die sich auf die Gesamtkosten einer Software auswirken können. In diesem Artikel zeigen wir auf, worauf beim Kostenvergleich von Softwareprodukten zu achten ist.

Die Lizenzgebühren von Softwareprodukten

Ausgangspunkt eines Kostenvergleichs sind die Kosten für die Software an sich. In der Regel spricht man hierbei von „Software-Lizenzen“. Entscheidend hierbei ist, dass man die Software Lizenzen entweder kaufen oder mieten kann. Der Kauf einer Softwarelizenz ist der urprüngliche Weg eines Softwareerwerbs. Ein Unternehmen zahlt hierbei einen einmaligen Kaufpreis an den Softwarehersteller und darf das Programm dann für einen unbegrenzten Zeitraum nutzen. Die Möglichkeit der „Software Miete“ hat sich in erst in den letzten Jahren etabliert. Man spricht hierbei auch vom Prinzip des Software-as-a-Service. Als Kunde zahlt man bei dieser Option eine monatliche Miete an der Softwarehersteller.

Die Kostenstruktur der Lizenzen (zur Miete oder zum Kauf) unterscheidet sich von Hersteller zu Hersteller. In der Regel orientieren sich die Kosten an der Anzahl der Benutzer der Software. Es wird also für jeden Mitarbeiter, der die Software nutzt ein Kaufpreis bzw. Mietpreis fällig. Es gibt aber auch andere Varianten bei denen sich die Kosten beispielsweise an der Unternehmensgröße orientieren. Bei einer Lohnabrechnungssoftware können sich die Preise beispielsweise an der Anzahl an Mitarbeitern orientieren, für die eine Gehaltsabrechnung erstellt werden muss. Die Anzahl der tatsächlichen Nutzer spielt hierbei weniger eine Rolle.

2. Software Implementierung

Ein weiterer wichtiger Kostenfaktor beim Softwareerwerb sind die Kosten für die Implementierung der Software. Insbesondere bei größeren und komplexen Softwareprodukten können sich hierdurch hohe Mehrkosten ergeben. Für die Implementierung kann man entweder direkt auf den Softwarehersteller zurückgreifen oder ggf. sogar einen externen Dienstleister beauftragen. Je größer die Extrawünsche sind, desto teurer kann die Inbetriebnahme der Software werden. Insbesondere wenn man eine Standardsoftware individualisieren möchte, kann dies sehr aufwendig sein. Auch zu beachten ist, wie mit den Daten aus bestehenden Softwareprodukten umzugehen ist. Diese müssen ggf. in die neue Software übernommen werden.

3. Geräte & Hardware

Dieser Faktor spielt in der Regel nur bei On-Premises Lösungen eine Rolle. Bei diesem Ansatz kauft ein Unternehmen eine Software und hostet diese anschließend selbst auf den eigenen Servern. Diese Server müssen vom Unternehmen erworben und gewartet werden. Bei SaaS Softwarelösungen spielt dieser Faktor keine Rolle, da der Softwarehersteller sich um das Hosting kümmert.

Bei besonderen Softwarekategorien können sich jedoch anderweitige Kosten für Hardware ergeben. Dies kann beispielsweise bei Zeiterfassungssystemen der Fall sein. Bei diesen Softwareprodukten ist die Zeiterfassung meist über eine App oder einen Webbrowser möglich. Zusätzlich kann ein Unternehmen jedoch Terminals bereitstellen bereitstellen. Hierfür würden dann auch weitere Kosten anfallen.

4. Support Kosten

Ein weiterer nicht zu unterschätzender Kostenfaktor beim Softwarevergleich sind die Kosten für zukünftige Support Leistungen des Softwareherstellers. Bei jeder Software werden sich irgendwann technische Fragen ergeben. In diesen Fällen ist ein Unternehmen darauf angewiesen, dass der Softwarehersteller hierbei unterstützt. Oftmals bieten die Hersteller für eine monatliche Pauschale Supportleistungen an.

Fazit für den Kostenvergleich von Softwareprodukten

Ein tatsächlicher Kostenvergleich von Softwareprodukten ist in der Praxis schwer umzusetzen. Definitiv sollte man nicht lediglich auf den angegebenen Preis der Softwareprodukte beachten, sondern sich überlegen, welche Gesamtkosten für die Nutzung der Software anfallen. Hierbei sind alle oben aufgeführten Kostenfaktoren zu berücksichtigen.