Nachdem Sie aus dem riesigen Angebot an Softwareprodukten für das Projektmanagement endlich die richtige Software gefunden haben, wurde diese nun auch im Unternehmen in Betrieb genommen. Sie haben sich bei der Softwareauswahl viel Mühe gegeben und die vielen PM Softwarelösungen hinsichtlich ihrer Eignung geprüft. Doch trotzdem stellen Sie fest, dass die Projektmanagement Software von Ihren Kollegen nicht richtig genutzt wird.

Woran kann das liegen?

Wir haben untersucht, welche Probleme dazu führen können, dass eine Projektmanagement Lösung in einem Unternehmen nicht richtig zum Einsatz kommt, obwohl die Vorteile der Nutzung offensichtlich sind.

Potenzielle Gründe für eine geringe Akzeptanz einer neuen Projektmanagement Software

1.Mitarbeiter fühlen sich überrumpelt

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Dies gilt auch für die Art und Weise wie wir arbeiten. Wenn in Ihrem Unternehmen beispielsweise eine veraltete Projektmanagement Software verwendet wird, hat ein Großteil der Belegschaft bereits mehrere Jahre mit dem Programm gearbeitet und sich an dieses gewöhnt.

Nur weil Sie bei der Softwareauswahl festgestellt haben, dass es eine bessere PM Softwarelösung am Markt gibt, heißt dies noch nicht, dass dies alle Mitarbeiter realisieren. Diese konnten bisher ihre Arbeit trotz einer veralteten Software erledigen. Wenn die Mitarbeiter nun plötzlich vor vollendete Tatsachen gestellt werden, kann dies schnell zu einer Trotzreaktion führen und die neue Projektmanagement Software wird abgelehnt.

Lösungsvorschlag: Um den Erfolg der Einführung einer neuen Projektmanagement Anwendung nicht zu gefährden, ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter möglichst früh in den Prozess der Softwareauswahl eingebunden werden. Wenn Sie im Zuge der Softwareauswahl frühzeitig auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen erzielen Sie zwei wesentliche Effekte:

• Die Mitarbeiter fühlen sich mitgenommen und sind eher dazu bereit die neue PM Lösung zu akzeptieren.
• Durch die frühe Einbindung der Mitarbeiter erhalten Sie wichtige Informationen, die dabei helfen, die am besten passende Projektmanagement Software zu finden.

2. Keine Einweisung

Um das ganze Potenzial einer Projektmanagement Software zu heben, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter die Software verstehen und diese bedienen können. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Software auch tatsächlich im Alltag genutzt wird.

Moderne PM Programme sind zwar sehr intuitiv aufgebaut, jedoch tun sich viele Mitarbeiter schwer mit neuen Softwarelösungen. Insbesondere wenn vorher nur eine alte oder sogar gar keine Projektmanagement Software im Unternehmen genutzt wurde, haben Mitarbeiter Schwierigkeiten bei der Einarbeitung.

Damit eine Projektmanagement Software ihre ganze Wirkung entfalten kann, ist es jedoch besonders wichtig, dass alle Projektteilnehmer mit der Software umgehen können. Es bringt nichts, wenn nur ein Teil der Projektarbeiter das Programm versteht, da dann beispielsweise eine kollaborative Zusammenarbeit auf Basis der Software nicht möglich ist.

Lösungsansatz: Um diesem Problem vorzubeugen, sollten Sie den Mitarbeitern direkt nach Anschaffung der Software Schulungen anbieten. Diese können Sie entweder intern durchführen oder auf externe Berater setzen. Zudem bieten viele Softwarehersteller auch Schulungen für die eigenen Produkte an.

Aufgrund der aktuellen Corona Krise haben viele Unternehmen sehr kurzfristig neue Projektmanagement Softwareanwendungen eingeführt. Präsenzschulungen waren bisher aufgrund der aktuellen Situation nicht möglich. Dennoch sollten die Schulungen durchgeführt werden. Diese können beispielsweise mithilfe von Webinaren durchgeführt werden. Dadurch können auch die Mitarbeiter im Homeoffice im Umgang mit der Projektmanagement Software geschult werden.

