Eine effektive Zusammenarbeit ist bedingt durch die Auswirkungen der Corona Krise bedeutender als je zuvor. Insbesondere der Umstand, dass viele Mitarbeiter im Homeoffice sind, erschwert eine effektive Zusammenarbeit. Projektmanagement Softwarelösungen stellen hierbei das ideale Werkzeug zur Lösung dieses Problems dar.

Wenn Ihr Unternehmen sich für die Anschaffung einer neuen PM Software entschieden hat, geht es anschließend darum, die bestmögliche Lösung zu finden. Wenn man sich mit dem Markt für Projektmanagement Programmen detaillierter beschäftigt, wird schnell deutlich, dass die Softwareauswahl kompliziert werden kann.

Das Angebot an Projektmanagement Softwareprodukten ist riesig. Manche Softwarelösungen sind besser für kleine Unternehmen geeignet, manche Programme werden ausschließlich als Software-as-a-Service angeboten und andere legen den Fokus ausschließlich auf bestimmte Funktionen.

Wie soll man da die richtige Projektmanagement Software finden?

Um Ihnen den Prozess der Softwareauswahl zu vereinfachen, haben im Folgenden einen kleinen Leitfaden zusammengestellt. Dieser beinhaltet mehrere Fragen, die Sie im Zuge des Softwarevergleichs beantworten sollten.

1.Braucht mein Unternehmen überhaupt eine Projektmanagement Software?

Die Frage hört sich zwar auf den ersten Blick blöd an, ist jedoch für den weiteren Prozess der Softwareauswahl entscheidend. Damit Sie das richtige Programm finden, müssen Sie sich klar machen, welche Probleme Sie im Unternehmen überhaupt lösen möchten.

Darauf aufbauend lässt sich ermitteln, welche Softwarekategorie für die jeweiligen Anforderungen am besten in Frage kommt. Wenn Sie eine Software suchen, die die Projektdurchführung und allgemeine Zusammenarbeit fördert, stellt eine Projektmanagement Software das richtige Werkzeug hierfür dar.

Die Probleme und Anforderungen sollten Sie nicht alleine in der Theorie bestimmen, sondern am besten in enger Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitern. Die Mitarbeiter, die häufig an Projekten teilnehmen, wissen am besten, welche Probleme die Software lösen soll.

2. Was sind die wichtigsten Funktionen der neuen PM Software?

Der Funktionsumfang moderner Projektmanagement Systeme ist enorm. Doch braucht man wirklich alle Funktionen? Wahrscheinlich nicht.

Vielmehr ist es so, dass für ein Unternehmen nur ein kleiner Teil der Funktionen einer Projektmanagement Software wichtig ist. Aufbauend auf den definierten Problemen können Sie die Funktionen definieren, die für Sie bei der Softwareauswahl relevant sind. Es bietet sich an, hierbei zwischen besonders wichtigen und optionalen Funktionen zu unterscheiden.

Die besonders wichtigen Funktionen müssen in der neuen PM Anwendung enthalten sein, sonst wird diese im weiteren Verlauf der Softwareauswahl nicht berücksichtigt. Bei den optionalen Funktionen ist es schön, wenn diese in einer Projektmanagement Software enthalten sind, jedoch ist es nicht zwingend notwendig.

Eine Liste mit den wichtigen Funktionen erleichtert die Software Suche enorm. Hierzu können beispielsweise die folgenden Basisfunktionen gehören:

• Aufgabenverwaltung
• Dokumentenmanagement
• Terminplanung

Aber auch weitere nützliche Funktionen können bei der Auswahl eine Rolle spielen:

• Reporting
• Kommunikation-Tools (z.B. interne Chat-Funktion)
• Dashboards.

3. Welches Bereitstellungsmodell passt zu meinem Unternehmen?

Bei der Softwareauswahl spielt das Bereitstellungsmodell eine ganz entscheidende Rolle. Hier kann allgemein zwischen den folgenden Optionen unterschieden werden:

• On-Premises: Die Software wird gekauft und anschließend auf einem eigenen Server im Unternehmen installiert und gehostet.
• Cloud: Die Software wird gemietet und der Hersteller kümmert sich um die Bereitstellung und das Hosting der Software.

