Die Anschaffung einer neuen Software ist immer mit viel Aufwand verbunden. Auch in der Softwarekategorie Projektmanagement Software kann man sich mit der Auswahl schnell schwer tun. Das Angebot an Softwareprodukten ist sehr vielfältig, weshalb Interessenten der Vergleich der Projektmanagement Lösungen häufig nicht sehr leicht fällt.
Insbesondere im Softwaremarkt für das Projektmanagement ist aktuell viel Bewegung. In den letzten Jahren sind zahlreiche neue Player auf den Markt gekommen, die moderne und flexible Softwareprodukte auf den Markt gebracht haben. Insbesondere Projektmanagement Lösungen aus der Cloud erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Diese Anwendungen werden vom Softwarehersteller als Software-as-a-Service angeboten. Für den Benutzer bedeutet dies, dass der Hersteller sich um das Hosting kümmert und das Programm einfach online verwendet werden kann.
Wenn Sie sich aktuell mit dem Thema Projektmanagement Software auseinandersetzen, ist dieser Beitrag für Sie genau richtig. Im Folgenden haben wir mehrere Gründe herausgesucht, die für den Kauf einer neuen Projektmanagement Software sprechen.
1. Verbesserte Kommunikation
Um ein Projekt erfolgreich durchführen zu können, ist eine effektive Kommunikation der Projektteilnehmer entscheidend. Bedingt durch die aktuelle Lage hat sich die Projektarbeit jedoch zu Teilen drastisch gewandelt. Teammitglieder arbeiten aufgrund der Corona Krise immer häufiger von zuhause aus, wodurch sich der Austausch im Team schwerer gestaltet.
Eine Projektmanagement Software kann dieses Problem umgehen, weil diese als zentrale Plattform für die Teamkommunikation genutzt werden kann. Die Softwareprodukte ermöglichen es den Teammitgliedern, sich direkt in der Software auszutauschen. Hierfür ist in die Anwendungen zumeist auch eine interne Chat Funktion integriert. Hierdurch können die Benutzer sich direkt in der Software Nachrichten schicken und müssen nicht den Umweg über z.B. E-Mails gehen.
2. Einfache Projektplanung
Insbesondere bei größeren Projekten ist der Planungsprozess mit viel Aufwand verbunden. Eine Vielzahl unterschiedlicher Faktoren wie beispielsweise die Personalkapazitäten, Aufgabenabhängigkeiten und Fristen sind bei der Planung zu berücksichtigen. Ohne den Einsatz einer passenden Software ist die Umsetzung kaum möglich.
Ein Projektmanagement Tool verfügt über die notwendigen Features, um den Planungsprozess möglichst effizient zu gestalten. Hierfür kann beispielsweise auf Kanban Tools oder Gantt Diagramm Lösungen zurückgegriffen werden. Mit einem Gantt Chart lässt sich der Projektplan sehr gut visualisieren und die Abhängigkeiten zwischen den Projektaufgaben können übersichtlich dargestellt werden. Auch ein Kanban Board kann ein ideales Werkzeug für die Projektsteuerung sein.
3. Zentrale Plattform
In der heutigen Arbeitswelt setzen Unternehmen viele unterschiedliche Softwareanwendungen ein. Hierdurch kann es jedoch dazukommen, dass man den Überblick verliert. Insbesondere bei der Projektarbeit sind Flexibilität und Schnelligkeit entscheidend. Wenn eine Firma eine PM Software einsetzt, dient diese als zentrale Plattform für alle Projektbeteiligten.
Die gesamte Projektarbeit kann hierdurch beschleunigt werden. Alle relevanten Informationen werden im PM Tool hinterlegt und stehen den Teammitgliedern damit jederzeit zur Verfügung. Auch Termine können direkt in der Software verwaltet werden.
Die Projektmanagement Software kann außerdem auch als zentraler Speicherort für alle Projektunterlagen genutzt werden. Bei größeren Projekten kommt schnell eine große Menge an Dokumenten zusammen. Ein Dokumentenaustausch per E-Mail wäre in diesem Fall kaum noch möglich.
4. Zusammenarbeit
Für eine gute Teamarbeit ist eine hohe Transparenz besonders wichtig. Ein Projekt setzt sich zumeist aus einer ganzen Reihe an unterschiedlichen Aufgaben zusammen und unterteilt sich in verschiedene Phasen. Für den Projektmanager und auch alle anderen am Projekt beteiligten Personen ist es deshalb wichtig, dass einsehbar ist, wer an welcher Aufgabe arbeitet. Mit einem Projektmanagement System ist dies ganz leicht darstellbar. Jeder Projektteilnehmer erhält in der Software ein eigenes Benutzerkonto und kann angeben, an welchen Aufgaben dieser aktuell arbeitet. Für die Teammitglieder wird auch jederzeit deutlich, welche Aufgaben noch zu bearbeiten sind.
5. Überwachung des Projektbudgets
Damit ein Projekt ein wirtschaftlicher Erfolg wird, ist es entscheidend, dass das festgelegte Projektbudget eingehalten wird. Softwareprodukte für das Projektmanagement verfügen über Funktionen, die das Überwachen der Kosten unterstützen. Manuell ist eine konstante Überwachung der Projektausgaben kaum möglich. In der Projektmanagement Software laufen alle relevanten Projektdaten zusammen und können für die Budgetüberwachung aufbereitet werden. Beispielsweise können die Mitarbeiter die eigenen Arbeitszeiten digital erfassen. Hierdurch lässt sich jederzeit überprüfen, inwieweit das Projektbudget eingehalten wird.
Fazit
Die oben aufgeführten Punkte zeigen die wesentlichen Vorteile auf, die sich aus dem Einsatz einer Software für das Projektmanagement ergeben. Insgesamt wirkt sich der Einsatz eines PM Tools positiv auf die Zusammenarbeit und damit auf die Produktivität der Projektarbeit aus. Für jedes Unternehmen stellt die Anschaffung einer Projektmanagement Anwendung damit eine interessante Option dar.