3. Integrationsprobleme

Die Anzahl an Softwareprodukten hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Die Softwareprodukte sind hierbei auch immer spezialisierter geworden und decken nur ganz bestimmte Funktionen ab. Dies hat dazu geführt, dass Unternehmen nicht mehr wenige große Softwareprodukte verwenden, sondern mehrere kleine Produkte parallel nutzen.

Wenn nun eine neue Projektmanagement Software eingeführt wird, fürchten sich viele Mitarbeiter davor, dass nun viele Daten manuell in die Software übernommen werden müssen. Wenn beispielsweise ein Beratungsunternehmen eine große Anzahl unterschiedlicher Projekte bearbeitet, kann der Aufwand einer manuellen Dateneingabe enorm sein. Deshalb kann es passieren, dass die Mitarbeiter die neue PM Software ablehnen und lieber die alten Programme verwenden.

Lösungsansatz: Bevor Sie die neue Projektmanagement Software ihren Mitarbeiter offiziell vorstellen, sollten Sie sich um die Integration in die bestehende IT-Landschaft kümmern. Bereits beim Softwarevergleich sollten Sie berücksichtigen, dass eine Software ausgesucht wird, die eine leichte Integration ermöglicht.

Hierfür sollte die Projektmanagement Software über Schnittstellen verfügen, die einen automatisierten Datenaustausch mit den bereits im Unternehmen vorhanden Softwareprodukten ermöglichen. Wenn die neue PM Software im Unternehmen integriert ist, können die Mitarbeiter direkt mit der Nutzung beginnen und müssen sich nicht um das Hinzufügen der Daten kümmern.

4. Fehlende Individualisierung

Nicht jedes Unternehmen ist gleich, weshalb sich auch die Anforderungen an eine Software stark unterscheiden können. Insbesondere bei der Projektarbeit können die Ansprüche weit auseinander gehen. Die Anforderungen an eine PM Software bei Projekten in der Gesundheitsbranche können sich beispielsweise stark von den Anforderungen bei Projekten in der Automobilindustrie unterscheiden.

Wenn in einem Unternehmen nun eine einfache Standardsoftware eingeführt wird, kann dies dazu führen, dass die Software den Ansprüchen der Mitarbeiter nicht gerecht wird und diese die Nutzung ablehnen.

Lösungsansatz: Dieses Problem können Sie im Vorfeld umgehen, indem Sie die Projektmanagement Software gemäß den eigenen Anforderungen anpassen. Dies ist selbstverständlich nur in einem begrenzten Ausmaß möglich. Moderne PM Lösungen beinhalten jedoch viele nützliche Funktionen, die eine Anpassung der Software ermöglichen.

Auch auf Ebene der Benutzer lassen sich die Projektmanagement Lösungen durch Self-Service Funktionen individualisieren. Beispielsweise können die Benutzer sich ein eigenes Dashboard erstellen und dort die wichtigsten Informationen und Features hinterlegen. Sie sollten Ihren Mitarbeitern deshalb die Zeit geben, die Software eigenständig zu aktualisieren.

Fazit

Damit die neue Projektmanagement Software ein Erfolg wird, ist es nicht nur wichtig, dass die richtige PM Software ausgewählt wird, sondern diese auch von den Mitarbeitern richtig eingesetzt und akzeptiert wird. Um potenziellen Problem vorzubeugen, können Sie die oben aufgeführten Lösungsvorschläge aufgreifen. Der wohl beste Weg für eine erfolgreiche Nutzung einer Projektmanagement Software ist es, die Mitarbeiter möglichst früh und transparent einzubinden. Dann ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass die Mitarbeiter sich mit der Software identifizieren und diese nutzen.