Beide Modelle haben unterschiedliche Vor- und Nachteile. Je nach Unternehmensgröße und -struktur ist individuell zu bestimmen, ob eine On-Premises oder eine Cloud Projektmanagement Software besser geeignet ist.

Ein Unternehmen sollte sich möglichst früh im Auswahlprozess für ein Modell entscheiden. So kann das große Angebot an Softwareprodukten bereits früh gefiltert werden. Dadurch müssen nicht mehr alle Produkte betrachtet werden, sondern der Fokus kann auf die PM Anwendungen gelenkt werden, die dem ausgewählten Bereitstellungsmodell entsprechen.

4. Inwieweit muss die neue Projektmanagement Software in die bestehende IT-Landschaft integriert werden?

Die neu anzuschaffende PM Software wird nicht die einzige Software sein, die im Unternehmen genutzt wird. Vielmehr ist es heutzutage so, dass Firmen eine Reihe an unterschiedlichen Anwendungen einsetzen, die jeweils für unterschiedliche Unternehmensbereiche genutzt werden.

Damit das Potenzial einer Projektmanagement Software bestmöglich genutzt werden kann, ist es wichtig, dass die Software sich möglichst leicht mit den bestehenden Produkten integrieren lässt. Moderne Anwendungen verfügen hierfür über spezielle Schnittstellen, die einen automatisierten Datenaustausch zwischen den Programmen ermöglichen.

Ist ein automatischer Datenaustausch nicht möglich, kann dies die Einführung und den Betrieb der neuen Projektmanagement Software deutlich schwieriger gestalten. Es sollte deshalb sichergestellt werden, dass eine reibungslose Integration möglich ist.

5. Wie teuer ist eine Projektmanagement Anwendung?

Der Preis einer Projektmanagement Software spielt im Auswahlprozess selbstverständlich eine ganz wichtige Rolle. Sich einen Überblick über die Preise zu verschaffen, ist bei Softwareprodukten jedoch nicht immer ganz leicht.

Wie bereits oben angesprochen, wird beispielsweise eine On-Premises Lösung gekauft, wohingegen eine Cloud bzw. Software-as-a-Service Lösung gemietet wird. Kurzfristig ist in diesem Fall die PM SaaS Anwendung deutlich günstiger, weil es keine hohen Anfangsinvestitionen gibt. Über die gesamte Nutzungsdauer kann jedoch der Gesamtpreis einer On-Premises Software geringer ausfallen.

Bevor Sie mit dem Auswahlprozess einer neuen Projektmanagement Software starten, sollten Sie sich zunächst ein festes Budget setzen. Die Gesamtkosten der Projektmanagement Anwendungen sollten Sie grob überschlagen, damit Sie zu teure Softwareprodukte möglichst früh ausschließen können.

6. Wie nehme ich die Software in Betrieb?

Nachdem Sie eine Software ausgewählt haben, war es das leider noch nicht. Bevor Sie die Projektmanagement Software auch tatsächlich nutzen können, müssen Sie diese auch in Betrieb nehmen.

Je nach Bereitstellungsmodell kann dies mit unterschiedlich viel Aufwand verbunden sein. Eine SaaS Lösung ist direkt einsatzbereit, wohingegen eine On-Premises Anwendung erst installiert werden muss. In beiden Fällen müssen aber auch weitere Anpassungen und Einstellungen wie beispielsweise die Datenübernahme vorgenommen werden.

Diesen Punkt sollten Sie also schon beim Vergleichen der Projektmanagement Softwareprodukte berücksichtigen. Wenn Sie beispielsweise über viel eigenes IT-Personal im Unternehmen verfügen, stellt eine On-Premises Lösung kein Problem dar. Ist jedoch wenig IT-Fachwissen im Unternehmen vorhanden, ist eine Cloud Lösung wahrscheinlich die bessere Wahl.

Fazit

Die richtige PM Software zu finden ist definitiv nicht leicht. Der Aufwand für einen professionellen Software Vergleich zahlt sich jedoch langfristig aus. Mit der passenden Softwarelösung können die Mitarbeiter effizienter und produktiver arbeiten. Die obenstehenden Fragen sind ein guter Einstieg in die Softwareauswahl.